Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20
De wet van de afnemende productiviteit tussen_droom_en_daad
30 september 2014 | Martijn Leijten

In deze rubriek analyseren bestuurskundigen van de TU Delft patronen en wetmatigheden waar veel managementboeken soms aan voorbij gaan of voor vanzelfsprekend aannemen. In deze aflevering legt Martijn Leijten uit waarom het inhuren van extra mensen en overwerk niet altijd tot toenemende productiviteit leiden.

Het ministerie van Defensie is al jaren bezig met het invoeren van een ERP (Enterprise Resource Planning)-softwaresysteem. Dit project, genaamd SPEER, is bekend geworden als één van de grote, mislukte ICT-projecten van de overheid. Oorspronkelijk zou het programma vanaf 2009 draaien, maar dat is tot op heden niet het geval. Na vele vertragingen, reorganisaties en omvangrijke kostenoverschrijdingen, ontsloeg minister Hennis-Plasschaert onlangs de topmanagers die het project aanstuurden en er werd aangekondigd dat de voltooiing van het project nog langer op zich laat wachten. Extra mankracht zal worden ingehuurd om het alsnog op een afzienbare termijn af te ronden.

Van dat laatste moet echter niet te veel verbetering worden verwacht; althans als we Brooks’ Law moeten geloven. Software engineer Fred Brooks schreef in zijn boek The Mythical Man-Month dat het toevoegen van extra mankracht aan een softwareproject de oplevering eerder later maakt dan vroeger. Zijn ervaringen bij IBM deden hem inzien dat het uitdrukken van de scope van een complex project in manuren (of –maanden) niet werkt, omdat de totale inzet voor het werk niet overeenkomt met het aantal mensen dat eraan werkt maal de uren die zij theoretisch maken.

Hier zijn verschillende redenen voor. Hoe complexer een project, hoe meer mensen eraan werken en hoe specialistischer het werk is dat zij doen. Dat betekent ook: hoe meer zij daarover met elkaar moeten communiceren en hun werkzaamheden moeten coördineren. Als mankracht wordt toegevoegd, nemen die activiteiten dus ook toe. Bovendien moet nieuwe mankracht ingewerkt worden en dat kost tijd. Niet alleen hun eigen tijd, maar ook die van degenen die hen moeten inwerken. En dat zijn vaak de mensen die al aan het project werkten en nu van hun hoofdtaak worden afgeleid. Daarbij komt nog eens dat de extra mensen die worden ingezet vaak aan meerdere projecten werken of kunnen werken. Gedurende de tijd die zij aan het vertraagde project werken, kunnen zij niet ergens anders worden ingezet, wat ook weer andere projecten zou kunnen vertragen.

Het meest logische alternatief lijkt dan om de mensen die al aan het project werken overuren te laten maken. Maar ook die oplossing kent beperkingen. Jack Homer beschreef in een artikel in System Dynamics Review dat overwerk vaak inefficiënt is. Het kan leiden tot uitputting, frustratie en improductiviteit. Verbeteringen in tijdsbesteding worden dus niet bereikt door het gemaakte aantal manuren te maximaliseren, maar door de productiviteit van de individuele werknemer te optimaliseren, met bijbehorend aantal manuren.

Om te voorkomen dat de totale productiviteit daalt en andere activiteiten van een organisatie eronder lijden, is het bij vertraagde complexe projecten vaak beter om dynamiek te vermijden. Optimalisaties zijn vooral zinnig aan het begin van het project. Accepteer daarna dat het werk zijn tijd nodig heeft of snijd in de scope, zoals het ministerie van Defensie nu gedaan heeft. Zoals Fred Brooks zelf zei: ‘negen vrouwen kunnen een baby niet in één maand maken’.

Do’s:

- Verbeter een project aan de voorkant: het optimaliseren van scopedefinitie en planning heeft veel grotere effecten dan herstelwerk tijdens het project.

- Optimaliseer tijdsplanning op basis van (individuele) productiviteit, niet op basis van manuren.

Don’ts:

- Vertragingen van een complex project oplossen met meer mankracht.

- Vertragingen van een complex project oplossen met het maken van overuren.

Managementboek van het Jaar 2014 nieuws
18 april 2014 | Justin van Lopik

‘Dit boek gaat voorop in de nieuwe realiteit. Het is conceptueel en praktisch tegelijk en daagt een breed lezerspubliek uit om nieuwe wegen in te slaan. Bovendien is het erg mooi vormgegeven!’ – aldus de jury.

Zakendoen in de nieuwe economie van Marga Hoek is uitgeroepen tot het Managementboek van het Jaar 2014. De jury maakte gisteravond de winnaar bekend tijdens het jaarlijkse Managementboekengala in de Rode Hoed te Amsterdam. Het evenement en de verkiezing, inmiddels voor het elfde jaar op rij georganiseerd, zijn beide initiatieven van internetboekhandel Managementboek.nl.

Over de auteur

Marga Hoek is CEO van ‘De Groene Zaak’, een ondernemersplatform waarbij meer dan 160 bedrijven zijn aangesloten die zich actief bezighouden met duurzaamheid. Daarnaast staat zij sinds begin november aan het roer van Het Groene Brein, het wetenschappelijk equivalent van De Groene Zaal waarin 60 wetenschappers vanuit diverse disciplines zich hebben verenigd om de wetenschap ten dienste te stellen van de vorming van een duurzame en innovatieve economie.

De titel Managementboek van het Jaar geldt als toonaangevend in het vakgebied management. Eerdere winnaars waren onder andere Joep Schrijvers met Hoe word ik een rat? Jeroen Smit met Het drama Ahold en Menno Lanting met zijn bestseller Connect!. In 2013 werd Leren samenwerken tussen organisaties van Edwin Kaats en Wilfrid Opheij bekroond.

Voor de editie 2014 beoordeelde de jury ruim 250 boeken, wat resulteerde in een longlist met 45 titels. Uiteindelijk werd de winnaar gekozen uit de volgende shortlist:

Versimpelen van Jan-Peter Bogers, Reclame. Dood of levend van Fons van Dyck, Zakendoen in de nieuwe economie van Marga Hoek, No Way van Bruno Rouffaer en Van Cijfers naar Waarden van Kees Tillema.

Shortlist 2014 - Een gesprek met Jan-Peter Bogers interview
11 april 2014 | Ger Post

Jan-Peter Bogers hoorde zichzelf als organisatie- en projectadviseur vaak zeggen: ‘Volgens mij is het eigenlijk heel simpel...’ Projecten liepen namelijk vaak vast doordat degenen die eraan werkten het onnodig ingewikkeld maakten.

Gedoe, noemt Bogers dat en in zijn boek ‘Versimpelen – Projecten realiseren zonder gedoe’ beschrijft hij deze zes gedoefactoren: geld, tijd, regels, mensen, ik en complexiteit.

In zijn boek schrijft Bogers over Corine, die een bedrijf heeft in Rotterdam waar computerapparatuur werd gestolen. Via een app op haar telefoon kon ze exact zien waar de spullen stonden: in een flat in Amsterdam. Ze belde de politie, maar die vertelde haar dat ze die computers niet zomaar op konden halen. ‘Het had heel simpel kunnen zijn, maar in de realiteit van regels en organisaties kon het niet.’

Nog een. Toen een welzijnsinstelling een enquête wilde houden binnen de eigen organisatie over de tevredenheid van werknemers, werd er meteen een projectteam opgericht. ‘Voordat het team bij elkaar kon komen, was het al twee maanden later. Terwijl het om iets heel simpels ging. In twee dagen had de enquête gemaakt, ingevuld en geanalyseerd kunnen worden.’

Bogers: ‘Een reflex is vaak om iets een project te noemen en dan wordt het meteen ingewikkeld. Ineens gaat het over bijzaken en randvoorwaarden en verliezen ze uit het oog waarom ze het ook alweer deden. Soms zijn er snellere en makkelijker manieren om een resultaat te bereiken.’ In het boek geeft Bogers tien gereedschappen – van ‘maak het groot’ tot ‘de juiste vragen’ – waarmee managers kunnen versimpelen.

Shortlist Managementboek van het Jaar nieuws
18 maart 2014 | Justin van Lopik

Vijf boeken zijn genomineerd voor de titel Managementboek van het Jaar 2014. Deze prijs wordt jaarlijks toegekend aan een Nederlandstalig managementboek. De jury maakt de winnaar bekend op 17 april 2014, tijdens het Managementboekengala in de Rode Hoed (Amsterdam).

De vijf genomineerden zijn:

Versimpelen - Projecten realiseren zonder gedoe - Jan-Peter Bogers

Reclame. Dood of levend - Fons van Dyck

Zakendoen in de nieuwe economie - Marga Hoek

No Way - Bruno Rouffaer

Van Cijfers naar Waarden - Kees Tillema

De jury selecteerde de vijf genomineerden uit een longlist van 45 titels en maakt de uiteindelijke winnaar bekend tijdens het Managementboekengala in De Rode Hoed op 17 april 2014.

Eerdere winnaars:

De verkiezing van het Managementboek van het Jaar en het Managementboekengala zijn initiatieven van online boekhandel Managementboek.nl. De prijs wordt sinds 2003 jaarlijks toegekend. Eerdere winnaars zijn onder andere Joep Schrijvers met zijn bestseller ‘Hoe word ik een rat’, Jeroen Smit met ‘Het drama Ahold’, Mathieu Weggeman met ‘Leidinggeven aan professionals? Niet doen!’ en Connect!’ van Menno Lanting. In 2013 werd ‘Leren samenwerken tussen organisaties’ van Edwin Kaats en Wilfrid Opheij bekroond.

De vakjury bestaat dit jaar uit:

Voorzitter Frank Kwakman is bijzonder hoogleraar aan Nyenrode Business Universiteit.

Mireille Schrijnemaekers is bedrijfseconoom en medeoprichter van Zelino BV.

Maurits Bruel is adviseur, auteur en program director bij Erasmus ESAA executive programs.

Maurits Verweij is partner van BeBright, een adviesorganisatie op het gebied van strategie en innovatie.

Bertrand Weegenaar is werkzaam als projectmanager van Hinttech Creatives en als ondernemer voor Blogmania.nl.

Mabel Nummerdor is keynote spreker, schrijver en business inspirator op het gebied van feminine brands en trends.

Onnodig gedoe omzeilen nieuws
18 september 2013 | Nienke van Oeveren

‘Met name projecten maken we vaak onnodig ingewikkeld.’ Jan-Peter Bogers ontdekte dat dingen vaak veel simpeler kunnen. Terug naar de kern van het idee en focussen, dat is de boodschap van zijn boek Versimpelen. Hij presenteerde zijn boek afgelopen vrijdag.

Om duidelijk te maken wat hij met Versimpelen bedoelt, laat auteur Jan-Peter Bogers eerst drie mensen aan het woord voor wie versimpelen een levens- en werkwijze is. ‘We moeten strategisch lui zijn’, betoogt Niels Gouman. Deze houding leidde namelijk tot innovaties als de afstandsbediening en wasmachine, zaken die ons veel tijd besparen. Ook de boerderij is zo’n uitvinding: ‘Met je vee en groenten binnen handbereik, heb je altijd vers eten.’

Beloning
Met de tijd die je uitspaart door lui te zijn kun je veel doen, zo blijkt uit het volgende praatje. ‘Daag jezelf uit om dingen te doen’, vertelt Samantha Hosea enthousiast. Voor haar marketingbedrijf zag ze bijvoorbeeld op tegen koude acquisitie. Dus bedacht ze dat ze elke dag een uur daaraan ging besteden en een beloning. Na twaalf weken was de beloning compleet en ‘als je twaalf weken iets doet, is het een gewoonte.’ Tot slot laat de illustrator van het boek, Bas Bakker, zien hoe tekeningen helpen om tot de essentie te komen. ‘Past je idee niet op een A4-tje, dan is het te ingewikkeld.’

Naar de kern
Deze verhalen sluiten aan bij het boek, dat ook veel cases en voorbeelden bevat. ‘Het boek vertelt hoe je onnodig gedoe kunt omzeilen’, vertelt Bogers tot slot. Soms heeft iemand een goed idee en dan is de eerste reactie: ‘eerst een projectteam samenstellen.’ Ook regels en procedures staan vaak in de weg; soms kun je die omzeilen of er zelfs gebruik van maken. Wat is de kern van het project of plan en hoe bereik je dat? De auteur hier niet verder op in: de tools hiervoor staan in zijn boek Versimpelen.

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden