Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20
Daan van Beek: ‘Datacratisch werken leidt tot versneld leren en verbeteren’ interview
1 mei 2019 | Peter Spijker

Organisaties die data centraal stellen en inzichtelijk maken, werken op een efficiënte, effectieve én voordelige manier aan een continu verbeterproces. In Datacratisch werken stelt auteur Daan van Beek dat organisaties hun prestaties enorm kunnen verbeteren door slim gebruik te maken van data. Met behulp van datagedreven verbetercirkels brengen ze hun dienstverlening op een hoger plan tegen een fractie van de eerder gemaakte kosten. Bovendien krijgen mensen met datacratisch werken de regie terug in organisaties, want besluiten zijn voortaan gebaseerd op feiten en niet langer op meningen of gevoelens.

Wat is datacratisch werken?
Datacratisch betekent letterlijk ‘geleid door gegevens en feiten’. Als je mensen en teams inzicht geeft in de data die voorhanden is, dan krijgen ze een veel rijker en scherper beeld van wat er werkelijk gebeurt. Hun invloed op verbeteracties is ook veel groter, want door het geven van kritische feedback kunnen ze werkprocessen zo nodig en zo mogelijk meteen aanpassen. Want data tonen aan waar een maatregel van een bestuurder of manager werkelijk toe heeft geleid. Dankzij het beschikbaar stellen van data geef je de macht terug aan de vakmensen die het eigenlijke werk doen. Ze kunnen voortaan zelf aan de knoppen draaien en zo verbeteringen doorvoeren.

Waarom is de PDCA-cyclus een belangrijke rode draad in uw boek?
De PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act, van W. Edwards Deming - red.) is cruciaal om tot betere bedrijfsresultaten te komen. De traditionele opvatting van PDCA is dat mensen hun werk evalueren en vervolgens acties bedenken om tot verbeteringen te komen. Maar PDCA kun je ook leren via experimenteren. Je probeert iets nieuws en kijkt of het werkt. Als je oplossing is getest en beter werkt dan de oude situatie, dan kan deze worden opgenomen in de normale PDCA. Deze benadering van leren en verbeteren vraagt medewerkers om verantwoordelijkheid te nemen en daar waar mogelijk hun werk te verbeteren. In mijn boek laat ik zien hoe PDCA in combinatie met data en ‘data analytic tools’ leidt tot een krachtige leeromgeving; een startpunt voor een verbetercultuur waarin data en systemen mensen weer ondersteunen in hun werk.

De huidige disruptie op de markt maakt het noodzakelijk om met behulp van data versneld te leren, versneld te verbeteren en versneld te innoveren?
Organisaties als Coolblue, Albert Heijn en fietsenwinkel.nl proberen elke dag de eigen bedrijfsvoering te versnellen en te verbeteren. De tijd van ivoren torenachtige langetermijnplanning ligt definitief achter ons. Het versnelde leer- en verbetertempo is nu een overlevingsvereiste, anders doe je automatisch een stap terug in je bedrijfsvoering. Versneld leren houdt in dat je dagelijks structureel naar je data kijkt en het reguliere werk zo veel mogelijk automatiseert. Ook stuur je op ‘onvervalste’ KPI’s die een gunstige invloed hebben op je toekomstige winstcijfers en je klanttevredenheid. Je kijkt dus niet langer alleen naar je verkoopcijfers. In dit proces van versneld leren ben je bovendien niet bang om fouten te maken, maar je kent van elke fout wel de risico’s voor het bedrijfsproces.

Hoe kom je tot een datacratische PDCA-cyclus?
Door enkele belangrijke begrippen te koppelen aan de term PCDA kom je tot de datacratische PDCA-cyclus. De P van Plan wordt daartoe uitgebreid met Passie, de D van Do met Data, De C van Check met de C van ‘Conscious control’ en de A Van ‘Actualize’ met de A van Autonomie. Alle verandering begint vanuit een passie van iemand om de zaken eens op een hele andere manier aan te pakken. Zodat je als organisatie écht iets kunt betekenen voor de klant. Vanuit deze passie ontstaat een plan. Het gaat er vervolgens om wat je gaat doen. Daartoe is het zaak om alle beschikbare data boven tafel te krijgen, die uit de leefwereld zelf komt en dus direct samenvallen met de dagelijkse realiteit. Data leiden tot betere en snellere beslissingen, omdat je het geheel overziet en besluiten neemt op basis van actuele informatie. Conscious control ontstaat door de terugkoppeling van data en het monitoren ervan. Mensen zien en beseffen dan wat er daadwerkelijk aan de hand is en krijgen hierdoor meer grip op de situatie. Op basis van de data bepalen professionals voortaan wat werkt en krijgen daarin meer autonomie. Ze hoeven niet langer de vaak irreële – want op abstracties gebaseerde – aanwijzingen van hun managers op te volgen.

Wat komt er kijken bij datacratisch leidinggeven?
Het stelt hoge eisen aan de analytische vaardigheden, want leidinggevenden maken plannen en nemen besluiten op basis van de verkregen data. Ze dienen bovendien veel sneller en gerichter te handelen en komen het liefst veel meer achter hun computer vandaan. Idealiter proberen leidinggevenden met datacratisch werken hun mensen in beweging te brengen en hen meer keuzes voor te leggen. Want het gebruik van data is bedoeld om mensen zelf weer de regie te geven en met behulp van data te komen tot leren en verbeteren. Datacratisch leidinggeven brengt dus de menselijke maat terug. Managers gaan weer luisteren naar de mensen op de werkvloer, horen daar wat hen motiveert en bezighoudt en verdisconteren dit in hun wijze van aansturing. Hun manier van leidinggeven sluit hierdoor veel meer aan op de dagelijkse werkpraktijk van hun mensen.

Wat zijn de consequenties van datacratisch werken?
Leren en verbeteren komen voorop te staan. Dat kan vrij confronterend zijn, want mensen kunnen elkaar gaan aanspreken op hun prestaties. Ook gaan cijfers en data zaken benoemen die voorheen misschien minder duidelijk of zelfs onzichtbaar waren. Denk hierbij aan verschillen in performance en klanttevredenheid tussen klantmanagers, maar ook aan verschillen in omzet en winst tussen gelijkwaardige regiomanagers die eerder niet aan het licht kwamen. Je moet dan de verantwoordelijkheid nemen om aan de van hand van deze nieuwe informatie beslissingen te nemen. Nu kun je mensen immers aanspreken op hun daadwerkelijke inbreng en scherper bepalen wie er wél en wie niet een bonus verdient. De leidinggevende krijgt in deze nieuwe werksituatie steeds meer de taak van een teamcoach.


Datacratisch werken - Kom in de verbetermodus met een datagedreven PDCA preview
4 maart 2019 | Daan van Beek

Door de wereld van data en de wereld van continu verbeteren met elkaar te verbinden kun je een enorme verbeterkracht in organisaties mobiliseren. Hoe je dat doet, kun je lezen in mijn boek Datacratisch werken.

Datacratisch werken is een logische vervolgstap en cruciale aanvulling op agile werken. En ik vind dat alle managers het gedachtegoed zouden moeten omarmen. Dat zijn ze niet alleen moreel verplicht aan hun klanten en medewerkers, maar ook aan zichzelf. De investering is gering, want de wil om elke dag beter te presteren kost namelijk helemaal niets!

In mijn boek verrijk ik de kennis die er is over het inrichten van PDCA-verbetercirkels (Plan-Do-Check-Act) met inzichten uit het domein van datagedreven werken en business analytics. Het resultaat is een managementfilosofie die zowel in hoog- als in laagconjunctuur organisaties écht verder helpt. In mijn boek benoem ik zes aanjagers die, in de juiste dosering, het datacratisch werken een “boost” kunnen geven:

1. Gebruik data als zuurstof voor jouw bedrijf

Data wordt, na natuurlijke hulpbronnen, arbeid en kapitaal, wel eens de vierde productiefactor in organisaties genoemd. Dat klopt niet. Data is de eerste productiefactor geworden! Zonder data stokt de communicatie en verstikt de organisatie.

2. Organiseer feedback

Veel managers onderschatten het belang van feedback. Of zoals Bill Gates ooit zei: ‘We all need people who will give us feedback. That’s how we improve’. Een integere manager creëert een veilige leeromgeving, waarbinnen mensen met respect voor elkaar mogen zeggen wat ze van een collega vinden. Niet als persoon, maar hoe hij of zij zich gedraagt ten opzichte van klanten, leveranciers of andere stakeholders. Feedback geven moet uiteraard wel met de juiste intentie, attitude en tone of voice gebeuren. Zo kom je nader tot elkaar. Geef medewerkers zelf de regie en het zelfreinigend vermogen in elke organisatie neemt toe.

3. Haal verantwoordelijkheid naar je toe

Het is stuitend om te zien hoeveel afschuifgedrag er plaatsvindt, niet alleen in organisaties, maar ook daarbuiten. Neem de huidige klimaatdiscussie. Dat een beter milieu bij jezelf begint, lijkt iedereen alweer lang en breed vergeten te zijn. Waarom moeten altijd eerst andere clubs in beweging komen, voordat mensen zelf bereid zijn te veranderen? Hierdoor lekt alle energie al bij voorbaat weg. Kijk je altijd eerst naar anderen en maak je daar jouw handelen ondergeschikt aan? Of zeg je: ‘ík ga sowieso bewegen en daarbij betrek ik die en die afdeling, manager of medeweker’. Het lijkt mij niet moeilijk om te raden welke mentaliteit het beste past bij het datacratische werken.

4. Blijf integraal kijken

Binnen het datacratische werken herkennen en erkennen mensen dat ze integraal onderdeel zijn van de organisatie. Hiervoor is het nodig dat medewerkers boven hun individuele werkzaamheden uit kunnen stijgen. Ze moeten oog krijgen voor de strategie en wat er in het langlopende proces gebeurt. Of zoals Johan Cruijff ooit zei: ‘je gaat het pas zien als je het doorhebt.’ Pas als die integrale blik aanwezig is, kun je van mensen verwachten dat ze gaan meedenken met de organisatie. Het persoonlijk belang en het organisatiebelang gaan dan synchroon lopen.

5. Neem veranderen op in het organisatie-DNA

Veel organisaties raken verlamd door de klassieke angst voor verandering. Zij zetten zich schrap bij elke verandering. Het helpt als mensen zich realiseren dat ze eigenlijk al hun hele leven PDCA-cirkels aan het doorlopen zijn. Bewust of onbewust. Door veranderingen nu vaker, sneller en beter met data te onderbouwen en te incorporeren in de organisatie, worden managementbeslissingen alleen maar objectiever en nauwkeuriger. ‘In God we trust, all others must bring data’, zo wist William Edwards Deming al. Richt daarom datastromen in. Maak tijdens het leerproces de data inzichtelijk. Zoek naar onvervalste KPI’s en naar causaliteiten. Je zult zien dat het aanpassingsvermogen van mensen en organisaties aanzienlijk stijgt.

6. Streef naar maximale transparantie

Transparantie is de sleutel tot elke verandering. Door data komt aan het licht hoe het werkelijk zit. ‘Let the data do the talking’. Transparantie is een noodzakelijke voorwaarde om de continueverbetercirkels op volle toeren te laten draaien.

Of ik nog een laatste tip heb? Jazeker: ga op zoek naar de passie van je medewerkers. Passie is dé meest efficiënte en daarmee de goedkoopste brandstof voor datacratisch werken!

Daan van Beek adviseert en faciliteert bedrijven en overheden op het vlak van slimme business intelligence, slimmere strategie & managers. Hij studeerde Bestuurlijke informatiekunde aan de Open Universiteit en behaalde vervolgens zijn Master of Science degree in Kennis & Informatietechnologie aan de Middlesex University in Londen. Daan is oprichter van Passionned en een van de managing partners. Hij is de auteur van Datacratisch werken.

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden