Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20
Paul-Jan Linker: ‘Gezonde druk vergroot het presterend vermogen’ interview
13 februari 2019 | Peter Spijker

Nederlandse overheidsorganisaties presteren een minimale voldoende. Verbeterinitiatieven worden na een enthousiaste start doorgaans niet goed doorgezet. In De High Performance OverheidsOrganisatie tonen auteurs Paul-Jan Linker en André de Waal hoe je met een wetenschappelijk onderbouwde aanpak het presterend vermogen van overheidsorganisaties vergroot. Zodat ze steeds meer publieke waarde kunnen leveren, want dát is het uiteindelijke doel.

Wat verstaan jullie onder een HPOO?
Wij stelden deze vraag ook aan enkele overheidsfunctionarissen. Zij benadrukken heel sterk het dienstverlenende en ondersteunende aspect van het overheidswerk. Een hoogpresterende overheidsorganisatie stelt in hun visie altijd de belangen van de burger centraal en draagt zo bij aan zijn welbevinden. Je hebt het hier over het creëren van maatschappelijke waarde. Een hoogpresterende overheidsorganisatie creëert daarvan meer dan vergelijkbare overheidsorganisaties over een periode van ten minste vijf jaar. Ze focust gedisciplineerd op wat echt van belang is voor de organisatie en realiseert maatschappelijke waarde door goede resultaten te boeken voor de samenleving met de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

Hoe wordt bepaald of een overheidsorganisatie hoogpresterend is?
André (De Waal – red) benoemt op basis van wetenschappelijk onderzoek 35 universele HPO-kenmerken die je bij elke type organisatie, dus ook bij overheden, direct positief kunt relateren aan het leveren van prestaties. De 35 kenmerken zijn verdeeld over vijf HPO-factoren: de kwaliteit van het management; een cultuur van openheid en actiegerichtheid; de langetermijngerichtheid; de kwaliteit van medewerkers en continue verbetering en vernieuwing. Je bepaalt de status van jouw organisatie met een HPO-diagnose. Alle managers en medewerkers geven daarin cijfermatig aan hoe goed hun organisatie presteert op de 35 HPO-kenmerken. Een organisatie is een HPO met een gemiddelde HPO-score van minimaal 8,5.

Welke rol heeft de manager binnen een HPOO?
Als manager binnen een HPOO dien je aan vele kenmerken te voldoen. Ik zal er een aantal noemen. Je bent integer en geeft het goede voorbeeld zonder zelfingenomen te zijn. Je stimuleert ze om geloof en vertrouwen in zichzelf en anderen te hebben. Je durft kwetsbaar te zijn en fungeert als rolmodel voor anderen door je toewijding, geloofwaardigheid en consistente gedrag. Bovendien ben je besluitvaardig en actiegericht. Je organiseert binnen het werk gezonde druk voor je medewerkers, ondersteunt ze, maar houdt ze ook verantwoordelijk voor afgesproken prestaties en resultaten. Je neemt zo nodig moeilijke maatregelen als ze onderpresteren. Deze managementkwaliteiten zijn cruciaal binnen een hoogpresterende organisatie. Ogenschijnlijk een hele waslijst, maar als manager heb je al ontwikkeld op veel van deze kenmerken; anders zou je niet in een leidinggevende functie zijn benoemd.

Nederlandse overheidsorganisaties zijn nog lang geen HPOO’s?
Nee, want de Nederlandse overheid scoorde in ons onderzoek gemiddeld een 6,4. Geen enkele overheidsorganisatie in ons onderzoek scoorde onder de 6+ of boven de 7-. Onze overheidsorganisaties scoren vooral laag op de HPO-factor ‘continue verbetering en vernieuwing’ en daarbinnen het vereenvoudigen en op elkaar afstemmen van de werkprocessen. Een verklaring is dat ze vaak te veel initiatieven starten om processen te verbeteren, maar deze niet goed of volledig afronden. Overheidsorganisaties bedenken dus volop nieuwe dingen en laten vervolgens na om deze concreet te realiseren en in te voeren en ook goed te laten beklijven.

Hoe kunnen ze hun presterend vermogen vergroten?
Twee randvoorwaarden zijn nodig om tot doorbraken te komen, namelijk het organiseren van een gezonde druk en meer open stand. Bij overheidsorganisaties bestaat een voortdurende druk op ‘nu presteren’ en ‘nu eerst deze crisis oplossen’, waardoor continu verbeteren minder prioriteit krijgt. Men poogt hoger presteren te bereiken door meer druk te zetten op de mensen. Dat leidt tot meer van hetzelfde doen en is niet effectief. In plaats van meer druk is juist gezonde druk nodig. Vanwege de aanhoudende druk om taken en opdrachten op te leveren, jakkert men binnen overheidsorganisaties te lang door in de gesloten stand. Daarin ben je volledig geconcentreerd om taken direct uit te voeren. In de gesloten stand kun je echter niet meer de belemmerende patronen zien die in de weg zitten. In de open stand ben je ontspannen en bedenk je de beste nieuwe ideeën en oplossingen voor ingewikkelde problemen. Daarmee doorbreek je patronen gemakkelijker die je structureel op een hoger presterend niveau brengen.

De gesloten stand is dominant in de Nederlandse publieke sector?
We zien dat inderdaad aan de HPO-scores in ons onderzoek. In deze stand is er weinig ruimte voor vernieuwing en dialoog met medewerkers, laat staan voor het vergroten van hun flexibiliteit en veerkracht. Ze worden ook minder betrokken bij belangrijke veranderingen. Het is zaak om gezondere druk te creëren en daarmee meer tijd in de open stand door te brengen. Dit vereist betere coaching van leidinggevenden die verbindingen organiseren om het met elkaar te hebben over de bedoelingen van de organisatie en te bespreken waar het beter kan. Natuurlijk blijven normale werkzaamheden dan even liggen, maar uiteindelijk gaat iedereen beter en effectiever werken.

Hoe bouw je een HPOO?
Op basis van een HPOO-diagnose kan men binnen de organisatie bespreken hoe de organisatie er voor staat. Vervolgens vorm je gezamenlijk een toekomstbeeld van de organisatie als HPOO, wat iedereen enthousiast maakt en leidt tot positieve druk. Dat beeld is niet een rijtje doelen, maar het met elkaar doorleven hoe het werken binnen de organisatie eruit ziet in de praktijk. Hoe ga je met elkaar en belanghebbenden om? Doen of lever je dan andere dingen dan nu? En wat heb je dan gedaan om daar te komen? Het HPOO-actieplan bevat de selectie van belangrijkste verbeteracties. Speciaal geselecteerde medewerkers worden opgeleid tot HPOO-coaches om de organisatie in het traject te ondersteunen. Veel meer handvatten hoe je van jouw organisatie een HPOO kunt maken vind je in het boek.

De High Performance Overheidsorganisatie preview
25 januari 2019 | Paul-Jan Linker

Je wilt als ambtenaar de Nederlandse samenleving dienen, maar je hebt misschien niet het gevoel dat jouw bijdrage maximaal effect heeft. Vraagstukken worden alleen maar complexer.

Tijd om rustig na te denken, even afstand te nemen, het goede gesprek te voeren, relaties te versterken, is er nauwelijks. De waan van de dag overheerst vaak. Woorden als verbinding en dialoog worden regelmatig uitgesproken, maar niemand neemt de tijd om eens rustig naar je te luisteren. Ondertussen dient de volgende organisatiewijziging, proceskanteling of invoering van een nieuw systeem zich alweer aan. De organisatie vraagt jou en je collega’s veel tijd te besteden aan het maken van plannen, rapportages, notities en verantwoordingsstukken. Je vraagt je af wie of wat daar nou beter van wordt. Je snapt dat er ineffectieve gedragspatronen zijn die beter presteren in de weg zitten, maar ze zijn zo hardnekkig. Regelmatig worden nieuwe verbeteracties opgestart, maar ze worden bijna nooit goed afgemaakt, laat staan dat ze beklijven. Steeds weer wordt er dan geroepen dat er ‘meer focus’ nodig is. Dat we elkaar moeten aanspreken als dingen niet goed gaan. Dat we ‘er een schepje bovenop moeten doen’, maar het wordt er structureel niet veel beter van. Dat het daadwerkelijk beter kan, blijkt uit ons onderzoek naar hoogpresterende overheidsorganisaties. Nederlandse overheidsorganisaties presteren tussen de 6+ en 7-.

De High Performance OverheidsOrganisatie vertelt je hoe het beter kan

In het onderzoek hebben we gebruik gemaakt van het High Performance Organisatie (HPO)-raamwerk. Dit wetenschappelijk gevalideerde raamwerk bestaat uit vijf factoren, met 35 onderliggende kenmerken, die aantoonbaar positief correleren met de financiële en niet-financiële prestaties van een organisatie. Dit houdt dus in dat een hogere score op de HPO-kenmerken een beter presterende overheidsorganisatie betekent.

De High Performance Overheidsorganisatie vertelt je, gebaseerd op dat onderzoek, hoe het beter kan. Het laat zien hoe je met je collega’s een high performance overheidsorganisatie (HPOO) kunt ontwikkelen. De HPOO creëert meer maatschappelijke waarde dan vergelijkbare overheidsorganisaties over een periode van ten minste vijf jaar, door zich op een gedisciplineerde manier te richten op wat echt van belang is voor de organisatie. Maatschappelijke waarde wordt gecreëerd door het behalen van kwalitatief hoogwaardige resultaten voor de samenleving, tegen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen. Het beperkte verbetervermogen van Nederlandse overheidsorganisaties is de belangrijkste barrière op weg naar een HPOO. Overheidsorganisaties kenden in het afgelopen decennium zware tijden met bijbehorende spanningen. De term High Performance, of in het Nederlands hoogpresterend, klinkt natuurlijk als iets wat je zou moeten willen. Maar kan dat wel? En waarom zouden we dat willen? En wat betekent presteren in de context van de overheid? Ook dat wordt uitgelegd in het boek.

De andere benadering van effectief verbeteren

Het belangrijkste deel van het boek is echter de behandeling van een andere benadering van effectief verbeteren. Je leest in het boek welke patronen ten grondslag liggen aan de huidige ineffectieve manier van verbeteren. Vervolgens biedt dit boek je, geordend in een aantal thema’s, praktische voorbeelden van hoe je de ineffectieve patronen kunt doorbreken of kunt ombuigen in een gezondere en effectievere manier van werken en verbeteren. Dat begint als je met collega’s en samenwerkingspartners de dialoog gaat voeren over bedoelingen en de daarvan afgeleide (te verbeteren) prestaties. Dat werkt het best als jullie dat in verbinding met elkaar doen. Dit is het hoofdthema van de aanpak.

Dat kan alleen als de mensen in je organisatie zich (persoonlijk) ontwikkelen. Leiders worden sterker en beter in het coachen. Medewerkers worden flexibeler en veerkrachtiger. Dat zijn de twee ondersteunende thema’s in de aanpak. Er zijn twee belangrijke voorwaarden om effectief op de hiervoor beschreven manier te kunnen werken: gezonde druk en een gemoedstoestand die we omschrijven als minder gesloten en meer open.

Door de andere benadering van effectief verbeteren wordt het presterend vermogen van jou en jouw overheidsorganisatie vergroot. Maar dat is geen doel op zich, het doel is ervoor zorgen dat jij en je collega’s steeds meer publieke waarde kunnen leveren. En jij en je collega’s halen op de HPOO-manier ook nog eens veel meer plezier uit je werk!

Drs. Paul-Jan Linker is directeur/eigenaar van Sturingsadvies. Hij heeft meer dan 20 jaar ervaring als organisatieadviseur en trainer op alle niveaus in organisaties, met name bij overheden. Hij is als associate verbonden aan het HPO Center.

Dr. André de Waal is academisch directeur van het HPO Center. Hij is een gerenommeerd expert op het gebied van HPO’s en schreef eerder 30 boeken op het gebied van prestatiemanagement en hoogpresterende organisaties.

Ze zijn de auteurs van De High Performance Overheidsorganisatie.

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden