Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20
Preview - Getting Things Done in een Brave New World preview
16 juni 2015 | David Allen

De eerste editie van Getting Things Done, die uitkwam in 2001 en door velen werd beschouwd als een klassieker onder de titels over persoonlijke productiviteit, is door David Allen herschreven. Logische vragen bij deze nieuwe editie zijn: Wat is er nieuw aan? Wat is het verschil met de versie van 14 jaar geleden? Waarom is het boek herschreven? Allen beantwoordt de vragen in deze preview.

Wat niet veranderd is, zijn de kracht en effectiviteit van het Getting Things Done - oftewel gtd-model zelf. De vijf stappen die je doorloopt om je wereld onder controle te krijgen en de zes aandachtshorizonnen die je gebruikt om prioriteiten te stellen zijn tijdloos. De vijf stappen van het natuurlijke planningsmodel voor een project zullen over duizend jaar nog steeds bruikbaar zijn. Ze vormen de basis van hoe je moet omgaan met wat ik ‘dingen in je leven’ (stuff of life) noem en zijn in de huidige tijd nog steeds volledig toepasbaar.

Wat wél veranderd is, is dat we ons veel meer bewust zijn geworden van hoe belangrijk deze uitgangspunten en technieken zijn voor onze gezondheid en productiviteit in deze nieuwe wereld waarin we leven, en van hoeveel mensen er baat bij kunnen hebben.

Dat we dankzij smartphones en de digitale cloud 24 uur per dag bereikbaar kunnen zijn, is aan de ene kant geweldig, maar veroorzaakt aan de andere kant een enorme stroom van mogelijk relevante input die ons makkelijk kan overweldigen. Je moet weten waar je mee bezig bent, en waarom, wil je gefocust blijven in dit tumult van aanlokkelijke mogelijkheden. Van de constante geluidjes van binnenkomende e-mails, sms’jes, tweets en Facebook-berichten is aangetoond dat ze letterlijk even verslavend zijn als cocaïne, en mogelijk net zo schadelijk voor je productiviteit. Je onderdompelen in deze overvloed aan informatie kan behoorlijk creatief, plezierig en nuttig zijn, maar alleen als je de rest van je leven genoeg onder controle hebt om je die luxe te kunnen veroorloven en weet wat je eraan hebt.

Wat dat betreft is nieuw hoe vaak dingen nieuw zijn. Terwijl je dit leest, stroomt je inbox vol met mails die je prioriteiten voor de rest van deze dag kunnen veranderen, of voor deze week, of zelfs voor je hele leven! De kunst van gtd onder de knie krijgen en toepassen is kortom extra cruciaal geworden voor een productief leven. Hoe effectief ben je in het verzamelen van je verplichtingen en wensen, het beslissen erover, het organiseren ervan en het reflecteren erop? Hoe goed kun je deze zaken op elkaar afstemmen, zodat je zeker weet dat je de juiste keuzes maakt over wat je op een bepaald moment doet?

Wat ook nieuw is, zijn de onderzoeksgegevens uit de cognitiewetenschap die het basisprincipe van gtd ondersteunen dat je hoofd bedoeld is voor het krijgen van ideeën, niet voor het vasthouden ervan. Er beginnen heuse ‘handleidingen voor de hersenen’ te verschijnen, die bevestigen dat we absoluut moeten stoppen met wat we proberen te doen met onze geest. Cognitief vragen we ontzettend veel van onszelf, en onze hersenen zijn daar niet op gebouwd. Een ‘extern brein’ gebruiken – een betrouwbaar systeem buiten ons hoofd om dingen te onthouden – is niet alleen handig, het is pure noodzaak.

Tot slot is ons begrip van hoe deze methodologie in elkaar steekt nieuw: het gaat hierbij niet om een eenmalig trucje waarmee je controle krijgt over je wereld, maar om een levensstijl en -kunst waarmee je overzicht houdt over het werk in je leven. Je leven zal veranderen, en daarmee je werk; misschien op een verrassende en spectaculaire manier. Maar het proces van hoe je omgaat met die verandering, de dingen weer onder controle krijgt en de juiste focus krijgt voor een nieuw hoofdstuk in je leven, zal niet veranderen.

Wat nieuw is aan gtd, is dat we ons bewust zijn van de universele en eeuwige waarde ervan, op oneindig veel subtiele niveaus.

David Allen is auteur van Getting Things Done. Hij schreef deze preview speciaal voor Managementboek.

Dingen en Gedoe nieuws
9 april 2015 | Bertrand Weegenaar

Dingen en gedoe: ze beheersen menig leven. Dingen zijn, nou ja, dingen. Dingen die je moet doen, moet wegwerken om verder te gaan. Er is zelfs een soort management voor bedacht: timemanagement! Met technieken zoals Getting things done.

Gedoe is anders. Gedoe gaat niet over zaken maar over relaties. Gedoe is ook te managen. Althans, dat zegt Frank Schurink in Gedoemanagement. Gedoe volgens Van Dale is onder andere ‘allerlei niet nader gepreciseerde dingen die men ‘doet’. En die iemand moeite, last of ergernis veroorzaken. Als in: wat een gedoe, zo’n echtscheiding.

Maar gelukkig, gedoe kun je dus zelf in de hand krijgen. Schurink gaat uitvoerig in hoe ons brein ons gedoe bezorgd en hoe we dat oude brein te slim af kunnen zijn. Dat oude brein had niets met gedoe. Het paste precies bij wat het tienduizenden jaren moest kunnen. Maar we zijn geëvolueerd en ons brein heeft moeite om zich aan te passen.

Gedoe ontstaat als we moderne vraagstukken loslaten op dat oude brein dat direct in de stress schiet en adrenaline en testosteron shots in je lichaam schiet. Gevolg: agressie en een overkill aan emoties. Gelukkig is dit te onderdrukken, en Schurink presenteert dit als ‘opluchtingen’. Het zijn er vijf en ik wil ze niet allemaal weggeven. Dus maar eentje: ‘Je hoeft gedoe niet te begrijpen om het te kunnen managen.’

En mijn gedoe mantra is ‘ech nie’. Het is kort en al doeltreffend gebleken. Minder gedoe, meer rust. Je moet je toch niet gek laten maken. Komt alleen maar gedoe van.

Doe alleen wat essentieel is! nieuws
10 juli 2014 | Bertrand Weegenaar

De meeste managers zijn wel vertrouwd met gedisciplineerd werken bijvoorbeeld volgens de GTD (Getting Things Done) methode. Mapjes, twee minuten regel, prioriteiten, de belangrijkste drie zaken als eerste afhandelen.

Maar leidt dat tot minder werk?

* Stel je daarmee voor JEZELF wel de juiste prioriteiten?
* Word je agenda vaak bepaald door dat van anderen?
* Verdeel je je tijd dusdanig dat je aan het belangrijkste niet toekomt?

Als het antwoord op die vragen ja is , dan is het tijd voor jou voor Essentialism (‘The Disciplined Pursuit of Less’) van Greg McKeown. Het gaat voor een essentialist niet belangrijk meer in minder tijd te doen! Nee het gaat om alleen de juiste dingen te doen. Het is een systematische manier van terugnemen van controle over je tijd en energie voor je werk en je leven. Over nee zeggen, genoeg slapen, keuzes maken en uitvoeren. Het is minder doen, alleen beter. Dat doen wat essentieel is.

De auteur geeft een duidelijk stappenplan (in 4 E’s, te weten Essence, Explore, Eliminate en Execute) van hoe te komen tot die essentie en dan stelselmatig het pad blijven bewandelen. Moeilijk vaak in het begin. Als de steen dan gaat rollen, gaat het meer vanzelf.

In Focus: Getting teams done in_focus
23 april 2014 | Nienke van Oeveren

Getting teams done introduceert de Holacracy®methode waarmee leidinggevenden, teamleiders, managers en zelfsturende professionals de teamproductiviteit naar een hoger niveau kunnen tillen.

Pieter van der Have

InOverleg / Specialist medezeggenschap

De titel Getting teams done sprak me aan omdat ik ervaar dat effectief samenwerken niet vanzelfsprekend is. Ik heb helaas te veel vergaderingen meegemaakt die niet veel meer opleverden dan een aangepaste actielijst met verschoven ‘due dates’. Dit vaak tot frustratie van de deelnemers die wel hun beloften op tijd hadden vervuld.

Ik ben de suggesties in het boek gewoon gaan opvolgen en heb anderen geprobeerd hierin mee te krijgen. Het is toch vaak een kwestie van gewoon doen en niet ‘ja, maaren’.

De suggestie om een mogelijk ‘werkbaar voorstel’ gewoon uit te voeren en niet door te zoeken naar de beste oplossing, is al een hele goede. Wat een tijdwinst!

En ja, over die actielijsten; geef gewoon realistische planningen. Houd rekening met je andere werkzaamheden en hou een beetje over voor het onvoorziene. Minder plannen, meer prioriteren. In dit boek dus niet allemaal nieuwe inzichten, maar wel goed om ze weer eens op een rijtje te hebben.

8

Leida Schuringa

Integral Master Coach en Sociaal Ondernemer Synnervate

Geweldig dat nu het eerste boek over Holacracy op tafel ligt! Ik ben zelf in twee organisaties betrokken (geweest) bij de implementatie van deze nieuwe manier van samenwerken en ben erg enthousiast. Het biedt helderheid en richting, duidelijke werkprincipes en procedures, , veel ruimte voor eigen initiatief, voor efficiënt overleg en voor snelle aanpassing aan nieuwe omstandigheden.

Dit boek biedt een prettig leesbare introductie op het gedachtegoed van Brian Robertson, die Holacracy heeft ontwikkeld als een flexibel en transparant besturingsmodel voor bedrijven. Via een concrete casus die als een spannende roman verweven is in het hele boek, laten Diederick Janse en Marco Bogers zien hoe dit besturingsmodel werkt.

Getting teams done geeft goed en concreet inzicht wat dit besturingsmodel voor uw organisatie kan betekenen. Ik vind het een absolute aanrader. Wel vraagt de implementatie om werknemers die bereid zijn om van elkaar te leren en autonoom kunnen opereren – vandaar de noodzaak om ook met Getting things done aan de slag te gaan!

9

Ingrid van Rossum

Co-owner TeamAcademy NL

Het boek Getting teams done heeft mij over de streep geholpen om Holacracy te introduceren in onze organisatie. Ik volg al een aantal jaren de ontwikkelingen inde theorie over het verbeteren van zelforganiserende teams. Holacracy is voor mij zeer innovatief en vernieuwend. Het biedt aanknopingspunten voor een effectieve governance passend bij nieuwe organisaties.

Het uitgangspunt van het scheiden van de rollen en helderheid over rollen en wie wat doet, is heel behulpzaam. Het boek gaf mij en mijn team zoveel vertrouwen dat Holacracy ook echt implementeerbaar is, dat we de implementatie gestart zijn met support en het boek in de hand.

Voor alle leden van de teams is het boek heel praktische en nuttig. Het is verhalend geschreven, geeft goede uitleg en een grote hoeveelheid praktische informatie. Dit alles maakt het een topwerkboek!

8

Reken niet op mensen met veel tijd! tussen_droom_en_daad
14 maart 2013 | Ernst ten Heuvelhof

In deze rubriek analyseren bestuurskundigen van de TU Delft patronen en wetmatigheden waar zo veel managementboeken soms wat lichtvoetig aan voorbij gaan, of gewoon voor vanzelfsprekend aannemen. In deze aflevering gooit Ernst ten Heuvelhof de knuppel in het hoenderhok met zijn interpretatie van de Wet van Parkinson: wie het druk heeft, heeft meer tijd en kan dus meer werk aan!

Er is onrust over mensen met veel bijbanen. Bestuurders die nog meer bestuursfuncties op zich nemen, roepen kritische vragen over zich af. Is het werk niet te complex om er nog zoveel bij te doen? Kun je nog wel kwaliteit leveren als je al zoveel doet? De commissie Tabaksblat stelde voor om een maximum te stellen aan het aantal commissariaten. Meer dan vijf commissariaten zou te druk worden. Het klinkt verstandig, maar is dat ook zo?

Vergelijk eens druk bezette mensen met mensen die het wat rustiger aan kunnen doen. De een heeft een overvolle agenda, gesprekken van tien minuten, strak op rij gepland. De ander kan het zich veroorloven weg te dromen, een praatje te maken en wat heen en weer te sloffen. Om maar even man en paard te noemen: de CEO en de na-zijn-tentamen-student.

Wie zou sneller reageren op een verzoek om met iets mee te doen, om ergens tijd aan te besteden? Je intuïtie zegt: de student. Want deze heeft even niets te doen, terwijl de CEO van meeting naar meeting rent. De student kan dus direct reageren en ook vrij gemakkelijk welwillend. Bij de CEO is dat ingewikkelder. Eerst moet hij een gelegenheid vinden om te reageren, waarna dan hoogstwaarschijnlijk een ‘nee’ volgt, want hij is al zo druk. Maar is dat zo?

Parkinson heeft vastgesteld dat beiden het idee hebben dat zij druk bezet zijn. De een doet weliswaar veel minder dan de ander, maar voor het gevoel doet dat er niet toe want, zo stelt hij, work expands to fill the time available for its completion. Weinig werk blaast zichzelf op zodat het veel lijkt en bij heel veel drukte doe je de dingen zo efficiënt en snel dat het ook weer gewoon veel lijkt. Iedereen heeft dus altijd veel werk en daarom heeft iedereen het altijd maar druk. Daarom zullen de CEO en student niet veel van elkaar verschillen in hun bereidheid om tijd te geven. De student reageert dus niet altijd welwillender dan de CEO.

Maar wie reageert sneller op zo’n verzoek? Contra-intuïtief misschien, maar het is de CEO. De student smeert zijn activiteit uit over een lange periode, terwijl de CEO de dingen juist steeds sneller probeert doen. Bij de CEO valt daarom eerder een gaatje tussen zijn werkzaamheden dat hem in de gelegenheid stelt te reageren. De student smeert die enkele activiteit van hem uit over een langere periode waarna hij pas reageert.

Wie heeft de meest uitgebreide reactie? Ook dat is te voorspellen met de Wet van Parkinson. De CEO heeft de neiging zijn werkzaamheden te comprimeren, de student smeert zijn werkzaamheden juist uit. Dat geldt ook voor het werkje van de reactie. De CEO zal kortaf reageren: ‘ja’, ‘nee’, ‘OK’, of iets dergelijks. De reactie van de student zal dan wel weer langer zijn dan die van de CEO.

De les die je uit deze wet kunt trekken, is betrekkelijk eenvoudig. Je hebt het altijd druk en het maakt niet uit hoeveel je echt doet. Voor de werkgever is dit wellicht interessant. Het lijkt namelijk een vrijbrief om werknemers op te zadelen met veel werk. En misschien zou de discussie over de stapeling van functies genuanceerd moeten worden. Wellicht heeft het ook wel voordelen om veel te doen en ga je er, tot op zekere hoogte, alleen maar efficiënter van werken en lever je door de rijkere ervaring die je opdoet, meer kwaliteit.

Do’s & Dont’s

Do

· Werkgevers kunnen hun werknemers met heel veel werk opzadelen zonder dat dit ten koste van de kwaliteit hoeft te gaan.

· Neem gerust nog meer werk aan, je zult het er niet of nauwelijks drukker door krijgen.

· Waardeer stapeling van functies in beginsel positief.

Don’t

· Klaag niet over druk zijn, iedereen heeft het druk, het is gewoon onvermijdelijk.

· Het is betrekkelijk zinloos om standaard een bepaalde tijd voor bepaalde werkzaamheden te reserveren, omdat de hoeveelheid bestede tijd ook sterk afhankelijk is van andere werkzaamheden.

· Stel geen absolute limiet aan stapeling van functies, maar kijk naar geleverde kwaliteit.

David Allen: ‘Het gaat niet om de overdaad aan informatie, maar om de overdaad aan betekenis’ interview
2 maart 2009 | Hans van der Klis

Medio februari bracht David Allen een kort bezoek aan Nederland voor een seminar en de promotie van zijn nieuwe boek, Making It All Work. In deze opvolger van Getting Things Done diept hij de principes uit zijn eerste boek verder uit. ‘Het voelt geweldig om het leven van mensen te kunnen veranderen. En ik heb er niet eens zoveel voor hoeven doen.’

David Allen ontvangt in de bibliotheek van het Lloyd Hotel in Amsterdam. Een goed verzorgde man van in de vijftig, gebruind en - ondanks een seminar een dag eerder - zonder enig spoor van vermoeidheid. Hij is scherp, gearticuleerd en voorkomend en hij lijkt, geheel in de geest van zijn methode voor procesverbetering, geen moment onder de indruk van het moordende schema voor zijn korte verblijf in Nederland. De ene journalist is de deur nog niet uit of hij zit klaar voor de volgende.

Waarom raakte u geïnteresseerd in de vraag hoe je zo effectief mogelijk te werk kunt gaan?

Ik ben altijd geïnteresseerd geweest in de vraag hoe je dingen gemakkelijker kunt maken. Ik neem aan dat dat komt doordat ik de meest luie kerel ter wereld ben. Op zekere dag ontdekte ik dat men daar een naam voor heeft en dat men mensen betaalt om dat uit te leggen: dat heet procesverbetering. Ik heb het idee dat ze het zo noemen zodat ze meer geld kunnen vragen. Ach, ik moet er ook niet te lollig over doen: mensen vragen mij altijd of ik van nature zo goed georganiseerd ben. Dat ben ik niet: ik vraag mij altijd af wat de beste manier is om iets te doen. Als ik nu de kamer uit moet, kijk ik instinctief hoe ik met het minste aantal stappen bij de deur kom. Ik dacht dat iedereen zo was, maar kennelijk is dat niet zo. Deze denkwijze bleef ik toepassen, ook toen ik consultant werd en ging werken voor bedrijven. Ik ontdekte dat er een aantal principes zijn in de manier waarop wij te werk gaan en hoe ik mensen kan helpen deze principes beter toe te passen. Ik zoek altijd naar tools om mensen daarbij te helpen.

Is dat een denkwijze die u van nature heeft?

Dat neem ik aan. Als je van nature op die manier denkt, denk je er niet bij na. Je neemt aan dat ook andere mensen zo denken. Ik sprak net iemand die mij vroeg hoe ik denk over lifehacking. Kan iemand mij vertellen wat dat is, behalve efficiënt leven zodat je geen energie morst? Als je weet wat je aan het doen bent, is efficiëntie de enige manier waarop je verbeteringen daarin kunt aanbrengen. Toch? Veel mensen hebben geen idee wat ze aan het doen zijn, maar uiteindelijk gaat het om efficiency. Je kunt pas effectief zijn wanneer je een goed idee hebt over wie je bent, wat je doet en hoe je dat tot stand wilt brengen. Uiteindelijk komt het antwoord neer op efficiency. Heb je de juiste doelstellingen geformuleerd? Alles dat buiten je oorspronkelijke doelstelling valt, is niet efficiënt.

Waarom zijn mensen zo geïnteresseerd in efficiënt zijn? Ik kan me iets voorstellen bij efficiency in werk, maar waarom zou je op vakantie efficiënt willen zijn?

Het gaat om productiviteit. Waarom ga je op vakantie? Om te ontspannen. Als je op vakantie gaat en je kunt niet ontspannen, dan is het niet echt een productieve vakantie. De vraag is wat je doelstelling is. Wat wil je bereiken? Bijvoorbeeld met je zoontje de tuin in om plezier te maken, maar als je voortdurend wordt afgeleid door dingen die nog in je hoofd rondspoken, komt daar niet veel van terecht. De meeste mensen hebben de halve vakantie nodig om bij te komen van de laatste dagen voordat ze weggingen. Dat klinkt niet heel plezierig. Waarom zou je niet bedenken dat wanneer je op vakantie gaat, dat je een bepaalde doelstelling hebt - ontspannen - en dat je ervoor kunt zorgen dat het er het maximale resultaat uit haalt?

Is uw denkwijze heel systematisch?

Zo ben ik niet begonnen. Ik ben het gaan ontwikkelen toen ik begreep wat de waarde van een opgeruimde geest is. De training die ik heb in Oosterse vechtsporten is daar heel belangrijk in geweest. Ik leerde al snel dat daar een spirituele kant aan zit, maar ook een praktische kant. Als vier grote kerels jou bespringen in een donker steegje, wil je niet dat je ergens anders aan moet denken. Je wilt je kunnen concentreren op wat op dat moment belangrijk is. Je wilt geen tweeduizend e-mails in je inbox hebben wanneer je baas te op je nek zit. Wanneer je twijfelt, moet je opruimen, want er komen allerlei verrassingen op je af. En als die komen, zal alle ballast waar je nog mee te maken hebt je reactievermogen beïnvloeden. Als je van koken houdt, is een schone en goed georganiseerde keuken, met alle keukengerei op de juiste manier opgeborgen, de ideale manier om iets lekkers te kunnen maken. Als je bent zoals ik - ik ben chaotisch, ik ben spontaan, ik heb voortdurend allerlei creatieve invallen - dan ga je ten onder in een keuken met rotzooi die er al drie weken ligt.

Is het dan ook een manier om jezelf tegen jezelf te beschermen?

Het is eigenlijk een manier om toegang tot bepaalde delen van jezelf te krijgen, wanneer je voortdurend afgeleid bent en bezig bent met allerlei onzin.

Ergens in uw boek schrijft u dat mensen steeds drukker worden, dat er meer behoefte ontstaat aan GTD. Leg uit.

Dat heeft verschillende redenen. Een ervan is technologie. Technologie biedt ons steeds gemakkelijker toegang tot informatie. In de laatste 72 uur hebben wij waarschijnlijk meer input gehad die onze prioriteiten en projecten beïnvloedden dan onze ouders kregen in een maand, of in sommige gevallen zelfs in een jaar. Afgezien van de vraag of het belangwekkende input is, creëert al die informatie wel steeds meer afleiding. Tenzij je echt niet te doen hebt, betekent nieuwe input dat je opnieuw moet bepalen wat je aan het doen bent en wat belangrijk is. Als dat één keer per maand gebeurt, is het niet moeilijk. Maar ons overkomt dat op het moment dat we zitten te praten. Hoe elegant kun je die nieuwe input opnemen? Daar zijn nieuwe vaardigheden voor nodig. GTD wordt een must-have in plaats van een nice-to-have. De nieuwe generatie doet aan Twitteren, is bezig op zijn iPhone en wat al niet, de input heeft gigantische vormen aangenomen. Dat heeft ook voordelen: de bibliotheek waar we nu zitten, heeft een ontspannen sfeer, ondanks alle boeken die hier staan. Dat komt omdat die boeken geen betekenis hebben voor mij. Ze zorgen juist voor een beetje afleiding. Als dit een volledig witte ruimte was geweest, zouden wij ons voortdurend bewust zijn van wat we aan het doen waren. Daar word je gek van. Om je te laten relaxen, heb je een beetje afleiding nodig. Maar dat moet geen stapel e-mails zijn. Het gaat dus niet om de overdaad aan informatie, maar om de overdaad aan betekenis. Eigenlijk train ik mensen om snel het juiste besluit te nemen over de informatie die binnenkomt. Daar hebben mensen behoefte aan.

U helpt mensen dus sneller besluiten te nemen?

Sneller is niet eens het belangrijkste. Het probleem is dat mensen niet de tijd nemen na te denken en eigenlijk alleen maar reageren op wat binnenkomt. De paradox is dat wij moeten leren razendsnel te bepalen wat iets mogelijk zou kunnen betekenen voor ons, datgene op de juiste plaats te parkeren en een reflectie in te bouwen op dat proces. GTD zegt: je moet deze dingen meteen wanneer ze binnenkomen beoordelen, maar dan moet je op een ander niveau gaan denken en ze opnieuw beoordelen. Wanneer je een e-mail krijgt van je baas of van je moeder of iemand anders die iets voor je betekent, moet je een beslissing nemen over wat je ermee moet doen. Je kan ook bedenken dat je er later nog over na moet denken, maar je moet het niet blijven uitstellen. In het proces moet je iets inbouwen waardoor je jezelf die vraag over niet al te lange tijd opnieuw zult stellen. De meeste mensen stellen het te lang uit, waardoor de zaken zich gaan opstapelen.

Laten we een stap terug doen. Waarom wilde u een follow-up maken voor Getting Things Done?

Deels om een beter begrip te krijgen van de principes waar het om gaat. Mensen gebruikten GTD en dat is eigenlijk heel eenvoudig, maar het heeft enorm ingrijpende gevolgen op hun leven, eigenlijk zonder uitzondering. Daar gaat het nieuwe boek in grote lijnen over: mijn eigen verlangen de principes achter GTD beter te begrijpen. Het gaat eigenlijk over controle en over perspectief. Dat zijn de twee dingen die je echt nodig hebt. Als je een van beide verliest, heb je GTD nodig. Als je het idee hebt dat je alles volledig onder controle hebt en dat je weet waar je naartoe werkt, heb je mijn boeken niet nodig.

Dus u ontdekte nieuwe kanten aan GTD, toen mensen de principes toepasten in hun leven?

Ja. Niet dat ik de principes heb aangepast, maar mijn begrip van GTD groeide, ik kwam op een nieuw niveau terecht. Een voorbeeld: ik wist dat het werkte om je geest leeg te maken door dingen op te schrijven, doordat mensen het gevoel hebben dat zij controle kunnen uitoefenen. Ik heb de vijf stadia geformuleerd waarmee je controle kunt krijgen over je werk en je leven, over je financiële situatie, over hoe een diner te bereiden. Wanneer je controle wilt krijgen over deze zaken, moet je leren begrijpen welke zaken in je psyche de aandacht trekken. Als je dat onder woorden hebt gebracht, kun je naar het tweede stadium: helderheid brengen. Wat proberen we tot stand te brengen? Wat is daarvoor nodig? Vervolgens komt het organiseren van de dingen die je hebt bedacht en het reflecteren op je prioriteiten. Tot slot ga je over tot actie. Zo werkt controle. Het staat allemaal in dit nieuwe boek. Je hoeft nooit meer aan timemanagement te doen of enige andere methode, dit is het. Het kan eigenlijk niet eenvoudiger. Ik daag iedereen uit om aan te tonen dat het niet zo is. Als je het veel ingewikkelder gaat maken, schiet je je doel voorbij. Het moet eenvoudig zijn. Dit is eigenlijk de manier waarop wij functioneren. Ik heb niets verzonnen, ik heb alleen deze vijf stadia geïdentificeerd. Iedereen die aan GTD gaat doen, gaat zich beter voelen. Ik heb alleen maar uitgezocht waarom.

Hoe heeft u dat gedaan?

Ik krijg veel feedback. Eén miljoen mensen hebben het eerste boek gekocht. Ik heb niet één e-mail gekregen waarin iemand schreef dat het niet werkte. Ik heb enorm veel feedback gekregen van mensen die schreven dat zij het niet nodig hadden of van mensen die het niet begrepen of onder de knie kregen, maar niemand schreef mij dat het onzin was. Veel mensen vertelden dat het hun leven had veranderd.

Hoe voelt het, om het leven van mensen te kunnen veranderen?

Geweldig. En ik heb er niet eens zo veel voor hoeven doen. Het kan voor iedereen werken, omdat het om universele principes gaat.

En het gaat alleen maar om helder denken? Of systematisch denken?

Nou… hoe moet je dit nou beschrijven? Het is een denkproces. Heb je het weblog van Venkatesh Rao gelezen? Hij maakt een onderscheid tussen Taylorism en Allenism. De benadering van Taylor is hoe je de efficiëntie van hier naar daar uitvogelt. Mijn benadering gaat volgens hem over de efficiëntie van hoe je denkt over bepaalde zaken. Als je je overgeeft aan de wijze waarop je geest werkt, ben je de pineut. Dan heb je geen controle meer. Je moet slimmer zijn dan je eigen geest. Je denkt: ik hoef hier geen aantekening van te maken, want ik heb er al aan gedacht. Maar dat is geen garantie. Je geest wekt je niet om drie uur ’s nachts als het nodig is. Als je geest intelligent genoeg zou zijn, zou hij je alleen bepaalde dingen laten denken op het moment dat je er echt iets mee kan. Dat is het hele idee.

Time management als sleutel tot persoonlijke vrijheid interview
4 januari 2005 | Walter van Hulst

Druk, druk, druk. Net een vermoeiend weekend achter de rug met zieke kinderen, wacht maandagochtend op het werk weer een overvolle bak met e-mails, zeurt je secretaresse over telefoontjes waar je maar niet aan toe komt, terwijl onverbiddelijke deadlines als een tsunami op je af rollen en de targets voor dit jaar voortdurend rondzingen in je achterhoofd.

Wie heeft niet het goede voornemen gemaakt om alles dit jaar een beetje onder controle te houden - met name op het werk, maar ook thuis? David Allen schreef ‘Getting Things Done’. Net iets anders dan het zoveelste boek over time management.

‘Doe het nu! Prettig, efficiënt werken zonder stress,’ is de Nederlandse titel die zijn boek heeft meegekregen van de uitgever. ‘Eigenlijk geen goede titel’, moppert Allen als hij gesigneerde exemplaren uitdeelt op het seminar van IMS (Institute for Management Studies) in een hotel in Zoetermeer. ‘Soms stel je iets namelijk heel bewust uit tot een later en beter geschikt moment. De essentie is dat je te allen tijde overzicht en controle houdt over de stromen van informatie en klussen die voortdurend op je afkomen. Om te beginnen door over alles wat op je weg komt ook meteen een eerste weloverwogen beslissing te nemen: handel het nú af, delegeer het, of stel het uit tot nader orde.’ Of zoals het in het Engels als alliteratie klinkt: ‘do it, delegate it or defer it.’

Het is de kunst om orde en rust te bewaren, onder andere door je ‘in-box’ zoveel mogelijk leeg te houden. ‘De hoeveelheid zaken die je gedaan krijgt is meestal omgekeerd evenredig aan de hoeveelheid zaken die je aan je hoofd hebt’, doceert Allen. Om zijn betoog meteen kracht bij te zetten met alweer een oneliner: ‘Het vermogen om energie te genereren staat in rechtstreeks verband met je vermogen om te relaxen. Je kunt dingen pas snel doen als je kalm aan doen ook onder de knie hebt.’

Dat laatste heeft Allen geleerd met de sport karate, waarin hij een verdienstelijke zwarte band behaalde. Een van die op het eerste gezicht wat vreemde zijpaden in zijn loopbaan, die naar zijn zeggen op latere leeftijd echter allemaal bij elkaar zijn gekomen. Als jongeling stortte Allen zich op het Zen Boeddhisme en toonde hij zich een grote fan van de Amerikaanse dichter Allen Ginsberg, in de jaren ’60 en ’70 een van de intellectuele voorgangers van de Beat generatie. Tijdens zijn studie filosofie raakte Allen in de ban van de grote denkers. Hij koos vervolgens voor een master opleiding Amerikaanse geschiedenis aan de Universiteit van Californië in Berkeley, in die woelige jaren het epicentrum van de flower power beweging. Hij hing zijn boekentas echter al snel aan de wilgen, bekwaamde zich in de genoemde oosterse vechtsport en begon aan wat hij noemt ‘een dertigjarige zoektocht naar God, de waarheid en het universum’.

Om in zijn levensonderhoud te voorzien gaf Allen les in karate, werkte als manager bij een tuin- en landschapsinrichtingbedrijf en hielp een vriend bij het opstarten van een restaurant. Maar vóór alles richtte hij zich op zelfontdekking, zelfontwikkeling en persoonlijke groei. ‘Het klinkt wat zweverig, en dat was het soms ook. Maar in de kern van de zaak biedt dit gedachtegoed bruikbare ideeën om je leven in lijn te houden met je waarden.’ Toen persoonlijke groei in de loop van de jaren ’80 steeds meer in de belangstelling kwam te staan van human resource managers, zag Allen opeens een nieuwe markt. ‘Ik ben eigenlijk van nature lui en een beetje een fuifnummer’, grapt hij. ‘In ieder geval zeker geen op productiviteit ingesteld persoon. Door mezelf beter te leren kennen, kon ik mezelf een systematiek aanleren om efficiënter te gaan werken en daardoor meer vrije tijd te creëren. Dat inzicht vormde de brug tussen alle bagage die ik had verzameld en de praktijk. Time management werd voor mij de sleutel tot persoonlijke vrijheid.’

Als je jezelf beter begrijpt, kun je bovendien niet alleen beter met je eigen leven overweg maar kun je ook effectiever samenwerken met anderen. Met die wijsheid in pacht nam hij de stap naar het beroep van consultant en sindsdien adviseert, coacht en traint hij bedrijven, organisaties en individuen. ‘Mede omdat ik tot het besef was gekomen dat het God niet zoveel uitmaakt of ik geld heb of niet’, vertelde hij met een brede lach al eens in een eerder interview. Het bleek een gouden greep. Al snel richtte hij samen met zijn vrouw Kathryn een adviesbureau op, dat inmiddels een tiental medewerkers telt.

‘Het probleem van veel mensen is, dat we graag erkenning willen. Zo vaak en zoveel mogelijk, van zoveel mogelijk verschillende personen - in het privé-leven maar met name op het werk’, analyseert Allen. ‘Daarom laten we van-alles-en-nog-wat toe op ons bureau, hetgeen resulteert in stapels ‘dingen te doen’. Langzaam loopt onze ‘psychische harde schijf’ vol met ‘stuff’: tal van zaken die we voortdurend met ons meedragen maar waarvoor we nog geen volgende actie of gewenste uitkomst hebben bepaald.’ Op zeker moment raken we zelfs min of meer verslaafd aan deze permanente staat van stress en kunnen we bijna niet meer zonder, meent de Amerikaan. ‘Toch voelt menigeen zich opperbest op het werk vlak voordat de deur van het kantoor voor een paar weken dichtgetrokken kan worden. Hoe dat komt? We gebruiken het moment om op vakantie te gaan als een deadline om een heleboel zaken op te lossen en af te ronden. Voor mij het eenduidig bewijs dat we dus happy zijn als we de psychische harde schijf voor eventjes leeg hebben geveegd.’

Om dit euforisch Zen-gevoel van ‘alles is af’ vaker te kunnen beleven heeft Allen een praktische, handzame stap-voor-stap methode ontwikkeld. ‘Geen strak, rigide systeem zoals de meeste time management goeroes voorschrijven, maar een flexibele aanpak. Je kunt al je werkzaamheden precies plannen, maar je hebt je omgeving niet in de hand. Zit je midden in een dossier, laat je baas weten dat je dringend bij hem langs moet komen - nú. Of de kinderopvang belt dat je dochtertje ziek is geworden. De kunst is juist om met al die onverwachte wendingen om te kunnen gaan zonder dat ze de gang van zaken in de war sturen of paniek veroorzaken omdat je je schema van die dag niet af kunt maken.’

Zoals gezegd hanteert Allen als basis een strikte ‘in-box’. Elk telefoontje of elke email, iedere gedachte, een slim idee dat opborrelt, iets wat iemand tegen je zegt, een boodschap, het zijn allemaal ‘inkomende berichten’. Allen: ‘Van elk bericht vraag je je meteen af of je er op dit moment iets mee kunt. Als je er niets mee kunt, dan gaat het linea recta de prullenbak in. Heeft het enige tijd nodig, dan komt het in de map ‘later nog eens bekijken’. Of het gaat in een referentie-map, zoals een adres. Kun je er nu wel actie op ondernemen, maak dan de keuze: ‘do it, delegate it, defer it.’ Die eerste categorie is erg belangrijk, benadrukt hij. ‘Doe iets meteen als je het in twee minuten kunt doen – een kort telefoontje plegen bijvoorbeeld – het later opnieuw oppakken kost zeker twee keer zoveel tijd. Nog afgezien van de mogelijkheid dat je het vergeet.’ Op acties die je uitbesteedt komt een soort van ‘bewakingssysteem’, bijvoorbeeld een markering in je agenda dat je een terugmelding van deze of gene moet hebben. Als je iets tot nader order uitstelt, hangt er ook een datum aan om te voorkomen dat het onderwerp in de vergetelheid raakt. Sommige zaken maken deel uit van een groter project of plan. Daarvoor is een aparte planning. En natuurlijk worden alle paperassen in mappen gestopt en gelabeld.

Op deze manier is de stroom van impulsen, informatie, gedachten en activiteiten overal en altijd in kaart gebracht en onder controle. Zeker met handige hulpmiddelen als een laptop en een PDA, waarvoor Allen nog wat software in de aanbieding heeft om zijn systeem te perfectioneren.

Cruciaal is vervolgens de wekelijkse review als een soort opruimbeurt van al je lijsten, om nieuwe plannen te maken en prioriteiten te stellen, en om je zegeningen te tellen. Van tijd tot tijd dien je bovendien momenten in te ruimen om middellange en lange termijn doelen te evalueren.

‘De meeste mensen doen een heleboel van de dingen die ik aanreik al op een of andere manier, bijvoorbeeld via de bekende gele plakkertjes’, relativeert Allen. Zijn complete systeem op poten zetten vergt echter heel wat discipline en zeker een aantal dagen tijdsinvestering, maar dan heb je ook wat. ‘David Allen bevrijdt workaholics, hij heeft me laten zien hoe ik op een slimme manier prioriteiten kan bepalen, werk efficiënt kan indelen, en kan genieten van de uitkomsten met de tijd en het geld die de nieuwe vaardigheden hebben opgeleverd’, aldus online de lovende woorden van een gebruiker van de GTD-methode (Getting Things Done), ook wel MAP genoemd (Managing Actions and Projects). De maestro stuurt bovendien regelmatig email-nieuwsbrieven rond, waarvan hij er een aantal heeft gebundeld in zijn tweede, nog niet in het Nederlands vertaalde boek ‘Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work & Life’. Om elke week ééntje te lezen voor het slapen gaan. De meeste tips klinken nuttig, met hier en daar een open deur – en een enkele suggestie die neigt naar het gedrag van een controlfreak. Elastiekjes om batterijen doen die zijn opgeladen lijkt zinnig. Maar om toe te voegen dat je een speciale plek in je koffer of computertas moet reserveren voor de niet gebruikte elastiekjes gaat wat ver.

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden