Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20
Maarten van Rossum: ‘Onderhandelaars maken vaak irrationele keuzes’ interview
12 september 2018 | Peter Spijker

We onderhandelen dagelijks in huis en op het werk over de meest uiteenlopende zaken en voelen ons daar vaak onprettig bij. Maarten van Rossum en Tim Masselink, auteurs van Toponderhandelaars, vinden dat jammer. Ze vinden onderhandelen een vaardigheid die je al op school bijgebracht moet worden. De auteurs leiden je in hun boek door de theorie van het onderhandelen en geven je handvatten om ermee te oefenen. Verder beschrijven ervaren onderhandelaars zoals Mark Rutte, Marjan van Loon en Patrick Cammaert hun ervaringen met belangrijke onderhandelingen. Ze geven je nuttige adviezen en tips die voorkomen dat je in de bekende valkuilen stapt.

 

Onderhandelen wordt vaak gezien als een strijd?
Ja, als armpje drukken met een tegenstander; als een zero-sum game ofwel een spel van winst en verlies: lose-win of win-lose. Ik win en de ander verliest of erger, ikzelf ben de verliezer. Dit spel geeft beide partijen een onplezierig gevoel en brengt uiteindelijk alleen maar verliezers. De best haalbare uitkomst is een compromis, een lose-lose situatie. Veel Nederlanders hebben dit negatieve beeld omdat ze nooit goed hebben leren onderhandelen. Ze voelen zich er niet prettig bij, schamen zich om dingen voor zichzelf te vragen en zijn bang om voor egoïst te worden versleten.

De onderhandelende partijen hebben elkaar juist nodig?
Goede onderhandelaars zien onderhandelen als een gezamenlijk proces en beseffen dat ze samen met de wederpartij tot oplossingen moeten zien te komen. Ze denken vanuit gezamenlijke belangen en niet in posities. Bij elke onderhandeling neem je een bepaalde positie in, die is gebaseerd op je achterliggende belangen. Maar de positie toont zelden het volledige belang. Je wilt bijvoorbeeld meer salaris met als achterliggend belang dat je een opleiding moet betalen. Jouw positie – ik wil een salarisverhoging - laat niet je volledige belang zien. Misschien heeft je werkgever te weinig financiële ruimte om je die salarisverhoging te geven, maar heeft hij nog wel een ongebruikt opleidingsbudget in een la liggen. Deze mogelijkheid loop je nu mis!

Hoe kom je tot een win-win situatie?
Je moet anders gaan denken over onderhandelen. Onderhandelen is eigenlijk communiceren over de belangen van twee of meer partijen die elkaar nodig hebben; die belangen moet je bij elkaar zien te brengen. Tijdens onderhandelingen hebben partijen verschillende belangen, maar vaak is er wel ruimte om die samen te brengen. Dat gaat makkelijker als er sprake is van een goede relatie. Ze zijn dan eerder bereid om de eigen posities te verlaten en de aandacht te richten op hun wezenlijke, achterliggende belangen. De onderhandelingspartners verbreden zo het speelveld en vinden sneller oplossingen die hun beider belangen dienen.

Dat is de kern van de Harvard-methode?
Klopt! Deze methode stelt dat een succesvolle onderhandeling altijd drie resultaten oplevert: het leidt tot een verstandige overeenkomst, het toegepaste proces verloopt efficiënt en de relatie tussen de partijen is niet verslechterd maar verbeterd. We zien bij veel overeenkomsten dat er sprake is van een subjectieve uitkomst. Op de lange termijn kleven er risico’s aan zo’n resultaat, want de ene partij wint vaak te veel en de ander incasseert een flink verlies. De Harvard-methode kent een open proces met objectieve normen, zodat je uitkomst goed kunt uitleggen aan anderen. De overeenkomst komt tot stand in een open, transparant setting. Vaak is dat niet het geval worden overeenkomsten gesloten in een ongemakkelijke sfeer. Omdat je met deze methode streeft naar de oplossing van een gezamenlijk probleem, ga je samenwerken en sta je niet tegenover elkaar. Dit vergroot de kans op een goede relatie voor de lange termijn en verbetert je reputatie bij de tegenpartij.

Toch maken onderhandelaars vaak irrationele keuzes?
Met de theorie kun je maar deels verklaren wat er gebeurt aan de onderhandelingstafel. Onderhandelaars maken hun keuzes nog vaak op basis van emoties; ze voelen zich onprettig, voor het blok gesteld of vinden de wederpartij aardig en betrouwbaar en verlenen hem daarom een gunst. Deze keuzes dienen doorgaans niet volledig hun eigen belang en zijn vanwege hun subjectieve karakter niet uit te leggen aan anderen. Zelfs de meest ervaren onderhandelaars stappen in deze valkuilen en maken in het onderhandelproces soms belangrijke keuzes vanuit emotionele overwegingen. Om een beter beeld te krijgen van dat proces hebben we enkele van de beste onderhandelaars van Nederland geïnterviewd. Behalve met Mark Rutte hebben we ook gesproken met Edith Schippers, Neelie Kroes, Frank Heemskerk, Patrick Cammaert, Marjan van Loon en Elske Doets. Ze lichtten hun onderhandelingsaanpak toe en geven adviezen en praktische tips.

Wat leren we van Mark Rutte en de andere Toponderhandelaars in dit boek?
De minister-president ziet vaak dat mensen zich in een afhankelijke positie wanen. Ze hebben daardoor het gevoel een gesprek te moeten voortzetten. Hij adviseert om in dat geval pauzes en bedenktijd in te lassen, want met twenty seconds of courage bereik je meer in onderhandelingen. Je moet ook echt je best doen om de ander goed te begrijpen, dus denk bij onderhandelingen aan het concept van Covey: ‘Seek first to understand, then to be understood’. Edith Schippers raadt aan om wederzijdse afhankelijkheid en een gezamenlijke opdracht te creëren. Ook moet je vooraf precies weten wat je wilt en waar de marges liggen. Elske Doets stelt zich vaak observerend op bij onderhandelingen, zodat de ander gaat praten en veel informatie geeft. Ze checkt ook altijd het mandaat van de ander; is deze al dan niet bevoegd om belangrijke besluiten te nemen? Patrick Cammaert vindt een goede voorbereiding bij onderhandelingen absoluut cruciaal. Hij meent ook dat je onder alle omstandigheden rustig moet blijven: ‘rust kenmerkt de zeeman’. Laat je niet door irritaties leiden, houd de sfeer goed en zoek gemeenschappelijkheid.

Toponderhandelaars preview
22 juni 2018 | Maarten van Rossum

Nu de releasedatum van Toponderhandelaars steeds dichterbij komt krijg ik van veel mensen de vraag: hoe kom je op het idee Nederlandse onderhandelexperts zoals Mark Rutte of Neelie Kroes te bevragen over hun gedrag tijdens onderhandelingen?

Meestal meteen gevolgd door de vraag: hoe krijg je deze mensen dan zo ver om ook daadwerkelijk mee te werken aan jullie boek? Antwoord op die tweede vraag is eenvoudig, dat kwam vooral door onze eigen onderhandel-skills. Ik wil hier vooral ingaan op die eerste vraag: waar komt het idee vandaan?

Waarom Toponderhandelaars?

Of het nu gaat over de kabinetsformatie, cao-onderhandelingen bij het streekvervoer of je buurman die een nieuwe auto heeft gekocht, mensen zijn voornamelijk geïnteresseerd in de uitkomst van een onderhandeling. Het journaal bespreekt de formatiedeal, niet de weg daarnaartoe. Of nou ja, misschien laten ze wat beelden zien van onderhandelaars die de zaal ver na middernacht verlaten, zodat wij allemaal weten dat het écht een heel zwaar proces was. Maar daar blijft het dan ook bij. Terwijl het juist zo belangrijk is om te begrijpen wát er nou aan tafel gebeurt.

Waarom is dit de deal? Was er geen alternatief? Heeft iemand ontzettend zitten bluffen of heeft een ander juist te snel toegehapt? Om antwoord te geven op die vragen zijn wij in gesprek gegaan met de Toponderhandelaars: mensen die dag in dag voor dit soort vragen staan. We willen met dit boek het proces van onderhandelen, met name de interactie tussen de onderhandelaars, de aandacht geven die het verdient.

De praktijk achter de theorie…

Maar dat was niet de hoofdreden om boek te schrijven. Die kwam voort uit onze eigen observaties. Het viel ons op dat veel van de mensen waar wij mee werken wel de belangrijkste termen uit de onderhandeltheorie kennen, maar er niet naar handelen. Zodra er echte belangen in het spel komen, zie je dat ook emotie een rol gaat spelen in onderhandelingen.

Mensen begrijpen dat je naar elkaar moet luisteren, dat je empathie moet tonen en moet zoeken naar een win-win oplossing. Maar iedereen die wel eens ruzie heeft gemaakt (met een partner) weet ook dat het knap lastig is, om in het heetst van strijd, op zoek te gaan naar de meeste waarde voor beíde partijen. Eenmaal in een onderhandeling waar het écht ergens om gaat, verdwijnen de goede voornemens en theoretische ‘juistheden’ vaak als sneeuw voor de zon.

Dit zien we in onze trainingen regelmatig terug komen. Ik heb deelnemers meegemaakt die in een training van één dagdeel het ene moment opriepen tot wereldvrede om een volgend moment een collega volledig de huid vol te schelden. En dat tijdens een simulatie! In een puur fictionele casus, zonder dat iemand echt ‘skin in the game’ had.

Deze observaties brachten ons weer terug bij de toponderhandelaars. Zijn de experts beter in staat zijn om zich te houden aan de theoretisch ‘juiste’ manier van onderhandelen, of stappen ze onder tijdsdruk of emotie in dezelfde valkuilen als jij en ik? Daarover wilden we graag met ze in gesprek. Wellicht wilden ze zelfs een paar tips uit de praktijk geven, die ons allemaal betere onderhandelaars zouden kunnen maken.

Tips van de experts

Die tips kan je lezen in het boek. Alvast één tipje van de sluier: als je beter wilt worden in onderhandelen onder tijdsdruk, de kracht van de ander vóór je wilt laten werken of iemand bent die te makkelijk dingen weggeeft tijdens onderhandelingen, dan staan er ook voor jou praktische en nuttige tips in het boek die je verder helpen bij je volgende onderhandeling.

Wij hebben onze gesprekken met de toponderhandelaars als een fantastisch avontuur beleefd. De gesprekken waren openhartig, vaak vol met humor en boeiende anekdotes. We zijn ontzettend blij en dankbaar dat we deze verhalen nu met veel meer mensen kunnen delen. We hopen dat je er wat aan hebt.

Maarten van Rossum is diplomaat en raadadviseur van de minister-president. Als diplomaat was hij onder andere werkzaam in Washington, Kunduz en Brussel. Maarten is getraind op Harvard en geeft onderhandeltrainingen aan de Academie voor Internationale Betrekkingen en de Academie van Wetgeving. Maarten is verbonden aan het De Witt Institute for Advanced Negotiations. Tim Masselink is senior consultant leadership and development bij Berenschot. Daarvoor was hij verbonden aan het Nederlands Instituut voor internationale betrekkingen ‘Clingendael’ in Den Haag, waar hij vijf jaar lang training gaf in internationaal onderhandelen aan Nederlandse en buitenlandse diplomaten, internationale ngo’s en het bedrijfsleven. Ze zijn de auteurs van Toponderhandelaars.

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden