Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20
Zo word je een ProductiviteitsNinja - Minder stress, meer bereiken, meer plezier preview
25 mei 2020 | Graham Allcott

Zo word je een ProductiviteitsNinja werd een wereldwijde bestseller waarvan wereldwijd inmiddels meer dan 100.000 exemplaren zijn verkocht. De Nederlandse versie werd door Anderz uitgegeven in 2015. Inmiddels is er een 5e herziene druk uit. Een preview.

Voor het 5-jarig jubileum in 2019 vroeg mijn uitgever me om een bijgewerkte editie te verzorgen. Hoewel een groot deel van het advies in het boek nog steeds nuttig is en nog vele jaren meekan, was er 1 ding dat tussen 2014 en 2019 is veranderd: de hoeveelheid tijd die we op onze telefoon doorbrengen. Het effect hiervan op onze productiviteit is duidelijk: afleiding, verdeelde aandacht en de verleiding om taken uit te stellen in plaats van focus.
Met dat in gedachten, voegde ik onder andere een nieuw hoofdstuk aan de nieuwe editie, genaamd 'Leg die telefoon eens weg'.

De 3 C's
Ik verdeel mijn dag in 3 verschillende modi, en gebruik dan een telefoon-blocker app, zodat toegang tot bepaalde apps, op basis van de modus waarin ik me bevind, wordt beperkt. (Ik gebruik 'QualityTime' voor Android, maar iPhone apps zoals Freedom werken ook).

Creëren
Dat is de modus om aan de slag te gaan en stevig te werken aan iets waar ik echt waarde kan toevoegen. Dit is de tijd van de dag waarin ik mijn beste energie en aandacht nodig heb voor mijn moeilijkste, meest creatieve of stevig denkwerk. Het is totale focus, in eenzaamheid, met nul afleiding. Tijdens deze tijd (voor mij, meestal in de vroege ochtend) blokkeert mijn telefoon de toegang tot Instagram, Twitter, e-mail en de browser om afleidingen te vermijden. Whatsapp is beschikbaar om berichten te sturen naar collega's, maar meldingen zijn geblokkeerd, zodat het me niet onderbreekt.

Samenwerken
Dit is waar ik de regels een beetje losser toepas, maar ik ben nog steeds in de werkmodus. In de tijd van samenwerken, wat voor mij vooral de middagen zijn, gaat mijn werk over op het ondersteunen van andere mensen in het werk dat ze doen. Mijn telefoon ondersteunt dit door mij weer toegang te geven tot e-mail. Ik kan de bankrekening van het bedrijf controleren en deelnemen aan Zoom-gesprekken. Ik heb toegang tot dingen zoals podcasts en het internet, maar ik beperk nog steeds de toegang tot Instagram en Twitter. Als ik af en toe onderbroken word door whatsapp-berichten of meegezogen word in e-mails, is dat ok.

Chillen
Het probleem met telefoons, vooral als je regelmatig vanuit huis werkt, is dat ze niet geschikt zijn voor ontspanning. Dus 's avonds probeer ik mijn toegang tot sommige werkapps te beperken, zoals mijn e-mail. Ik sta mezelf toegang tot sociale media toe maar na 22.00 uur gaat de telefoon weer op slot. Het is dan tijd om te beginnen met ontspannen en klaar om te gaan slapen.

Het toepassen van deze drie C's helpt mij om mijn telefoon goed in te zetten. Het schakelen tussen creëren en samenwerken zorgt ervoor dat ik door de dag heen mijn focus kan houden bij wat echt belangrijk is.

Het effectief beheren van onze aandacht is misschien wel de meest essentiële vaardigheid om de productiviteit op Ninja-niveau te garanderen. We zijn verder gegaan door van eenvoudig 'time management' vooral in te gaan op het grote belang van 'aandachtsmanagement'.

Er is natuurlijk nog veel meer dat ik kan zeggen over dit alles.  Het is allemaal te lezen in de bijgewerkte versie van Zo word je een ProductiviteitsNinja. Ik hoop dat je het leuk vindt om het te lezen.

Graham Allcott is productiviteitstrainer, sociaal ondernemer en oprichter van Think Productive. Think Productive helpt personen en organisaties wereldwijd om een overload aan informatie de baas te worden en meer te doen met minder stress. Think Productive heeft vestigingen in Engeland, Canada, de Verenigde Staten, Australië en de Benelux. Hij is de auteur van Zo word je een ProductiviteitsNinja.


Event - Zo word je een productiviteitsninja nieuws
9 februari 2016 | Yolanda van Heese

Terwijl de meeste mensen in Nederland zich klaar maken voor het weekend lopen ongeveer 40 kenniswerkers een vergaderzaaltje binnen. Ze komen luisteren naar Graham Allcott, auteur van het boek Zo word je een Productiviteits Ninja.

Met een kop koffie vertellen de deelnemers aan elkaar waarom ze hier zijn: op zoek naar kennis hoe ze hun werk beter kunnen organiseren. En ze zijn nieuwsgierig naar de schrijver. Want het boek hebben de meesten al gelezen, nu willen ze hem ook wel zien! Ter introductie vertelt Allcott dat hij zelf eigenlijk nooit zo georganiseerd werkte. Sterker nog, toen hij drie jaar geleden werkte aan de universiteit van Birmingham had hij een overvolle agenda en een enorme to-do list. Een tijd waarin hij zijn afspraken en toezeggingen niet altijd kon waarmaken, omdat hij geen overzicht had over zijn werkzaamheden. Allcott ging daarom op zoek naar manieren om weer grip op zijn agenda te krijgen. En die heeft hij gevonden.

Hoe? Hij is gaan werken 'als een ninja'. Allcott realiseerde zich namelijk één ding: je moet je aandacht goed kunnen richten om succesvol te zijn. Aandacht is de sleutel tot productiviteit: hoe beter je die richt (of afschermt), hoe groter de kans van slagen. En laat aandacht sturen nou net een kernkwaliteit van ninja's zijn! Hij heeft de lessen afgekeken en overgenomen. Allcott: 'Het is niet moeilijk, echt niet. Als ik het kan.... dan kunnen jullie het ook!'.

Werken met aandacht

Allcott geeft wel twee waarschuwingen vooraf. Allereerst legt hij uit dat we niet moeten verwachten dat we na afloop van de workshop experts in timemanagement zijn. ‘Dat gaat nooit lukken. Timemanagement kan helemaal niet: je kunt tijd niet beheersen. Je aandacht, daar gaat het om.'

Ten tweede: laat het idee dat je alles kunt afronden los. Accepteer dat perfectie niet mogelijk is, zeker niet in de huidige 24/7 informatie maatschappij.

Dat gezegd hebbende legt Allcott vervolgens in razend tempo uit wat de negen Ninja-eigenschappen zijn die je als moderne kenniswerker nodig hebt om succesvol te zijn. Drie belangrijke ervan zijn:

#1 Wees zen-kalm

Verzeker dat je je geen zorgen hoeft te maken over allerlei dingen die niets te maken hebben met de klus die je op dat moment wilt doen. Je brein maakt namelijk geen onderscheid tussen hele kleine dingen (een boek bij de bibliotheek ophalen) en grote dingen (een projectplan opzetten en uitwerken). En, een belangrijke tip van Allcott: wees je bewust van de verschillende rollen in je werk. Die van de ‘baas’: verantwoordelijk voor plannen en organiseren van je werk, en die van de ‘werknemer’: verantwoordelijk voor het feitelijke uitvoeren van je werk. Wanneer je die twee uit elkaar haalt kun je kalm en zonder zorgen werken aan de klus van het moment.

#2 Wees meedogenloos

Zet je aandacht gericht in, op de dingen die voor jou belangrijk zijn. Breng daartoe voor jezelf in kaart wanneer je op zijn scherpst en geconcentreerd ben, of wel ’pro-actief’ bent - voor de meeste mensen is dat in de ochtend. En ga na wanneer je inactief (meestal na de lunch) en actief bent (over het algemeen de laatste uren van de middag). Wanneer je daar in je planning rekening mee houdt, zul je productiever kunnen zijn.

En zorg bovendien dat je niet afgeleid kunt raken. Blok webpagina's, zet je email en desnoods je telefoon uit: afleidingen zijn taboe. Ga dus niet je mail elke 5 minuten bekijken, maar handel die op specifieke momenten af van de dag af, passend bij jouw mate van concentratie.

#3 Gebruik camouflage en wees onzichtbaar

Een ninja beheerst de kunst van het onzichtbaar zijn. Zorg dat je weet wanneer je rustig en ongestoord wilt werken en organiseer dat ook. Dat kan op allerlei manieren: door een uurtje in je agenda per week te blokken om rustig aan je planning te werken tot en met een wat langere periode vrij te nemen en ergens ver weg te gaan zitten als je een boek wilt schrijven.

Na deze toelichting heeft de zaal nog de nodige vragen. Want het klinkt zo logisch en voor een deel is het herkenbaar met werkwijzen als Getting Things Done, maar in de praktijk brengen... Dat is wel wat anders.

Begin een nieuwe gewoonte…

Allcott is echter helder: Begin met een paar uur in de week voor reflectie en review: de impact daarvan is enorm. Breng vervolgens je inbox van je email naar nul. Dat kost je ongeveer drie uur en geeft je een enorm gevoel van vrijheid en rust. Want, elke mail in je inbox geeft je brein aanleiding voor zorgen: wat moet ik er nog mee doen, welk bommetje zit er nog in, welke klus hangt me nog boven het hoofd? Met een lege inbox hoeft je brein je daarover geen zorgen meer te maken. Elke dag een half uurtje bijwerken zorgt ervoor dat je inbox op 0 blijft en dat jij weet wat er speelt.

En last but not least: erken dat er geen perfectie is. Je zult tegen hobbels aanlopen - dat is ok! Zorg ervoor dat je je ontwikkelt en verbeteren. Speel met de mogelijkheden en word comfortabel met je veranderende gewoontes. Eén nieuwe gewoonte per keer, en begin met een kleine verandering. Focus erop en zie wat er van komt. Zo maak je stappen.

…en merk direct resultaat!

Na afloop praten de deelnemers nog even na met elkaar. Wat zijn nou de tips waar zij het meest aan hebben gehad? Het onderscheid in soorten werkzaamheden, van baas of werknemer, blijkt veel mensen een tool in handen te geven waar ze in de praktijk veel aan hebben. Ook de tip te plannen naar je aandacht (pro, re- of inactief) blijkt voor veel deelnemers nuttig te zijn. 'Ik kan nu veel meer voortgang maken tijdens mijn pro-actieve uren'.

Enthousiast gaan de deelnemers van de workshop naar huis: zij hebben een paar nuttige tips gekregen om de regie in eigen hand te nemen!

Yolanda van Heese is auteur en coach voor leidinggevenden en hun teams. Tevens is zij oprichter van Leaders Online.


Preview - Zo word je een ProductiviteitsNinja preview
5 november 2015 | Marcel van den Berg

Minder stress, meer bereiken, meer plezier – dat is de ondertitel van het boek Zo word je een Productiviteits Ninja van Graham Allcott. Te mooi om waar te zijn? Of toch haalbaar? Inmiddels is ‘How to be a Productivity Ninja’ in meerdere talen verschenen en hard op weg om wereldwijd één van de meest succesvolle boeken te worden op het gebied van productiviteit en slimmer werken. Een preview.

Graham Alcott begint Zo word je een productiviteits Ninja met de woorden: ‘Beste medemens’. Dit geeft het karakter van het boek en de benadering van Allcott goed weer. Waar veel managementboeken een soort perfect leven beschrijven van een goeroe die alles weet en alles kan, begint Allcott zijn boek met ons als mens. We zien mensen die grootse prestaties hebben geleverd vaak als bovenmenselijk en verheven boven de rest. Toch waren deze personen – we hebben allemaal zo onze eigen helden – op heel wat vlakken net zo als jij en ik. De sterkste leiders missen wel eens sturing en zelfs de groten der aarde lijden onder toeslaande twijfels of andere onzichtbare zwaktes. Maar hoe kunnen wij net zo productief zijn als deze personen?

Allcott definieert productiviteit als ‘in staat zijn te bereiken wat je wilt, met zo min mogelijk inspanning en moeite’. Hierbij is het aan de lezer zelf om te bepalen waar de lat ligt. Het gaat niet om zoveel mogelijk dingen doen, maar om vooral de juiste dingen te doen.

In het boek beschrijft Allcott 9 eigenschappen van een Productiviteits Ninja en wat je daarvan kunt leren als kenniswerker in deze tijd van informatie-overload en afleiding. Je ontdekt in het boek hoe je rust en kalmte, meedogenloosheid, het hanteren van je wapens, onzichtbaar zijn en camouflage gebruiken, niet alledaags zijn, behendigheid, zelfbewustzijn en voorbereiding in je werkwijze en houding kunt verwerken om gedaan te krijgen wat jij in je leven wilt bereiken. De negende eigenschap wordt verschillende keren in het boek benadrukt ‘wees mens en geen superheld’. Je hoeft niet op magische wijze een superheld te worden om een Productiviteits Ninja te kunnen zijn.

Ons werk vandaag de dag is complexer dan ooit te voren en onze rollen zijn minder duidelijk afgebakend. Daarnaast is de snelheid van communicatie de afgelopen jaren radicaal verhoogd. Allcott adviseert om vrede te sluiten met het volgende gegeven: Je krijgt nooit alles af. Als je dit omarmt in plaats van het probeert te bevechten door meer en harder te werken, ontstaat er ruimte en rust.

Succesvol Aandachtsmanagement is de nieuwe sleutel om productief te zijn. Hoe goed je je aandacht kunt richten en beschermen is bepalend voor je slaagkans in je werk en je leven. Je aandacht wordt echter voortdurend onder vuur genomen door een aantal hardnekkige vijanden: stress, uitstelgedrag, onderbrekingen, afleidingen, minder belangrijke verplichtingen, hinderlijke werkwijzen enz. Om deze obstakels te overwinnen moeten we volgens Allcott een andere mentaliteit ontwikkelen: die van de Ninja.

In Zo word je een Productiviteits Ninja wordt op een praktische en prettig leesbare manier uitgewerkt hoe je deze mentaliteit kunt ontwikkelen. Theorie en voorbeelden worden afgewisseld met concrete opdrachten waar je zelf mee aan de slag kunt. Als je het boek uit hebt mag je jezelf een heuse Productiviteits Ninja noemen!

Marcel van den Berg trainer, consultant en ondernemer bij Think Productive Benelux

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden