Handboek Sharepoint 2016

1 Wat is SharePoint? 1
SharePoint als blokkendoos 2
Wat is SharePoint 2016 precies? 2
SharePoint-versies 4
SharePoint Standard 4
SharePoint Enterprise 4
SharePoint Online 5
Voordelen 5
Geschiedenis van SharePoint 6
Tips & handigheidjes 10

2 Look & feel 11
Niveaus binnen SharePoint 12
Terminologie binnen SharePoint 2016 12
Siteverzameling 12
Sites/subsites 12
Pagina 12
Webonderdeel 13
Lijst 13
Bibliotheek 13
Bovenste koppelingsbalk 14
Snel starten 14
Instellingen 14
Lint 15
Persoonlijke links 15

3 Lijsten 17
Opbouw van een lijst 18
Standaardapps voor lijsten 18
Announcements (Aankondigingen) 19
Calendar (Agenda) 19
Contacts (Contactpersonen) 19
Discussion Board (Discussiebord) 19
Issue Tracking (Problemen bijhouden) 20
Links (Koppelingen) 20
Survey (Enquête) 20
Tasks (Taken) 20
Custom List (Aangepaste lijst) 20
Custom List in Datasheet View 21
Import Spreadsheet 21
Werken met lijsten 21
Een lijst maken 21
Items aan een lijst toevoegen 21
Snel een lijst met items vullen 22
Item bekijken 22
Item aanpassen 22
Item verwijderen 23
Itemsnelmenu gebruiken 23
List Settings 23
Tips & handigheidjes 24

4 Bibliotheken 25
Standaardapps voor bibliotheken 26
Asset Library (Activabibliotheek) 26
Data Connection Library (Gegevensverbindingsbibliotheek) 26
Document Library (Documentenbibliotheek) 27
Form Library (Formulierenbibliotheek) 27
Picture Library (Afbeeldingsbibliotheek) 28
Record Library 28
Report Library (Rapportbibliotheek) 28
Wiki Page Library (Wikipaginabibliotheek) 29
Werken met bibliotheken 29
Een bibliotheek maken 29
Onderdelen aan de bibliotheek toevoegen 30
Itemsnelmenu 32
Snel metagegevens invullen 33
Library Settings 33
Tips & handigheidjes 34

5 Metagegevens 35
Metagegevens in SharePoint 36
Werken met kolommen 37
Kolommen op site(verzamelings)niveau 37
Kolommen op lijst- of bibliotheekniveau 38
Bestaande kolommen toevoegen 38
Kolomvolgorde wijzigen 39
Tips en handigheidjes 39

6 Navigatie 41
Onderdelen in de navigatie 42
Werken met navigatie 42
Bovenste koppelingsbalk (Top Link Bar) 42
Sectie Snel starten (Quick Launch) 43
Navigatie 43
Beheerde navigatie 48
Tree View 49
Snel aanpassen van de navigatie 49
Recent 49
Instellingen metagegevensnavigatie 50
Publishing-onderdeel in- en uitschakelen 51

7 Weergaven 53
Werken met weergaven 54
Standaardweergave aanpassen 54
Nieuwe weergave maken 55
Wisselen tussen verschillende weergaven 55
Tips en handigheidjes 56

8 App- en webonderdelen 57
App-onderdelen 58
Webonderdelen 58
Meest gebruikte webonderdelen 58
Hybride versie van SharePoint 2016 61
Wat is hybride? 61
Hybrid search 62
Hybride OneDrive for Business 62
Installeren 63
Hybride teamsites 64
Bestanden synchroniseren en delen (hybride OneDrive) 64
Uitbreidbaar startprogramma voor hybride apps 64
Hybride SharePoint-taxonomie en hybride inhoudstypen 65
Werken met app- en webonderdelen 65
App-onderdeel toevoegen 65
Webonderdeel toevoegen 65
App- of webonderdeel bewerken 66
Tips en handigheidjes 68

9 Werken met Office-programma’s 69
Office Web Apps 70
Integratie met Outlook 71
Exporteren naar Excel 72
Documentsjabloon 72
Office in documentenbibliotheek 72
Werken met Office-programma’s 73
Koppeling per e-mail verzenden 73
Waarschuw mij 73
Verbinden met Outlook 74
Exporteren naar Excel 74
Openen met Access 74
Documentsjabloon 75
Tips en handigheidjes 76

10 Mijn site 77
Wat is Mijn site? 78
Newsfeed 78
Over mij (About me) 79
Blog 79
Apps 79
Taken (Tasks) 80

11 OneDrive voor Bedrijven 81
Inleiding 82
Werken met OneDrive voor Bedrijven 83
Persoonlijke documentenbibliotheek synchroniseren 83
Documentenbibliotheken van SharePoint synchroniseren 83

12 Geavanceerde metagegevens 85
Beheerde metagegevens 86
Beheerde termen 86
Validatie 88
Werken met metagegevens 88
Beheerde termen 88
Beheerde metagegevens 90
Formules 91

13 Inhoudstypen 93
Wat is een inhoudstype? 94
Voordelen van inhoudstypen 95
Werken met inhoudstypen 96
Inhoudstypen definiëren 99
Inhoudstypen documenteren 100
Hub voor inhoudstypen 100
Voordelen 101
Nadelen 101
Tips en handigheidjes 101

14 Versiebeheer 103
Inleiding 104
Werken met versiebeheer 105
Versiebeheer activeren 105
Versiebeheer bekijken 105
Versies vergelijken 106
Een versie publiceren 106

15 Inhoudsbeheer 107
Inleiding 108
Werken met inhoudsbeheer 108
Inhoudsbeheer activeren 108
Instellingen voor Inhoudsbeheer 109
Inhoudstypen 110
Regels voor inhoudsbeheer 110

16 Documentensets 111
Inleiding 112
Werken met documentensets 112
Voorbereidende stappen 113
Vervolgstappen 113
Documentenset in de bibliotheek maken 116
Overzicht 116
Documentenset vullen 116
Documentenset beheren 117
Tips en handigheidjes 118

17 Document-id’s 119
Inleiding 120
Werken met document-id’s 120
Document-id activeren 120
Document-id-instellingen 120

18 Beheer van records ter plaatse 123
Inleiding 124
Werken met beheer van records ter plaatse 124
Beheer van records ter plaatse activeren 124
Instellingen voor de declaratie van records 125
Declaratie van records 126
Declaratie van record ongedaan maken 127

19 Informatiebeheerbeleid 129
Inleiding 130
Werken met informatiebeheerbeleid 130
Informatiebeheerbeleid instellen 130
Sjabloon koppelen 131

20 Bewaring ter plaatse en eDiscovery 133
Bewaringen 134
SharePoint eDiscovery-centrum 134
Bewaring ter plaatse 135
SharePoint eDiscovery-export 135
eDiscovery op ondernemingsniveau 136
Werken met bewaringen 136
Bewaring activeren 136
Bewaring maken 137
Rapportage 137
Tips en handigheidjes 138

21 Werkstromen 139
Inleiding 140
Typen werkstromen 140
Goedkeuring 141
Handtekeningen verzamelen 141
Feedback verzamelen 142
Goedkeuring voor bestemming 142
Drie statuswaarden 143
Werken met werkstromen 143
Onderdeel Werkstromen activeren 143
Werkstroom configureren 144
Tips en handigheidjes 144

22 Sitesjablonen 145
Inleiding 146
Voorbeelden 146
Werken met sitesjablonen 150
Nieuwe site maken 150
Site opslaan als sjabloon 150

23 Overige instellingen voor lijsten en bibliotheken 153
Instellingen 154
General Settings 155
List name, description and navigation 155
Versioning settings 155
Advanced settings – lijsten 155
Advanced settings – bibliotheken 156
Validation settings 156
Column default value settings 157
Metadata navigation settings 157
Rating settings 157
Audience targeting 157
Pre-location view settings 157
Form settings 157
Permissions and Management 158
Delete this list/library 158
Save list/library as template 158
Permissions for this list/library 158
Manage files which have no checked in version 158
Workflow settings 158
Enterprise metadata and keywords settings 158
Generate file plan report 158
Information management policy settings 159
Record declaration settings 159
Communications 159
RSS settings 159
Tips en handigheidjes 159

24 Overige instellingen voor sites 161
Users and Permissions 162
People and groups 162
Site permissions 162
Site collection administrators 162
Site app permissions 162
Web Designer Galleries 162
Site columns 162
Site content types 163
Web parts 163
List templates 163
Master pages 163
Solutions 163
Themes 163
Composed looks 164
Site Administration 164
Regional settings 164
Site libraries and lists 164
User alerts 164
RSS 164
Sites and workspaces 164
Workflow settings 164
Site closure and deletion 164
Term store management 165
Popularity trends 165
Search 165
Result sources 165
Result types 165
Query rules 165
Schema 165
Search settings 165
Search and offline availability 165
Configuration import 166
Configuration export 166
Look and Feel 166
Design manager 166
Title, description, and logo 166
Device channels 166
Tree view 166
Change the look 167
Import design package 167
Navigation 167
Quick launch 167
Top link bar 167
Site Actions 167
Manage site features 167
Save site as template 167
Enable search configuration export 168
Reset to site definition 168
Delete this site 168
Site Collection administration 168
FAST search 168
Recycle bin 168
Search settings 169
Site collection features 169
Site hierarchie 169
Search engine sitemap settings 169
Site collection navigation 169
Search engine optimization settings 169
Site collection audit settings 169
Audit reports logs 169
Portal site connection 170
Content type policy templates 170
Storage metrics 170
Site collection app permissions 170
Site policies 170
Popularity and search reports 170
Content type publishing 170
Variations settings 170
Variation labels 171
Translatable columns 171
Variation logs 171
Suggested content browser locations 171
Help settings 172
HTML field security 172
SharePoint Designer settings 172
Site collection health checks 172

25 Machtigingen in SharePoint 173
Machtigingen 174
Samenstelling 174
Machtigingsniveaus 174
Groep 175
Object 175
Machtigingen overnemen 176
Werken met machtigingen 177
Machtigingsniveau maken 177
Groep maken 177
Gebruikers aan een groep toevoegen 178
Overname van machtigingen stoppen 178
Machtigingen overnemen 179
Delen met andere gebruikers 179
Tips en handigheidjes 180

26 Doelgroepen 181
Inleiding 182
Werken met doelgroepen 182
Lijsten en bibliotheken 182
Navigatie 183
Webonderdelen 183
Tips en handigheidjes 183

27 Werkstromen in SharePoint Designer 2013 185
Inleiding 186
Werkstromen 186
Werken met SharePoint Designer 2013 187
Werkstromen maken 187
Casus 1 – Bug naar hoge prioriteit 189
Casus 2 - Nieuwsberichten archiveren 192
Tips en handigheidjes 193

28 Kennismaken met InfoPath 2013 195
Mogelijkheden van InfoPath 196
InfoPath en SharePoint 197
Functionaliteiten 197
Formulier kiezen 197
Werkveld 198
Het lint 198
Werken met InfoPath 201
Formulier in lijsten aanpassen 201
Formulier maken 202
Formulier publiceren 202
Formulier in webonderdeel 203
Tips en handigheidjes 204

29 Zoeken 205
Zoekcentrum 206
Zoekvak 206
Zoekverticalen 207
Suggesties 207
Paneel Verfijning 207
Zoekresultaten 208
Uitklappaneel 210
Zoekbewerkingen 211
Zoeken aanpassen 212
Tips en handigheidjes 213

30 Draagvlak bij de gebruiker creëren 215
Wat is draagvlak? 216
Voor wie is draagvlak bij de gebruiker bedoeld? 216
Draagvlak bij de gebruiker tijdens een project 217
Projectaanpak 217
SharePoint Academy – het iteratieve proces 220

A: Vertaling van de terminologie 223

Index 231