Praktijkgids voor leidinggevenden bij signalen van een (integriteits)kwestie

Optie VII: aandragen van feiten t.b.v. een oriënterend onderzoek 42
Optie VIII: gebruik van personeelsinstrumenten 43
-C: Kwesties bespreekbaar maken middels een procedure met mogelijk rechtsgevolg 44
Optie IX: gebruik van een tuchtrechtelijk onderzoek 44
Optie X: het doen van aangifte 44
Optie XI: het melden van (een vermoeden van) een misstand 45
Schematische weergave opties 45
Kleurenschema kwesties 47

Hoofdstuk III: Klachtrecht 49
Paragraaf 1 Klachtbehandeling in het algemeen 49
Inleiding 49
Mate van objectiviteit 50
Klagen om rechtsgevolg? 50
Doelstelling van klachtbehandeling 51
Klachtbehandeling kent minimaal twee doelstellingen 51
Klachtbehandeling gaat niet om waarheidsvinding 53
Klachtbehandeling i.p.v. klachtonderzoek 53
Klachtbehandeling is geen gerechtelijke procedure 53
Dwangsom bij te laat beslissen? 54
Drie manieren om klachten bespreekbaar te kunnen maken 54
-A De informele benadering 54
-B De informele procedure van klachtbehandeling 55
-C De formele procedure van klachtbehandeling 55
Schema verschillen/overeenkomsten 56
Kleurenschema klachtbehandeling 57


Klachtrecht
Paragraaf 2 Klachtbehandeling in de praktijk 59
Inleiding 59
Wat is een klacht 59
Wat is geen klacht 60
Doorsturen van (oneigenlijke klacht)brieven 61
Eigenlijke klachten 61
Eisen aan een klachtbrief 61
Anoniem klagen? 61
Wie zijn bevoegd tot klagen 62
Klagen via derden 62
Stuiten van een klacht 62
Waarom niet stuiten i.v.m. een oriënterend onderzoek 63
Wanneer hoeft men op wettelijke basis een ingediende klacht niet te behandelen 63

Klachtbehandeling in de informele procedure 65
Inleiding 65
Stappenplan bij klachtbehandeling in de informele procedure 65
Stap 1 Het intakegesprek met de klager 65
Belang van verslaglegging 66
Kort en bondig administreren 66
Rol van de klager 66
Stap 2 Het intakegesprek met de beklaagde 67
Rol van de beklaagde 67
Stap 3 Het bemiddelingsgesprek organiseren 67
Argumenten om een bemiddelingsgesprek toch te willen organiseren 68
De klachtbehandelaar bij stap 3, zou dat de direct leidinggevende
zelf kunnen zijn? 68
De rol van de klachtbehandelaar 68
Weigering deelname aan het bemiddelingsgesprek 69
Positie klager 69
Positie beklaagde 69
Wat nu als beklaagde een inhuurkracht is 69
Stap 4 Afronding klachtbehandeling informele procedure 70
Schriftelijk standpunt 70
De toonzetting van de brief bij informele klachtbehandeling 71
Einde van de klachtbehandeling? 72
Kenbaarheidsvereiste 72
Wat nu als klager het niet eens is met het standpunt van de organisatie 72
Wat nu als beklaagde het niet eens is met het standpunt van de organisatie 72
Schematische weergave stappenplan informele procedure 73

<b.Klachtbehandeling in de formele procedure
Inleiding 75
De formele procedure 75
Stappenplan bij klachtbehandeling in de formele procedure 75
Stap 5 Intakegesprek met klager 76
Stap 6 Intakegesprek met beklaagde 76
Stap 7 De hoorzitting 76
Stap 8 Het advies van de klachtencommissie 77
Stap 9 De afdoeningsbrief 77
Gegrondverklaring 77
Ongegrondverklaring 77
Geen oordeel 77
Kenbaarheidsvereiste 78
Stap 10 Vervolg bij de Nationale ombudsman 78
Schematische weergave stappenplan formele procedure 79
Kleurenschema klachtbehandeling 81

Klachtrecht
Paragraaf 3 Klachtbehandeling bij de Nationale ombudsman 83
Inleiding 83
Stap 10 Verzoekschrift klager 83
Stap 11 Hoorzitting No 84
Stap 12 Standpunt No 84
Toch rechtsgevolg via de No? 84
Toch rechtsgevolg voor beklaagde? 85
Intern rechtsgevolg 85
Extern rechtsgevolg 85
Samenvatting klachtbehandeling 86
Volledig schema klachtbehandeling 87

Klachtrecht ongewenste omgangsvormen 89
Paragraaf 4 Klachtbehandeling van ongewenste omgangsvormen 89
Inleiding 89
Wat is een klacht over ongewenste omgangsvormen 90
Wat valt niet onder de definitie van klacht 90
Wie zijn bevoegd tot klagen 90
Uitwerking omschrijvingen van klachten van ongewenste omgangsvormen 91
Omschrijving van: Seksuele intimidatie 91
Uitspraak van een rechtbank waarbij het aspect
seksuele intimidatie aan de orde is gekomen 91
Agressie en geweld 92
Pesten 92
Vormen van pestgedrag 92
Discriminatie 93
Wat zijn klachtelementen 94
Wat is de rol van de vertrouwenspersoon bij klachtbehandeling ongewenste omgangsvormen 94
Eisen aan een klachtbrief 94
Anoniem klagen? 94

Klachtrecht ongewenste omgangsvormen
Klachtbehandeling in de informele procedure 97
Inleiding 97
De informele klachtbehandeling in de lijn 98
Stappenplan 98
Stap 1 Het intakegesprek met de medewerker (klager) 98
Analyse van het intakegesprek 98
Verslaglegging 99
Stap 2 Het intakegesprek met de beklaagde 99
Analyse van het intakegesprek 100
Niet de waarheid najagen 100
Stap 3 Het bemiddelingsgesprek organiseren 101
Argumenten om een bemiddelingsgesprek te willen organiseren 101
Verschijningsplicht 102
Stap 4 Standpunt van de organisatie 102
De brief van het lijnmanagement 102
Schematische weergave stappenplan informele procedure klachtbehandeling 105
Klachtrecht ongewenste omgangsvormen

Klachtbehandeling in de formele procedure 107
Inleiding 107
Stap 5 Het indienen van de klachtbrief 107
Anoniem klagen? 108
Schematische weergave stappenplan formele procedure klachtbehandeling 109
Mogelijke vervolgstappen na de afdoeningsbrief 110
De mogelijkheid van de klager 110
De mogelijkheid van de beklaagde 111
De mogelijkheden voor de organisatie 111
Extra juridische aandachtspunten bij klachtbehandeling ongewenste omgangsvormen 111
Toch rechtsgevolg willen hebben? 112
De medewerker eist een onderzoek 113
Zwijgrecht 113
Verschijningsplicht 113
Samenvatting klachtbehandeling ongewenste omgangsvormen 114
Schema samenloop definities ongewenste omgangsvormen met het tuchtrecht, strafrecht en personeelsbeleid 115
Kleurenschema klachtbehandeling ongewenste omgangsvormen 119

Hoofdstuk IV: Het vermoeden van een misstand 121
Inleiding 121
Spelregels 121
Doelstelling bij het melden van een vermoeden van een misstand 122
Rechtsbescherming volgens de wet 122
De houding van de leidinggevende 123
Juridisch kader 123
Wat is een vermoeden van een misstand 124
Wat is geen misstand 125
Is men verplicht om melding te doen 126
Is het niet melden de ambtenaar mogelijk aan te rekenen 126
Wie kunnen melding doen 127
Bij wie moet de ambtenaar de melding doen (of werknemer of zelfstandige) 127
-Optie I: Interne procedure 127
Wie stelt, komt met bewijs/feiten 127
-Optie II: Externe procedure 128
Wanneer kan een directe externe melding van een vermoeden van een misstand legitiem zijn 129
Verzoekschrift 129
Anoniem melden? 129
Wat gaat het Huis voor klokkenluiders met het verzoekschrift doen 129
Wat gebeurt er met de identiteit van de melder 130
Feitelijk onderzoek van het Huis naar een vermoeden van een misstand 130
Dwingende maatregelen van het Huis 130
Onderzoek naar bejegening van de melder door de werkgever 130
Praktische tips voor leidinggevenden 131
Kleurenschema Wet Huis voor klokkenluiders 133

Hoofdstuk V: Het vermoeden van een integriteitsschending 135
Inleiding 135

Paragraaf 1 Het oriënterend onderzoek 135
Wat betekent de term ‘afbreuk voor de organisatie’ 136
Definitie Goed Ambtenaarschap 136
Voorbeelden van oriënterende onderzoeken gepleegd door leidinggevenden 137
Eisen aan een oriënterend onderzoek 138
Wie zijn bevoegd tot het verrichten van oriënterende onderzoeken 138
Objectiviteit bij onderzoek door de (eigen) leidinggevende 138
Oriënterend onderzoek doen met of zonder medeweten van de medewerker 139

Het oriënterend onderzoek verrichten met medeweten 141
Inleiding 141
Stappenplan instellen oriënterend onderzoek met medeweten van de medewerker 141
De stap wel of niet nemen 141
Stap 1 Beoordeling incident/kwestie 141
Onderzoeksopdracht 142
Stap 2 De aanzeggingsbrief 142
Stap 3 Gesprek met de medewerker 142
De status van de medewerker 142
Stap 4 Het verrichten van onderzoek 143
Stap 5 Verstrekken van het feitencomplex 143
Stap 6 Wederhoor 143
Stap 7 Het dossier al dan niet aanbieden aan het bevoegd gezag 144
Stap 8 De uitkomst melden bij de medewerker 144
Twee opties:
Er is geen afbreuk geconstateerd 144
Er is wel afbreuk geconstateerd 144
Schematische weergave stappenplan oriënterend onderzoek met medeweten van de medewerker 145

Het oriënterend onderzoek verrichten zonder medeweten 147
Inleiding 147
Verbod op willekeur 147
Opsporingsmethodiek of opsporingsmiddel 148
Inbreuk maken op de (grond)rechten van de medewerker 148
Wanneer stopt een oriënterend onderzoek (zonder medeweten) 149
Wanneer krijgt de (onwetende) medewerker iets te horen 149
Geen enkele mededeling 149
Wel kennisgeving van zaken 149
Voorbeeld keuze vervolgstappen op basis van verzamelde feiten 150
Vervolgstappen 150
Schematische weergave stappenplan OO zonder medeweten van de medewerker 151
Kleurenschema oriënterend onderzoek 152

Paragraaf 2 Het tuchtrechtelijk onderzoek 155
Inleiding 155
Juridisch kader 155
Wat is plichtsverzuim 156
Vier vormen van plichtsverzuim 156
De term ‘vermeend plichtsverzuim’ 157
De aanleiding tot het instellen van een disciplinair onderzoek 157
Uitwerking verschillende aanleidingen 158
A: N.a.v. een kwestie 158
B: Op basis van resultaten uit een oriënterend onderzoek 158
C: Op basis van een klachtdossier 159
D: Op basis van een klachtdossier ongewenste omgangsvormen 159
E: Op basis van een strafrechtelijk onderzoek 160
Bestuursrechtelijk denken i.p.v. strafrechtelijk willen handelen 160
Voorbeeld verschil in benadering 161
Een strafrechtelijk dossier gebruiken 162
Wanneer moet men bij het OM navraag doen 162
Twee procedures naast elkaar? 162
F: Op basis van een ander disciplinair onderzoek 162

Procedurele stappen in het disciplinaire traject 163
Inleiding 163
Stappenplan bij disciplinaire onderzoeken 163
Stap 1 Analyse van een kwestie/melding/voorval 163
Stap 2 De aanzeggingsbrief 164
De aanzeggingsbrief is geen besluit 164
De inhoud van de aanzegging 164
Stap 3 Het intakegesprek met betrokkene 165
Stap 4 Het verzamelen van feiten (onderzoek verrichten) 165
Stap 5 Het verstrekken van het feitencomplex 166
Stap 6 Het verantwoordingsgesprek 166
Stap 7 Analyse van het disciplinair onderzoeksdossier 166
Vier cruciale vragen 166
Verplicht advies van de Adviescommissie Grondrechten en
Functie-uitoefening Ambtenaren (AGFA) 167
Stap 8 Uitkomst melden aan betrokkene 168
Stap 9 Voornemen tot strafoplegging 168
Stap 10 Zienswijzegesprek 168
Stap 11 Uitreiking van het primaire besluit 168
Schematische weergave stappen disciplinair onderzoek 170

Paragraaf 3 Juridische aspecten bij interne onderzoeken 173
Inleiding 173
Goed ambtenaarschap en het beginsel van fair play 173
Het zijn van ambtenaar is iets speciaals 173
Gebruik verklaringen betrokkene in het strafprocesrecht 174
Zowel tuchtrechtelijke als strafrechtelijke bestraffing? 175
Zichzelf mogelijk belasten 175
Verantwoording moeten afleggen 175
Het afleggen van een gedeeltelijke verklaring 176
Uitleg ‘buiten de wil van de ambtenaar laten verklaren’ 176
Uitleg ‘langs indirecte weg laten verklaren’ 176
Zwijgrecht 177
Het horen van collega-getuigen 177
Gebruik verklaringen van derden 177
Verschoningsrecht 177
Op sommige vragen geen antwoord kunnen of willen geven 178
Bestuursrechtelijk denken i.p.v. strafrechtelijk willen handelen 178
Bewijsleer in het bestuursrecht 179
Bewijs door aannemelijkheid 179
Bewijs uitsluitend geleverd door eigen verklaring 180
Feitenverzameling door specialisten 180
Geluidsopnames 180
Onderzoekstermijn bij onderzoeken 181
Samenloop met het strafrecht 181
Mag het onderzoeksdossier aan het OM worden afgestaan t.b.v. een aangifte 182
Weigering gebruik eigen verklaring t.b.v. het strafrecht 182
Mag het strafrechtelijk dossier gebruikt worden in een disciplinair onderzoek 182
Wraking 183
Wie stelt, komt met bewijs/feiten 183
Briefgeheim 184
Eigendom of bezit? 184
Rol van de raadsman/belangenbehartiger 184
Verschijningsplicht 185
Afschrift eigen verklaring 185
Verslaglegging bij geheimhouding 185

Hoofdstuk VI: Het vermoeden van een strafbaar feit 187
Inleiding 187
Geen aangifte doen? 187
Wie doet aangifte: de ambtenaar of het bestuursorgaan 188
Bij wie kan men aangifte doen 188
De Rijksrecherche 188
Algemene uitgangspunten inzet Rijksrecherche 189
Typische zaken die behandeld worden door de Rijksrecherche 189
Mogelijke rijksrecherchezaken 190
De aanvraag/het advies in de praktijk 192
Kleurenschema aangifteplicht 192
Schema juridische kaders klachten ongewenste omgangsvormen vs. aangifteplicht 193

Hoofdstuk VII: Maatregelen van orde 195
Inleiding 195
Maatregelen van orde en de impact op het individu 195
Maatregelen van orde en de impact op het team 196
a. Tijdelijke (o)verplaatsing 197
b. Buitengewoon verlof 197
c. Buitenfunctiestelling 198
d. Schorsing 198
e. Ontzegging toegang tot gebouwen 199
f. Inname van goederen die van dienstwege zijn verstrekt 200
Zorg en nazorg 200
Kleurenschema maatregelen van orde 201

Hoofdstuk VIII: Personeelsinstrumenten 203
Inleiding 203
Beleidsregels 203
Persoonlijke norm versus organisatienorm 204
Wat is een besluit 205
Wat is een beheersbeslissing 205
Voorbeelden van beheersbeslissingen of besluiten 206
Maatschappelijke norm versus organisatienorm 207
De norm 207
Handhaven of herstellen van de norm 208
Dienstopdracht 208
Dossiervorming 210
Wie stelt, komt met bewijs/feiten 210
Ziekte is objectiveerbaar 210
Medisch geheim 210
Gesprekkencyclus 211
Correctiegesprek 211
Functioneringsgesprek 211
Beoordelingsgesprek 211
Het ontwikkelingsgesprek 212
Het doelstellingengesprek 212
De gesprekkencyclus in de praktijk 212
Het nulmoment 213
Schema opsomming personeelsinstrumenten 214

Bijlage A Definities van gedragingen 215
Wanprestatie en verspilling 215
Misbruik van bevoegdheden 215
Belangenverstrengeling 216
Misbruik van informatie 216
Wangedrag in vrije tijd 216
Giften 216
Corruptie 217
Fraude 217
Schema verschillen en/of overeenkomsten van oriënterend, disciplinair en strafrechtelijk onderzoek 218

Voorbeeldbrieven 220
Rapportage klachtbehandeling 220
Stuiten van een klacht 222
Klachtbehandeling informele procedure ongewenste omgangsvormen 223
Klachtbehandeling formele procedure ongewenste omgangsvormen 225
Melding vermoeden van een misstand 228
Aanzegging oriënterend onderzoek 230
Opdrachtverstrekking oriënterend onderzoek met medeweten 232
Opdrachtverstrekking oriënterend onderzoek zonder medeweten 234
Aanzegging disciplinair onderzoek 236
Opdrachtverstrekking disciplinair onderzoek 238
Beheersbeslissing 240

Correcte terminologie 242
Klachtbehandeling 242
Klachtbehandeling ongewenste omgangsvormen 243
Vermoedens van misstanden 244
Oriënterend onderzoek 245
Disciplinair onderzoek 245

Een woord van dank 246