Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20

Column

Edwin Zasada - Timemanagement? Een cursus energiemanagement!

Wettelijk heeft een medewerker op werkdagen van meer dan 5,5 uur recht op twee pauzes van minimaal 15 minuten. De meeste organisaties zullen op of rond de wettelijke richtlijn zitten. Misschien met iets meer pauzetijd, maar slechts zelden met significant meer pauzemomenten. Slim is dat niet, vooral niet nu kenniswerkers een steeds groter deel van onze economie voor hun rekening nemen.

Edwin Zasada | 27 juli 2021 | 4-5 minuten leestijd

Daniël Kahneman is misschien wel een van de beroemdste psychologen ter wereld. Zijn boek, Thinking, Fast and Slow is een wereldwijde bestseller. Dat mag ook wel, want dankzij hem weet vrijwel iedereen dat ons brein op grofweg twee verschillende manieren kan werken. Meestal gebruiken we Systeem 1, waarbij we snel en onbewust handelen zoals tijdens het neerzetten van mijn vingers op de juiste toetsen bij het typen van deze woorden, maar ook bij het handelen uit gewoonte of bij automatische reacties. Op andere momenten gebruiken we Systeem 2, zoals op het moment dat we complexe problemen proberen te doorgronden of op andere momenten waarop we een gecontroleerd denkproces doorlopen. Bijvoorbeeld als we keuzes maken, een plan opstellen of wilskracht uitoefenen.

Cognitieve capaciteit
Om Systeem 2 te kunnen gebruiken, maken we gebruik van een gemeenschappelijke cognitieve capaciteit. Die is overigens niet stabiel, maar verschilt van persoon tot persoon en van tijd tot tijd. Een hoge mate van wilskracht, één van de capaciteiten die afhankelijk is van die cognitieve capaciteit, leidt bijvoorbeeld onder andere tot een hoger gemiddeld cijfer op school, een beter aanpassingsvermogen met minder gevallen van psychopathologie, een hoger zelfvertrouwen, minder eetbuistoornissen, minder alcoholmisbruik, betere relaties en interpersoonlijke vaardigheden, veilige hechting en optimalere emotionele reacties. Maar wat is nu het probleem; als we een beroep op onze cognitieve capaciteit doen, raken we een beetje vermoeid. Die vermoeidheid ken je misschien wel van na een inspannende vergadering, een dag waarop veel beslissingen gemaakt moeten worden of een moment waarop er een zwaar beroep op je wilskracht gedaan wordt.  

Snack
In 2011 verscheen een artikel over de invloed van pauzes op de beslissingen van ervaren rechters in Israël. Daarvoor onderzochten ze 1.112 verschillende beslissingen van acht verschillende rechters rondom het wel of niet verlenen van een voorwaardelijke invrijheidsstelling. Rechters begonnen de dag met een toekenningspercentage van zo’n 65 procent, wat tegen pauzetijd was gedaald tot bijna 0. Na de pauze was het toekenningspercentage weer opnieuw rond de 65 procent en daalde het wederom tot aan de volgende onderbreking. Hoe dat kwam? De rechters waren cognitief vermoeid, waardoor ze van hun Systeem 2 overschakelde naar Systeem 1, waardoor ze eerder voor de bestaande status-quo kozen. De oplossing? Een pauze met een snack of lunch.

Cognitieve vermoeidheid

Een andere studie onderzocht in hoeverre het tijdstip van de dag invloed had op de toetsresultaten van kinderen op Deense openbare scholen. Daarvoor gebruikten ze een dataset van meer dan 2 miljoen verschillende observaties opgetekend onder zo’n 570.000 leerlingen verspreid over 2105 scholen. Zij ontdekten dat voor ieder uur later op de dag de gemiddelde testscore daalde. Dat cumuleerde gedurende de dag, totdat er een pauze werd genomen van zo’n twintig à dertig minuten, waarna de gemiddelde testscore weer hoger was. Hetzelfde speelt ook in ziekenhuizen. Zodra artsen, verpleegkundigen of andere medewerkers in een staat van cognitieve vermoeidheid raken, worden veiligheidsrichtlijnen minder goed gevolgd en wordt er meer onnodige antibiotica voorgeschreven.

Norm
Het grote effect van cognitieve vermoeidheid op veiligheid, rechtspraak en individuele gezondheid roept de vraag op waarom er niet meer rekening mee wordt gehouden met het invullen van functies of roosters. Waarom volgen we zo vaak een wettelijke norm voor pauzes, terwijl die in veel gevallen niet of nauwelijks effectief zijn? En zelfs als die er niet is, als we als medewerker zélf mogen kiezen wanneer en hoeveel pauze we nemen, dan nog werken we vaak te lang door. Onthoud, zodra we ons vermoeid voelen, zit Systeem 1 al een tijdje aan het stuur.

Voorzorgsmaatregelen
Om te kunnen herladen moeten we ons bewust zijn van de gedragingen die ons vermoeien, zodat we én voorzorgsmaatregelen kunnen nemen én momenten kunnen inplannen om onszelf weer op ons gewenste cognitieve niveau te krijgen. Dat kunnen vooraf bewust voorgenomen momenten zijn, zoals het plannen van kleine rust- of bewegingsmomenten op een dag waarop belangrijke beslissingen moeten worden gemaakt, maar het kunnen ook aangeleerde gewoonten zijn. Gewoonten zoals na iedere vergadering een kort rondje lopen, presentaties vooraf mentaal simuleren, of meteen aan het begin van de werkdag alle lastige keuzes en onmotiverende vraagstukken oppakken, om meteen daarna een uitgebreide koffiepauze te nemen. Vergeet timemanagement; effectief en efficiënt werken gaat om energiemanagement.

Edwin Zasada (1985) volgde de militair-wetenschappelijke opleiding Krijgswetenschappen aan de Koninklijke Militaire Academie. Tijdens zijn loopbaan als officier bij de pantserinfanterie rondde hij in de avonduren zowel een master Strategic Human Resource Management als een master Business Process Management & IT af. Naast zijn werk verrichtte hij als zzp’er coachingswerkzaamheden, waarna hij de overstap naar de retail sector maakte. Daar vervulde hij verschillende leidinggevende functies, laatstelijk als HR manager. Hij schreef het boek Over Wilskracht.

Deel dit artikel

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden