Niet zo gek: maar liefst één op de drie werknemers heeft last van een hoge werkdruk. Bijvoorbeeld omdat er te weinig tijd is voor het werk dat je moet doen of klanten veeleisend zijn. Of omdat je zelf perfectionistisch bent en moeilijk nee kunt zeggen. Met hoe dan ook als resultaat: te veel te doen in te weinig tijd.
De laatste tijd zijn er dan ook een heleboel boeken verschenen die u kunnen helpen grip op uw agenda te krijgen, focus te houden op de dingen die ertoe doen en de resultaten te bereiken die u wilt bereiken. Maar ik begrijp het wel: u heeft helemaal geen tijd om die boeken te lezen. Daarom in deze blog: een overzicht van een aantal relevante boeken - en een bijpassende tip om zelf mee aan de slag te gaan.
Zo word je een productiviteitsninja - Graham Allcott
Met Zo word je een productiviteitsninja krijgt u van Allcott een bulk aan tips en technieken om de regie over uw eigen agenda te krijgen, mail te beheersen en multitasking te vermijden.
In de huidige dynamische tijd, waarin nieuwe impulsen via social media en mails over elkaar heen buitelen is een ding zeker volgens Alcott: u krijgt nooit alles af. Daarom is timemanagement voltooid verleden tijd. In plaats van het sturen op tijd is het veel belangrijker om uw aandacht te managen. Aandacht is de sleutel tot productiviteit: hoe beter je die richt (of afschermt), hoe groter de kans van slagen.
Aan de hand van de metafoor van een ninja - want wie is er beter in staat om zijn aandacht te richten? - belicht Allcott negen kwaliteiten waarmee u uw aandacht kunt richten op de dingen die ertoe doen en welke technieken u daarvoor kunt gebruiken. Het is een praktisch boek met veel oefeningen, waarmee u direct uw eigen werk op orde brengt.
Om zelf te proberen: kies tussen de baas- of de werker-modus
Wees je bewust van het soort werk dat je gaat doen: ben je een 'werker' (het schrijven van een recensie) of zit je in de 'baas-modus': het plannen en organiseren van je werk, je strategie te bedenken en bepalen wat het resultaat van een klus moet zijn?
Door je daarvan bewust te zijn van deze aspecten in je werk van kenniswerker, adviseur of zelfstandige kun je een stuk productiever worden.
1 Ding - Gary Keller en Jay Papasan
De kernboodschap van Keller en Papasan in hun boek 1 Ding is eenvoudig: Focus op slechts één ding en je zult grootse successen kunnen bereiken.
Met andere woorden: exit ’multitasken’, dat werkt namelijk toch niet. Uw brein heeft zoveel tijd nodig om om te schakelen van de ene naar de andere activiteit dat multitasken helemaal niet efficiënt is.
Het advies van Keller en Papasan gaat verder dan alleen het moment van hier en nu: ook voor de langere termijn is het belangrijk u te richten op slechts 1 ding. Selecteer 1 prioriteit en besteed daar het grootste deel van uw tijd en aandacht aan. Niet alles is namelijk even belangrijk, ook al heeft het daar soms alle schijn van. De bekende 80/20 regel is ook van toepassing op uw werk. Heel veel van de kleine klussen vragen een groot beslag van uw tijd en aandacht, maar brengen u maar in beperkte mate tot uw doel. Richt u zich op de dingen die impact hebben om zo resultaat te boeken.
Om zelf te proberen: kies uw grootste prioriteit op uw werk
Keller en Papasan geven als sleutelingrediënt om meer focus aan te brengen de zogenaamde ’focusvraag’: ‘Welk ene ding kan ik doen, waardoor al het andere eenvoudiger of zelfs overbodig wordt?’. Dat klinkt wellicht wat abstract, maar toch, als u er even over nadenkt dan weet u wel wat uw grootste uitdaging is.
Kies eens één ding uit dat de komende tijd prioriteit heeft. Bijvoorbeeld dat u uw team moet leren om zelfstandiger te laten werken en meer verantwoordelijkheid te nemen, zodat u zelf ook weer uw eigen taken beter kunt invullen. En geef dat de komende maand nou eens echt de prioriteit door er elke dag tijd en aandacht aan te besteden. U zult verrast zijn hoe veel vooruitgang u de komende maand boekt!
In Essentialism. The disciplined pursuit of less presenteert Greg McKeown een manier van denken en werken die je helpt om te structureel meer te bereiken, aldus McKeown. Zijn idee: 'Do less but better'. McKeown geeft veel tips en handreikingen om productief te werken en je doelen te bereiken - en tegelijkertijd voldoende tijd en aandacht voor je persoonlijke leven te houden.
McKeown weet vooral te benadrukken dat het belangrijk is om zelf te kiezen. Want: ‘if you don't prioritize your life, someone else will'.
Gelukkig laat hij ook zien wat je moet doen met de dingen die je niet belangrijk vind: want kiezen en ja zeggen is één ding, maar je moet ook zorgen dat je andere zaken dan netjes afstoot. McKeown geeft aanbevelingen en tips hoe je dat op een respectvolle manier kunt doen.
Om zelf te proberen: ruim uw kledingkast op
McKeown gebruikt de metafoor van de kledingkast. Wil je die opruimen? Dan pak je dat als volgt aan:
• Je onderzoekt en evalueert: is dit een kledingstuk dat ik de moeite waard vind, of kan ik het weg doen?
• Je besluit hoe je dingen weg gaat doen. ‘Geef ik het weg aan een goed doel, verkoop ik het of gooi ik het in de prullenbak?’
• Om er vervolgens systematisch voor te zorgen dat die kledingkast niet weer helemaal vol loopt.
Zo doe je dat ook met de activiteiten uit je je werkzame bestaan, aldus McKeown. Maar eerlijk is eerlijk, om dat voor al uw activiteiten te doen is een grote stap. Begin daarom met iets kleiners, bijvoorbeeld de nieuwsbrieven en abonnementen op kranten en tijdschriften die u heeft. Zijn ze allemaal wel nodig? Zo nee: opzeggen die dingen. En blijf trouw aan de keuzes die u heeft gemaakt: neem geen nieuwe abonnementen, tenzij ze nadrukkelijk passen bij de keuzes en doelstellingen die u heeft.
Nooit meer te druk - Tony Crabbe
Psycholoog Tony Crabbe laat In zijn boek Nooit meer te druk, een opgeruimd hoofd in een overvolle wereld zien hoe u weer grip op uw agenda en werkdag krijgt. En dat niet alleen: hij belooft met zijn aanpak gezondheid, geluk en succes. Zijn aanpak bestaat uit drie onderdelen:
- beheers niet uw tijd, maar uw aandacht
- onderscheid u van de massa en
- ga op zoek naar een nieuwe definitie van succes.
Crabbe biedt inzichten en adviezen op basis van psychologisch onderzoek. Hij gaat daarmee verder dan de andere boeken: terwijl zij zich vaak op een methode richten, heeft Crabbe de focus op uw persoonlijkheid en drijfveren. Dat kan soms confronterend zijn, maar is des te effectiever.
Om zelf te proberen:
In het begin van uw loopbaan was een hoge productiviteit en veel uren maken wellicht een mooie manier om u te onderscheiden van andere jonge collega's. Maar wees eerlijk: naarmate u dichter bij de top komt is dat geen onderscheidend middel meer.
Bovendien, of u meer dan genoeg uren maakt is niet langer bepalend voor succes: het gaat erom of u de gewenste resultaten behaalt en uw team tot een hoger niveau te brengen. Dat zijn andere criteria dan 'de mail hebben gedaan'.
Zorg dat u zich onderscheidt van de rest en val zo op. Maak deze week eens de balans op: wat zijn uw kernkwaliteiten, waarmee wilt u zich onderscheiden? Wil u die leidinggevende zijn die talent weet aan te trekken en te begeleiden? Of bent u de manager die een team in een flow weet te brengen? Of is het iets anders? Bepaal uw onderscheidende kwaliteit, bouw dat verder uit en leef daarnaar.
Tot slot
In deze boeken staan veel verstandige adviezen. Met als risico dat wanneer u hiermee aan de slag gaat, u alleen maar focus heeft voor de prioriteiten en afsluit voor de buitenwereld.
Daarom een tip: draaf niet door in het beheersen van uw werk. Geniet van het moment, voer een gesprekje bij het koffieapparaat, wandel eens met een collega na de lunch. Niet omdat het moet, maar gewoon, omdat het kan. U zult ontdekken: zo hoort u nieuwe dingen, verdiept u de relaties met de mensen om u heen en krijgt u weer meer energie!
Over Yolanda van Heese
Yolanda van Heese is coach voor leidinggevenden en hun teams. Tevens is zij oprichter van Leaders Online. Leaders Online informeert leidinggevenden over relevante ontwikkelingen (zoals social media, de nieuwe generatie medewerkers) en geeft hen daarbij concrete handvatten hoe ze de mogelijkheden ervan - samen met hun team - kunnen benutten voor hun eigen organisatie. Dat doet Leaders Online onder andere met workshops, presentaties en online cursussen. Voor Management Team schrijft zij over managementboeken.
