Mark Mobach houdt kantoor op de zesde verdieping van een anonieme, grauwe betonkolos op de campus van de Rijksuniversiteit Groningen. ‘Dit is een van de lelijkste gebouwen in de wijde omgeving’, geeft hij toe. Dat is op zijn minst ironisch. De Groninger doet namelijk onderzoek naar de invloed van de ruimtelijke omgeving op mensen en organisaties. Hij schreef een zeer lezenswaardig boek over het onderwerp, Een organisatie van vlees en steen. De belangrijkste boodschap van het boek, in de woorden van Mobach: ‘Managers, word wakker! De architect ontwerpt niet alleen uw gebouw, maar ook uw organisatie.’
Zelf lijkt Mobach niet gebukt te gaan onder zijn weinig inspirerende werkomgeving. Hij vertelt monter over miljoenen kostende kantoren die een paar jaar na oplevering voor veel geld verbouwd worden, over fabrieksarbeiders die een leven lang geen zonlicht zien, over gebouwen die ziek maken en over hiërarchieën die tot uitdrukking komen in steen en staal. Maar bovenal vertelt hij hoe het beter kan, hoe inzichten uit de bedrijfs- en organisatiekunde, de architectuur, en de organisatiepsychologie gecombineerd kunnen worden om de werkomgeving te verbeteren.
Volgens Mobach heeft de wetenschap het laten afweten. Terwijl in de praktijk door bedrijven en architecten volop wordt geëxperimenteerd met de relatie tussen menselijk gedrag en de ruimtelijke omgeving, doet de wetenschap hier nauwelijks systematisch onderzoek naar. Het onderzoek dat wel wordt gedaan, is versnipperd over vele vakgebieden. Kennis en ervaring uit de praktijk worden niet benut. Het gevolg is dat bedrijven het wiel steeds opnieuw moeten uitvinden, denkt Mobach: ‘Ik heb geprobeerd om de aanwezige kennis te bundelen. Er is behoefte aan handvatten.’
Henry Ford
‘Architectuur beïnvloedt het gedrag, het gemoed en de gezondheid van mensen in een organisatie’, stelt Mobach. ‘Iedere streep die een architect op papier zet, is van invloed op het functioneren van een organisatie. Het is bijvoorbeeld wetenschappelijk bewezen dat patiënten die uitkijken op een boom sneller herstellen dan patiënten die uitkijken op een muur. Een mooi trapportaal, met een lift die enigszins is weggestopt, kan helpen om obesitas te bestrijden. Architecten zijn zich daar vaak niet van bewust. Daarom moeten opdrachtgevers op een bedrijfskundige manier nadenken over huisvesting, zonder zelf architect te worden.’
Mobach adviseert opdrachtgevers om voorafgaand aan het eerste gesprek met de architect te bedenken waar hun organisatie behoefte aan heeft: ‘Welke onderdelen van het oude kantoor zijn goed, en wat kan verbeterd worden? Hoe verplaatsen medewerkers zich door het gebouw? Vertaal dat in een programma van eisen voor de architect. Dat kan op verschillende manieren. Bij de nieuwbouw van een ziekenhuis werd de architect verteld dat men in de lobby de sfeer wilde van cappuccino, in de polikliniek die van automatenkoffie en in de onderzoekskamer de sfeer van een glas water. Eenvoudig maar doeltreffend.’
Henry Ford gaf volgens Mobach het goede voorbeeld. De Amerikaan wordt geroemd als de eerste industrieel die in de eerste jaren van de twintigste eeuw de voordelen van de lopende band begreep en benutte. Minder bekend is Fords totaalvisie op industriële productie. De Fordfabriek in Detroit werd geheel naar zijn inzichten ontworpen door architect Albert Kahn. Mobach: ‘Ford kon goed formuleren wat hij wilde. Hij stelde als voorwaarde dat er in de fabriek ruimte moest zijn voor experimenten. Het moest mogelijk zijn om te schakelen naar grotere of juist kleinere machines. Dat werd mogelijk door de scheidingsmuren te vervangen door steunpilaren, en daardoor ontstond een zee van ruimte. Door een glazen dak en vele ramen was de fabriek erg licht, waardoor de machines dicht bij elkaar geplaatst konden worden. Hoe dichter machines bij elkaar staan, hoe korter de afstanden tussen taken en hoe efficiënter de uitvoering. De assemblage begon op de bovenste verdieping van de fabriek met losse onderdelen en eindigde op de begane grond met een complete auto. Dat was in die tijd een revolutionaire werkwijze.’
Truitje
De kantooromgeving is de laatste jaren, onder invloed van technologische ontwikkelingen en nieuwe ideeën over werk en organisatie, in rap tempo aan het veranderen. Het traditionele ‘cellenkantoor’, waarin iedere medewerker zijn eigen kamer met vaste werkplek heeft, maakt plaats voor de kantoren met grote ‘open ruimtes’ zonder vaste werkplekken. ‘De open ruimte is het nieuwe dogma geworden’, zegt Mobach. ‘Er zijn ontwikkelaars die zweren bij flexibele werkplekken. Ik ben wel eens rondgeleid door een locatiedirecteur die schamper deed over een truitje dat iemand over een stoel had gehangen. In dat kantoor werd opgetreden tegen mensen die zich een plek eigen probeerden te maken. Dat gaat veel te ver. Je moet ook nuchter zijn. Sommige mensen voelen zich niet thuis in grote open werkgebieden. Een gemengd kantoorlandschap kan een oplossing zijn.’
De nieuwste trends in kantorenland: ‘het nieuwe werken’ en de ‘experience economy’. Mobach: ‘De werkplek moet tegenwoordig een belevingsgerichte, wervelende plek zijn waar het aangenaam is om mensen te ontmoeten – ‘The city as workplace, the workplace as a city’. Het gaat niet meer om aanwezigheid, maar om output. Dat roept allerlei vragen op. Hoe geef je leiding aan medewerkers waar je geen zicht op hebt? Ik ken organisaties die een sociale netwerkanalyse los hebben gelaten op hun R&D afdeling om er zo achter te komen wie de centrale medewerkers zijn, de ‘hubs’ die veel mensen met elkaar verbinden. Deze hubs werden verspreid door de ruimte. Dat vind ik een mooie verknoping van inhoud en omgeving.’
In een ouderwets kantoor is meteen duidelijk hoe de machtsverhoudingen liggen. De inrichting van de ruimte weerspiegelt de hiërarchische organisatie. Hedendaagse, plattere organisaties gaan anders om met de ruimte, constateert Mobach: ‘Ik toon mijn studenten wel eens foto’s van moderne kantoorinterieurs en vraag ze dan wie de baas is. Soms is dat onmogelijk te zeggen. Bij het kantoor van Microsoft op Schiphol zie je aan de indeling van de ruimte niet hoe de verhoudingen liggen. Hier op de universiteit is dat heel anders. Een jonge onderzoeker deelt een kamer van vijftien vierkante meter met een collega, terwijl een hoogleraar een kamer van twintig vierkante meter geheel voor zichzelf heeft. Dat zegt iets over deze organisatie.’
Vleermuizen
‘Een organisatie van vlees en steen’ is niet alleen handig leesvoer voor bedrijven die een nieuw kantoor laten bouwen (dat zullen er in deze tijd niet veel zijn) of die moeten inkrimpen (komt meer voor). Ook bedrijven die hun cultuur willen veranderen kunnen er hun voordeel mee doen. Mobach: ‘De herinrichting van de omgeving ondersteunt de herinrichting van de organisatie. Met kleine ingrepen kun je meer openheid creëren. Je kunt bijvoorbeeld toevallige ontmoetingen regisseren door de postvakjes naast elkaar te plaatsen. Als er slecht wordt gecommuniceerd tussen afdelingen kan het helpen om alle medewerkers in één gebouw te plaatsen.’
Kantoren zijn ‘dragers van betekenis’, zegt Mobach: ‘Het klinkt soft dat bij de bouw van het Groningse combikantoor van de Informatie Beheer Groep en de Belastingdienst rekening is gehouden met de aanvliegroutes van de rosse vleermuis, maar de medewerkers hebben daar een goed gevoel bij. Het zegt iets over de identiteit van de organisatie als er zorgvuldig wordt omgegaan met de omgeving. Bedrijven zijn zich terdege bewust van de symboolfunctie en de statussymboliek van een kantoor. Shell-topman Jeroen van der Veer weigerde een versleten tapijt te vervangen omdat hij moest reorganiseren. Hij vond het een verkeerd signaal.’
