Preview - Werken aan samenwerking - Van Black Box naar White Box

Het vakgebied Enterprise Engineering is ontstaan ​​uit ontevredenheid met de resultaten van organisaties die als een ‘Black Box’ worden aangestuurd. Het begrip ‘Black Box’ houdt in dat een organisatie bestaat uit een systeem van elementen die elkaar voortdurend beïnvloeden, maar waarbij we niet precies weten hoe deze beïnvloeding werkt. Het is dus altijd de vraag op welke knoppen we moeten drukken om een ​​bepaald resultaat te bereiken. En succes kan net zo goed gewoon een toevalstreffer zijn. Meestal is dat het ook. Wetenschappers hebben na meer dan 40 jaar onderzoek bewezen dat organisaties wel degelijk kunnen worden geanalyseerd als een transparant systeem. Het doel daarbij is expliciet de vinger te leggen op hetgeen moet worden veranderd om het ​​gewenste resultaat te verkrijgen. Dit proces heet ‘White Box’ management, het is het onderwerp van Enterprise Engineering.

Uitgangspunt van Enterprise Engineering is dat een organisatie een sociaal systeem is, dat kan worden ontworpen op basis van een universeel patroon van hoe mensen met elkaar samenwerken. De essentie van deze samenwerking is te weten wat mensen van elkaar kunnen verwachten en hoe duidelijkheid te creëren in de communicatie tussen mensen. Dit is erg belangrijk bij het maken van afspraken en het nemen van beslissingen. En het is precies daar waar het zo vaak misgaat. We denken dat we een duidelijke afspraak hebben gemaakt, maar betrokken partijen interpreteren de afspraak toch anders. Een ander voorbeeld is dat tijdens vergaderingen een beslissing wordt genomen, de follow-up ontbreekt en de beslissing dus betekenisloos is. Of, als een persoon afwezig is, de beslissing later wordt ingetrokken omdat deze persoon het niet eens is met deze beslissing. Er zijn 22 verschillende typen fouten die kunnen voorkomen in organisaties. Deze zogenaamde weeffouten zijn er de oorzaak van dat organisaties verre van optimaal functioneren. En deze weeffouten zijn, als ware het atomen van de organisatie, zo diep verankerd dat ze onzichtbaar zijn voor andere methoden en technieken dan Enterprise Engineering.

Organisaties zijn opgebouwd uit verschillende lagen van samenwerking. De binnenste laag (de essentie), wordt de constructie genoemd en die werkt ook echt als een constructie. De constructie van een auto bepaalt hoe snel deze kan rijden en hoe zuinig de motor loopt. Als ik moet versnellen tot 140 km/u, maar mijn auto is beperkt tot 120 km/u dan zal een slipcursus natuurlijk niet werken, ook coaching of het verder indrukken van het gaspedaal hebben geen effect. Je moet terug naar de garage, terug naar de constructie van de motor teneinde de prestaties te verbeteren. Dit is ook van toepassing op organisaties: duurzame en essentiële verbeteringen vragen om interventies op het niveau van de essentie: de constructie.

Hier zijn enkele van de grootste voordelen van Enterprise Engineering:

· Na het in kaart brengen van de essentie van een organisatie, zien we wat er mis is op het meest fundamentele niveau. Zonder dit inzicht mist de organisatie veel mogelijkheden om zichzelf te verbeteren.

· Er is veel te verbeteren bij organisaties. Niet op basis van vage veronderstellingen en de bijbehorende oplossingen, maar objectief, door het achterhalen van de constructie.

· Men kan de constructie van een organisatie aanpassen aan de behoeften. Enterprise Engineering biedt een groot en uniek inzicht in deze constructie en levert de instrumenten voor het verbeteren en perfectioneren van de organisatie.

· Veranderingen in organisaties kunnen wél diepgaand en duurzaam zijn. Er zijn voorbeelden van organisaties die met hulp van Enterprise Engineering 70% efficiënter zijn geworden, 40% productiever en die hun verkopen zagen stijgen met meer dan 40% na het wegnemen van weeffouten.

Mijn boek:

· Helpt lezers typische gebreken in hun organisaties te identificeren op het meest fundamentele niveau.

· Geeft inzicht in een andere methode van organisatieverbetering en waarom veranderingen volgens deze methode duurzaam zijn.

· Bevat praktische casussen en voorbeelden over hoe Enterprise Engineering toe te passen binnen de eigen organisatie.

Theo Janssen is oprichter van Delta Change Consultants. Werken aan samenwerking is zijn debuut.