Eén van de mogelijke verklaringen gaat over het functioneren van een hiërarchie: de knechten van de baas zijn misschien wel harder dan de baas zelf. Het mechanisme is in iedere hiërarchische organisatie te vinden, ook dichtbij huis.
Stel dat u zich bevindt in een bijzonder hiërarchische organisatie. Uw bovengeschikte is een belangrijk persoon die de regels uitzet. Deze persoon is logischerwijs te druk om de regels te handhaven en er ontstaat een managementlaag waar u deel van uitmaakt. U stuurt een team aan. Uw bovengeschikte is bekend als soms lichtgeraakt, strikt en zal u zeker aanspreken bij fouten in uw team, met mogelijk vervelende gevolgen. U constateert vervolgens in uw team een feit dat strikt genomen niet door de beugel kan, maar feitelijk niet veel kwaad kan. De grote vraag is: Wat zou de bovengeschikte er van vinden? Helaas heeft deze geen tijd om u te spreken. In deze situatie beslist u namens de bovengeschikte. U zult moeten anticiperen op wat hij of zij er van zou vinden.
Twee mogelijke fouten kunt u maken: wel gedogen als de baas dit niet zou doen en niet gedogen als de baas dit wel zou doen. We noemen de fouten ‘type 1 fout’ en respectievelijk ‘type 2 fout’.
Het maken van een ‘type 1 fout’ is erger dan een ‘type 2 fout’, omdat u daarmee de regels van de bovengeschikte overtreedt en hierop gemakkelijk aangesproken kunt worden. U was immers aangenomen om de regels te handhaven. Een ‘type 2 fout’ geeft minder risico’s voor uw positie, omdat u de regels wel hebt gevolgd. Daarom is het altijd veiliger om niet te gedogen.
Het voorbeeld geeft aan dat gedogen moeilijker gaat als het wordt gedelegeerd. De knecht is harder dan de baas, omdat deze moet anticiperen op het gedrag van de baas en daarbij altijd de veilige kant zal kiezen. In feite vindt de knecht bescherming bij de regels en zal deze dan ook hardvochtig handhaven.
Gevolg van dit ‘anticipatie-effect’ is dat de organisatie harder opereert dan de baas zou willen. Maar het kan dramatischer. Nu hebben we het over weinig managementlagen. Hoe meer lagen, hoe meer anticipatie-effecten? Als dat zo is, dan ontstaat er een aardige toren van Babylon, die garant zou kunnen staan voor uiterst onwenselijke uitkomsten. De logische remedie is om de angel uit de hiërarchie te halen. Het zou al heel veel helpen als een bovengeschikte zich er van bewust zou zijn dat wordt geanticipeerd op zijn of haar wil, en dat dat juist leidt tot afwijkingen daarvan. Het matigen van sancties bij fouten zou het mechanisme al behoorlijk verzwakken. En echte interactie, anders dan via de regels, tussen baas en knecht zal goed doen. Blijft staan dat hiërarchie niet alleen top-down ontstaat, maar ook bottom-up. Ook voor een oplossing kan wellicht meer naar de knecht worden gekeken dan naar de baas. De knecht kan bijvoorbeeld zelf staan voor de beslissing. Een type 3 fout is dan ‘niet meer kunnen slapen’.
Do’s
- Overweeg anticipatie-effecten bij het organiseren van hiërarchieën, en bijvoorbeeld ook van ketens
- Blijf regelmatig overleggen over interpretaties van regels en doelen achter de regels
Don’ts
- Harde sancties hanteren bij type 2 - fouten
- Regels laten stollen, zodat ze een eigen leven gaan leiden
Over Haiko van der Voort
Haiko van der Voort is docent-onderzoeker organisatiekunde aan de TU Delft. Hij is gepromoveerd op de vraag hoe organisaties en branches zichzelf reguleren. Waar worden afwegingen gemaakt? En door wie? Hij doceert studenten en professionals.
