Daarbij stelde ik mezelf ook twee andere vragen. Zijn de rapportages die ik krijg leesbaar en is voor mij duidelijk wat van me verwacht wordt? En gebruik ik deze rapportages ook echt om bij te sturen en zijn ze relevant voor mijn dagelijkse aansturing van mijn praktijk? Als ik heel eerlijk ben dan moet ik op beide vragen ontkennend antwoorden. De rapportages zie ik vaak als een ‘moetje’. Komt dit wellicht omdat de meeste rapportages die ik krijg de functie van verantwoording kennen in plaats van bruikbaar zijn voor sturing, omdat ik niet betrokken ben bij de totstandkoming van de rapportages of omdat ik informatie uit andere bronnen haal? Het zal vermoedelijk een mix van deze factoren zijn. De schrijvers maken met het boek Cruise. Control? duidelijk hoe de effectiviteit van rapportages vergroot kan worden.
Het opstellen en maken van rapportages gaat steeds sneller. Je kunt het zo gek niet bedenken of er is – al dan niet openbare – informatie te vinden over een groot aantal uiteenlopende onderwerpen. Doordat informatie in omvang en ook in snelheid steeds eenvoudiger beschikbaar komt is het ook een ‘koud kunstje’ om vele beoogde of moet ik zeggen ogenschijnlijke gebruikers te bereiken. Wordt hiermee ook het doel bereikt van relevantie? En actie? De schrijvers Gillissen en Van der Ploeg maken in hun boek duidelijk dat vele rapportages niet voldoen aan een aantal basisprincipes. Om dit op te lossen komen ze met een drietal stappen. Stap 1: Een juiste en onderbouwde keuze van de inhoud van de rapportages: op welke indicatoren stuur je en waarom? Stap 2: De visuele eisen die we aan rapportages moeten stellen: komt de boodschap goed over? Stap 3: Handreikingen voor een ontwerpproces dat rekening houdt met de inhoud, visuele aspecten en besturingsprocessen waarvoor rapportages worden gebruikt.
De eerste stap wordt besproken in de hoofdstukken 3-4 en 5. Kern van deze hoofdstukken is dat de rapportages een aantal omissies bevatten. Het gaat hierbij om een aantal zaken. Ten eerste worden rapportages gebruikt voor verantwoording of voor sturing. Wanneer dit onderscheid niet duidelijk is dan is ook niet duidelijk welke actie van de ontvanger van een rapportage wordt verwacht. Ten tweede in hoeverre herkent de ontvanger van een rapportage de doelstelling van het bedrijf in een rapportage? Wanneer dit niet het geval is dan zal een gebruiker veel minder genegen zijn om gebruik te maken van een rapportage en hierop ook terug te koppelen of actie te ondernemen. Tot slot zijn rapportages vaak te gedetailleerd of bevatten ze een dusdanige ‘brei’ aan gegevens en details – ik noem het bewust geen informatie – dat een gebruiker afhaakt. In de verschillende hoofdstukken maken de schrijvers duidelijk hoe een effectieve rapportage een afgeleide kan zijn en worden van de organisatiedoelstellingen waarbij er uiteraard onderscheid wordt gemaakt in strategische, tactische en operationele niveau’s.
Stap 2 de visuele kenmerken wordt besproken in de hoofdstukken 6, 7 en 8. In deze hoofdstukken staan de schrijvers stil bij de wijze waarop de informatie wordt gepresenteerd. Duidelijk wordt dat de keuze voor presentatie – of juist het weglaten van een veelheid aan informatie, grafieken en of kleuren – de gebruiker van een rapportage kan ondersteunen of juist in verwarring brengen. Met simpele en eenvoudige voorbeelden laten Gillissen en van der Ploeg zien wat de do’s en don’ts zijn om tot een goed leesbare en bruikbare rapportage te komen.
Tot slot komt het ontwerpproces aan de orde in hoofdstuk 9. Hier lezen we hoe een managementdashboard ontworpen kan worden in samenwerking met de gebruikers. Verder presenteren de auteurs hier een drietal methoden waarlangs de keuze voor de inhoud van een rapportage kan worden gemaakt. Persoonlijk denk ik dat hier nog veel meer over te zeggen is. De schrijvers hebben er echter voor gekozen om met name de inhoud van de rapportages aan de orde te stellen in het boek in plaats van het proces waarlangs een rapportage vorm krijgt.
Samengevat geven de schrijvers een aantal tips die het mogelijk moeten maken om rapportages effectiever te maken. De suggesties en tips die zij doen zijn geven wat mij betreft aanleiding om nog eens kritisch te kijken naar de inhoud, functie en rapportagelijnen van rapportages waar ik mee te maken heb. De suggesties die gedaan worden geven nog eens praktisch weer waarop gelet kan worden en wat de eisen zijn waaraan een goede rapportage moet voldoen.
Over Frank van Kuijck
Frank van Kuijck is een onafhankelijk en zelfstandig professional in toezicht en advisering binnen de publieke sector. Hij is oprichter en eigenaar van het adviesbureau Toetssteen BV. Daarnaast is hij associate partner bij TransitiePartners. Hij heeft een achtergrond als Partner in de audit en adviespraktijk bij Deloitte en is docent Auditing aan de UVT Tilburg.
