De fluïde organisatie van Arne de Vet en Filip Lowette is een dubbelboek. Enerzijds is het een businessroman waarin we Anna volgen, de beoogde opvolger van een sterk hiërarchisch familiebedrijf. Ze wil de organisatie transformeren, maar zoekt een balans: strakke hiërarchie past niet bij haar, terwijl volledige zelfsturing haar te ver gaat.
Anderzijds biedt het boek een diepgaande uitleg van de onderliggende theorie en concepten. Deze twee perspectieven worden afwisselend gepresenteerd, maar zijn ook als een geheel te lezen.
zelfsturing en hiërarchie
De auteurs presenteren een model voor een fluïde organisatie waarin de kracht van zelfsturing en de kwaliteiten van klassieke hiërarchie samenkomen. Centraal in dit model staan actiecirkels op drie niveaus: individu, team en de organisatie als geheel. Deze cirkels genereren bij elke omwenteling actie en bestaan uit vier stappen: waarnemen en voelen, delen, beslissen en doen. De kern van elke cirkel – gevormd door strategie, structuur en het potentieel van zowel de cirkel zelf als de bredere organisatie – fungeert als de as die de cirkel van energie voorziet.
In het boek worden zes praktische bouwstenen uitgebreid beschreven om de actiecirkels beter te doen draaien: namelijk no-objection decision-making, driestappenmeetings, verbindende communicatie, fluïde strategie, fluïde structuur en RGA-flow. Ten slotte worden een drietal mogelijke sequenties van de bouwstenen gegeven om te starten met het bouwen van een fluïde organisatie.
No-objection decision-making
No-objection decision-making is een pragmatische manier om mensen – ook ervaren leiders – meer invloed te geven op besluitvorming, terwijl het advies en de bezwaren van anderen serieus worden genomen. Voor elke belangrijke beslissing vraagt degene die het initiatief neemt advies aan mensen die er inhoudelijk verstand van hebben of direct door de beslissing worden geraakt. Dit vergroot niet alleen de kwaliteit van het besluit, maar versnelt ook de implementatie.
In plaats van goedkeuring te vragen, draait het om het toetsen van bezwaren: zijn er geldige redenen om dit niet te doen? Die verschuiving geeft mensen meer ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en versnelt besluitvorming zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen.
Het proces verloopt in vier eenvoudige stappen: iemand doet een voorstel, vraagt of er bezwaren zijn, past het voorstel eventueel aan, en als er daarna geen bezwaren meer zijn, wordt het voorstel uitgevoerd. Simpel, transparant en effectief.
Driestappenmeetings
Een eenvoudige vergadervorm maakt terugkerende meetings kort, productief en energiegevend, en zorgt ervoor dat ieders stem gehoord wordt. Begin elke bijeenkomst met een luisterronde waarin alle deelnemers hun updates delen en mogelijke gespreksonderwerpen aandragen. Dit zorgt voor focus en betrokkenheid vanaf het begin.
Richt je tijdens de bespreking van een onderwerp niet op het uitwerken van een volledige oplossing, maar bepaal samen de eerstvolgende actie. Zo werk je iteratief en kom je stap voor stap tot betere besluiten en hogere productiviteit.
Maak het verslag kort en praktisch, en zorg dat het direct na de meeting klaar is. Zo houd je de vaart erin en blijft iedereen op één lijn.
Kort samengevat: delen, beslissen en samenvatten.
Verbindende communicatie
Verbindende communicatie is een praktisch hulpmiddel dat gevoelens inzet als startpunt om te ontdekken waar communicatie of actie nodig is. Door bewust stil te staan bij je eigen gevoelens – zowel in reflectie als in gesprek met anderen – herken je sneller waar beweging mogelijk is. Dat vergroot de wendbaarheid en versnelt de actie.
Gebruik gevoelens als signaal: ze wijzen op onvervulde behoeften of op kansen om de verbinding met jezelf en anderen te verdiepen. Zo voer je moeilijke gesprekken met meer helderheid en effect. Benoem concreet wat je hebt waargenomen, wat je daarbij voelt, welke behoefte eronder ligt en wat je van de ander vraagt. Dit zorgt voor meer wederzijds begrip, sterkere relaties en betere resultaten.
De vier stappen van verbindende communicatie zijn: waarnemen, voelen, behoeften en verzoeken.
Fluïde strategie
Gebruik de bouwstenen van goed functionerende actiecirkels om strategische prioriteiten te bepalen die gedragen worden door de hele organisatie en direct tot gezamenlijke actie leiden. Betrek alle teams en medewerkers op een productieve manier, zodat geen enkele kans onbenut blijft en jullie samen betere resultaten boeken.
Zie strategieontwikkeling als één grote driestappenmeeting, verspreid over meerdere dagen. In de voorbereiding delen teams hun strategische updates en dragen ze relevante thema’s aan. Tijdens de strategiedag bespreek je gezamenlijk de belangrijkste issues en werk je samen aan oplossingsrichtingen. Tot slot leg je de volgende acties vast, verdeel je verantwoordelijkheden, communiceer je de besluiten en zorg je voor opvolging.
Zo ontstaat er een gedragen strategie waar meteen energie op zit.
Fluïde structuur
Vervang traditionele tools zoals het organogram en functieomschrijvingen door een fluïde structuur van teams en meerdere rollen per persoon. Erken dat mensen, net als in het dagelijks leven, niet slechts één functie vervullen, maar verschillende rollen spelen in meerdere groepen of cirkels. Zo ontstaat een flexibelere match tussen iemands talenten en de behoeften van de organisatie.
Door mensen in meerdere contexten in te zetten, benut je hun volle potentieel én vergroot je de wendbaarheid. Combineer dit met een slimme mix van crossfunctionele teams, zodat de organisatie beter presteert én sneller kan inspelen op verandering.
RGA-flow (resultaat- en groeiactiesflow)
Geef persoonlijke en teamontwikkeling een centrale plek in je organisatie met een praktische en doeltreffende aanpak. Organisaties groeien namelijk in hetzelfde tempo als de mensen die er werken. Door persoonlijke ontwikkeling actief te ondersteunen, investeer je direct in de veerkracht en het succes van je team.
Maak teamuitwisseling een vast onderdeel van het periodieke proces rond individuele evaluatie en prioriteitstelling. Zo stimuleer je niet alleen persoonlijke groei, maar versterk je ook de samenhang en effectiviteit van het team.
De individuele RGA-flow (Resultaat & groeiacties) combineert een periodiek ritme (jaarlijks of halfjaarlijks) met een dagelijkse reflectiepraktijk. De flow bestaat uit zes stappen: denk na over je eigen RGA’s, verzamel input tijdens de team-RGA-sessie, pas je eigen RGA’s aan, bespreek ze met je leidinggevende, leg je definitieve RGA’s vast en deel ze met anderen.
Zo creëer je een lerende organisatie die voortdurend in beweging blijft.
Conclusie
De fluïde organisatie biedt een sterke combinatie van een businessroman en praktische bouwstenen voor organisatieverandering. In de actiecirkels volgt op ‘beslissen’ vanzelfsprekend het ‘doen’. Toch ontbreekt een hoofdstuk dat specifiek ingaat op deze cruciale stap. Wat zijn de do’s en don’ts bij het uitvoeren van genomen beslissingen? Hoe ga je bijvoorbeeld om met multitasking wanneer medewerkers verschillende rollen vervullen binnen meerdere teams of actiecirkels?
Tegelijkertijd duiken termen als fluidity, fluïde en flow steeds vaker op in managementboeken. Is fluidity de volgende hype? Misschien. Maar wat mij betreft verdienen de pragmatische bouwstenen uit dit boek – zoals no-objection decision-making, de driestappenmeeting en de RGA-flow – het om serieus mee aan de slag te gaan. Ze bieden houvast in de dagelijkse praktijk en helpen om samenwerking, besluitvorming en strategie op een wendbare manier vorm te geven.
Dankzij de heldere afwisseling tussen theorie en verhaal, én de praktische toepasbaarheid van de modellen, is De fluïde organisatie niet alleen inspirerend, maar ook direct bruikbaar. Een aanrader voor iedereen die zoekt naar nieuwe vormen van organiseren met meer ruimte voor mensen én resultaat.
Over Henny Portman
Henny Portman is eigenaar van Portman PM[O] Consultancy en biedt begeleiding bij het invoeren en verbeteren van project-, programma- en portfoliomanagement inclusief het opzetten en verder ontwikkelen van PMO's. Hij is auteur en blogger en publiceert regelmatig artikelen.
