Allen en Lamont beginnen Team – Getting things done met anderen met te wijzen dat wat voor individuen geldt in een ongezonde werkomgeving, ook op teams van toepassing is: een burn-out als gevolg van een hoge werkdruk, de druk snel te reageren en vooral ook door constant brandjes te blussen in plaats van proactief te handelen. Technologie gaat dit niet oplossen, benadrukken de auteurs. Teams hebben vooral behoefte aan een manier van werken die teamprestaties faciliteert. Daar gaat dit boek over.
Workflow
Drie GTD-modellen zijn nodig voor effectief samenwerken. De eerste (Controle) bestaat uit vijf stappen - de stappen waar de GTD-methode vooral bekend van is geworden. Deze stappen zijn: verzamel; beslis; organiseer; reflecteer en doe. Ze zijn gericht op de workflow van het team, het verzamelen van taken en zorgen dat ze op geordende wijze worden uitgevoerd. Hiermee helpen de stappen grip te krijgen op de dagelijkse activiteiten van elk teamlid.
Vijf horizonnen
Het tweede model (Perspectief) is minstens zo belangrijk. Dit zijn de vijf horizonnen die inzicht geven in de betekenis van het werk. Net als een organisatie een missie, visie, waarden en doelen heeft, zal het team baat hebben dit inzichtelijk te maken. Allen en Lamont geven veel handvatten hoe het team de eigen ‘waarom’ kan beschrijven, werknormen, teamrollen en, heel praktisch, welke communicatiekanalen gebruikt het team. Dit tweede model wordt uitgebreid beschreven, iets wat ik onverwacht nuttig vond, omdat ik het meteen kon toepassen in mijn eigen team.
planningsmodel
Het derde model (Planning) gaat in op wat de auteurs het ‘natuurlijke planningsmodel’ noemen. Ook hier zijn vijf stappen beschreven: waarom en principes (van het project), visie, brainstorm, planning en eerstvolgende acties. Daarbij horen vragen als: Waarom doen we dit project? Hoe ziet succes eruit en hoe weten we dat dit is behaald? Welke details zijn relevant? Hoe bereiken we dit eindresultaat? Om vervolgens acties uit te werken.
Team - Getting things done met anderen is vooral een heel praktisch boek geworden. Als je GTD als individuele methode al kent, is de stap naar GTD voor het team snel gemaakt - helemaal als iedereen in het team GTD al kent. Voor wie nog niet bekend is met GTD, is in de bijlagen een samenvatting opgenomen. Daarmee kan elk team aan de slag om beter inzicht te krijgen in het werk en te zorgen voor teameffectiviteit in een gezonde werkomgeving.
Over Carla Verwijs
Carla Verwijs is managementconsultant met een specialisatie in kennismanagement.
