Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20
9 september 2015 | Wanda Zoet

Een steeds complexere omgeving, besluitvorming die weinig voorspelbaar verloopt, het toenemende belang van het hebben van een groot netwerk en een proces beheersen blijkt een illusie…Herkenbaar? Dan biedt ‘Draagvlak en draagkracht – Besturen van complexe vraagstukken met procesmanagement’ wellicht handvatten om toch grip te krijgen en het proces op zijn minst bij te kunnen sturen. Gert van der Kolk en Marie-Josée Dries schreven een gedegen studieboek over de methodiek ‘ACE’ die helpt bij het regisseren van processen. Gaat u er wel even goed voor zitten, want de theorie tot u nemen vraagt enige concentratie.

Een procesmanager staat voor de opgave ‘een opdracht te realiseren waarin de personen en partijen ondanks hun tegenstellingen meelopen, liefst allemaal, ongeveer dezelfde kant op, met niet al te grote tempoverschillen en met beelden en verwachtingen van de uitkomsten die in redelijke mate overeenkomen.’ Niet eenvoudig, in een netwerksamenleving met verschillende belangen, verschuivende relaties tussen burger en overheid, digitalisering en een toenemende individualisering. Van der Kolk en Dries besteden in ‘Draagvlak en draagkracht – Besturen van complexe vraagstukken met procesmanagement’ ruime aandacht aan deze context, waarbinnen professionals (adviseurs, leidinggevenden) die werken voor publieke en private partijen in het fysieke en sociale domein hun doelen en resultaten moeten zien te behalen: ‘waar de procesmanager zich richt op het creëren van verbinding en beweging, ervaren de procesdeelnemers juist een context die onzeker, instabiel en onoverzichtelijk is.’ De grote is vraag is hoe hiermee om te gaan…

Het besef dat vrijwel geen personen of partijen genoeg macht of andere hulpbronnen hebben om op eigen kracht resultaten te kunnen boeken is een goed begin. De auteurs benadrukken dat men bijna altijd de steun van anderen nodig heeft, om besluiten doorgevoerd of projecten uitgevoerd te krijgen. Voor het realiseren van doelen en resultaten is draagvlak, maar ook draagkracht van de procesdeelnemers nodig. Procesdeelnemers kunnen bijvoorbeeld geld, tijd of kennis bijdragen aan het bereiken van de inhoud. ‘Wie draagkracht levert, heeft voor het bereiken van doelen en resultaten echt iets over.’ ACE, een concrete methodiek voor procesontwerp en processturing, biedt een stappenplan om te zorgen dat deelnemers inderdaad meewerken aan het ontwerpen van het proces en zich verbinden aan de uitkomsten.

ACE is een acroniem voor drie procesrondes: arrangeren, combineren en effectueren en heeft drie aangrijpingspunten: een idee ontwikkelen zodat het voorstelbaar, maakbaar en haalbaar wordt, een project obstakelvrij maken en een besluit organiseren. Van het uitnodigen van spelers tot het vastleggen van uitkomsten; de cyclus van procesrondes herhaalt zich tot draagvlak en draagkracht voldoende zijn om doelen en resultaten daadwerkelijk te realiseren.
De auteurs reiken daarnaast enkele criteria aan die helpen het procesontwerp te besturen: zoals ruil (wie draagt wat bij), overdracht (wie moet wat weten) en snelheid (wat moet wanneer). Deze stuurvariabelen helpen de procesmanager ‘de begrenzing van een proces te markeren en bewaken, zodat het proces niet eindeloos duurt, maar overzichtelijk is en gericht blijft op het produceren van uitkomsten in de vorm van doelen en resultaten’. Kortom: ACE kan helpen om een procesaanpak vorm en structuur te geven.

Voordat de auteurs in het tweede deel van ‘Draagvlak en draagkracht’ dieper ingaan op de stappen die in de procesrondes uitgevoerd moeten worden, de vragen die de procesdeelnemers zich bij deze stappen kunnen stellen en de voorbereiding die het starten van de procesrondes vraagt, laten zij u in het eerste deel eerst kennismaken met de basis van de ACE-methodiek en de situaties waarin deze toepasbaar kan zijn. De uitgebreide aandacht voor de maatschappelijke context en het afzetten van procesmanagement tegen andere vormen van het organiseren van samenwerking maken dit eerste deel prettig toegankelijk. Want de methodiek is beter te begrijpen wanneer bijvoorbeeld het onderscheid tussen programmamanagement, projectmanagement en routinematig werken duidelijk is.

In deel drie valt meer te lezen over wat de stuurvariabelen precies inhouden, hoe een processetting bijvoorbeeld in te richten is als leeromgeving en hoe macht benut kan worden. In het laatste deel vier komt alles mooi bij elkaar wanneer wordt ingegaan op de rol van de procesmanager en de dilemma’s waar hij mee te maken kan krijgen.

Van der Kolk en Dries positioneren procesmanagement als ‘een overdraagbaar en ontwikkelbaar vak dat gaat over concrete, actuele en complexe vragen’. Een vak dat voortdurend in ontwikkeling is. ‘Draagvlak en draagkracht’ levert inderdaad een mooie bijdrage aan dit vak. Door de hoge informatiedichtheid, uitgebreide leeswijzers en de soms literaire woordkeuze leest het boek bijna als collegestof. Dat maakt de materie op momenten behoorlijk ‘taai’. De auteurs hadden de lezer wellicht kunnen helpen bij het ‘leren’ van het vak, door bijvoorbeeld voorbeelden uitgebreider te beschrijven, door de nu los gebruikte citaten explicieter te koppelen aan de behandelde stof of de methodiek stap voor stap te illustreren aan de hand van een doorgaande casuïstiek. Of door de theorie af en toe terug te brengen naar puntsgewijze samenvattingen, schema’s of tekeningen Het schemaatje dat u kunt gebruiken als checklijstje om na te gaan of u te maken hebt met een project of een proces, is bijvoorbeeld een van de zeldzame voorbeelden waarin de lezer wat op weg geholpen wordt bij de vertaling van theorie naar de praktijk.

Duidelijk geen boek om enkel te scannen of om slechts fragmenten van te lezen. Maar ‘Draagvlak en draagkracht’ van kaft tot kaft lezen en de eigen praktijkervaring en verbeeldingskracht inzetten om de stof tot leven te laten komen, is zeker de inspanning waard. Voor de echte fans is er als aanvulling overigens nog het blog (http://procesblog.oiospecials.nl/) over procesmanagement van Van der Kolk en OIO – het bureau voor organisaties in ontwikkeling waar de auteurs (samen)werken.


Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden