Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20
Wij wijzen u graag op het volgende
Door drukte zijn de levertijden van PostNL aangepast en kan uw pakket vertraging oplopen. Door de Brexit kan de levering van Engelse boeken vertraging oplopen.
29 mei 2018 | Anke Tijtsma

Heb jij ervaring met saaie vergaderingen? Die ook nog eens veel tijd kosten. Herken jij die bijeenkomsten waar je uit loopt zondere enige inspiratie of werkzin te hebben opgedaan?

Dan wordt het tijd om te kijken of je met de methode van Rob de Haas uit de voeten kunt. Het boek leest als een trein dus je kunt snel starten.

Je zult vast - net als ik - veel herkennen. De uitleg die gegeven wordt, is helder verwoord. Een mooie bijkomstigheid is ook dat je al tijdens het lezen zin krijgt om te experimenteren in je eigen vergaderingen. Bovendien kan dat ook zonder de bijgeleverde vergaderkaartjes te benutten. Want de enorme hoeveelheid kaartjes waar de schrijver mee werkt, zorgen bij mij in eerste instantie voor wat weerstand.

Rob de Haas ontwikkelde richtlijnen gebaseerd op drie dimensies. De eerste voorstellen zijn gericht op een goede organisatie van de vergadering; denk aan begin en eindtijd en de juiste mensen aan tafel krijgen.

Dan zijn er vervolgens instructies (tweede dimensie) die zich richten op het benutten van de collectieve denkkracht. Daarbij zoomt de schrijver in op een goede voorbereiding en gaat het boek in op de interactie tussen professionals. Met als doel om het gesprek op een hoger plan te brengen. Wel enigszins spijtig dat De Haas daar niet veel handreikingen voor doet. Hij stelt dat naast het activeren van het intellect ook de diepere niveaus van kennis van belang zijn. Die laag kan worden bijvoorbeeld aangeboord worden bij het geven van ruimte in onze (vergader)gesprekken aan verbeelding, humor en fantasie. De Haas noemt dit een bijzonder terrein wat het kader van zijn boek te buiten gaat. Dat vind ik spijtig omdat juist daar de meerwaarde zit van een goed gesprek.

In de kwaliteit van de uitwisseling tussen professionals ontstaat wat hij aanduidt als het benutten van de collectieve denkkracht. Een gemiste kans dat hij de lezer daarin niet meer aan de hand neemt in zijn boek of concrete suggesties geeft. Waar hij gelukkig wel op inzoomt is het benutten van diversiteit in een groep of team. Met een groep professionals van verschillend pluimage kom je tot betere oplossingen dan dat wat je in je eentje kunt bedenken. Daarmee komt we ook dicht bij de reden om een vergadering te beleggen. Namelijk dat je een gezamenlijk denkproces regisseert, om als groep in gezamenlijkheid tot betere inzichten of besluiten te komen. De Haas stelt dat het uiteindelijke doel van een ongewoon goede vergadering het vergroten van het gemeenschappelijk kennisveld is.

De derde dimensie gaat over richtlijnen die voortkomen uit de overtuiging dat goed vergaderen te leren is. De Haas spreekt over een te leren vergadervaardigheid waar niet alleen de voorzitter zich in moet bekwamen maar het hele vergaderteam. Alleen vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid kan er ongewoon goed vergaderd worden. Lees dit boek daarom samen met je team en ga lekker aan de slag met OVG.

Ongewoon goed vergaderen
5 april 2016 | Carla Verwijs

Heeft u ook zo fijn vergaderd vandaag? Veel besluiten genomen, goede discussies geleid en alle actiepunten naar tevredenheid afgehandeld? ‘Was het maar waar!', denkt u misschien. Op z'n best bent u weer bijgepraat over de kleinkinderen van uw collega. In dat geval is Ongewoon goed vergaderen van Rob de Haas een boek voor u!

We zijn met z'n allen bewust onbekwaam in vergaderen, concludeert De Haas. Terwijl vergaderingen juist heel inspirerend kunnen zijn. Er zit meer onder het oppervlak van een groep mensen die bijeenkomt, terwijl dat vaak onderbenut blijft. Ongewoon goed vergaderen (OGV) is een methode die aan de ene kant structuur en duidelijkheid aanbrengt, en aan de andere kant de deelnemers ruimte geeft voor verdieping en debat. Zo heeft een vergadering toegevoegde waarde, in plaats van dat het een bron van frustratie en tijdverspilling is.

De basisprincipes van OGV zijn: structuur bepaalt gedrag; collectieve denkkracht moet je organiseren en vergaderen is een te leren vaardigheid. Structuur is belangrijk in een vergadering. Het schept ruimte, maar het moet niet ten koste gaan van het doel van de vergadering. Zorg dat u de juiste mensen bijeen roept en dat iedereen actief deelneemt. Een duidelijke rolverdeling is cruciaal. Deze rollen staan niet voor altijd vast, maar rouleren. Als we vergaderen gaan zien als een collectieve prestatie, kunnen we ook reflecteren en leren: hoe deden we het als vergadergroep? Wat kan er beter?

De Haas beschrijft vijf stappen om tot een goede vergadering te komen en daarbij horen 12 spelregels. Een spelregel is bijvoorbeeld: we starten en eindigen op tijd. Het boek bevat een set vergaderkaarten, die horen bij elke van de vier fasen van een vergaderpunt: verkenning / exploratie, incubatie / broedperiode, inzichten en uitvoering / actie. Elke fase heeft een andere kleur. Zo zijn er groene kaartjes die horen bij de exploratiefase met onder andere een kaartje voor doel formuleren en heersende opvattingen. Deze vergaderkaarten zorgen ervoor dat verschillende gezichtspunten over een onderwerp aan bod komen.

Ongewoon goed vergaderen biedt een manier om vergaderingen te organiseren zodat ze waardevol zijn voor alle deelnemers. Door de uitgebreide beschrijving van De Haas lijkt de methode omslachtig en star, maar ik denk dat het in de praktijk meevalt. Ik herken in elk geval veel van de spelregels. Het is duidelijk dat we meer aandacht moeten besteden aan de voorbereiding, daar zal de meeste winst te behalen zijn. Ik voel me gemotiveerd de volgende vergadering anders aan te pakken, al betwijfel ik of ik de kaartjes daarbij zal gebruiken. Met Ongewoon goed vergaderen wijst Rob de Haas ons op iets wat we waarschijnlijk allemaal wel weten: vergaderen kan stukken beter. Uiteindelijk ligt de beslissing bij u hoeveel u van OGV gaat toepassen. Het boek en de vergaderkaarten helpen u daarbij.

Carla Verwijs is management consultant met een specialisatie in kennismanagement.

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden