Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20
Getting Things Done - Is de herziening geslaagd?
28 juni 2016 | Justin van Lopik

Hoe maak je van een klassiek managementboek een boek dat voor praktisch iedere Nederlander nuttige tips biedt? Vraag het David Allen, de schrijver van het internationaal beroemde Getting Things Done. Vijftien jaar geleden kwam het boek voor het eerst op de markt. Nu is het herzien.

Eind 2015 verscheen een nieuwe versie van Getting Things Done, waarin de schrijver twee belangrijke aanpassingen heeft gedaan. Allereerst heeft hij geconstateerd dat de technologische ontwikkeling zo snel gaat dat het weinig zin heeft om bij specifieke (ICT-)systemen stil te staan. Mooi, want ik werd in mijn oude versie van het boek regelmatig gestoord door verwijzingen naar de Palm-top (kent u deze nog?). Maar het tweede is revolutionairder: centraal staan niet meer per se de managers, maar iedereen die een heleboel werk te doen heeft en daarbij zijn aandacht over heel veel moet verdelen. En dat is tegenwoordig dus praktisch iedereen: de student die daarnaast voetbalt en een bijbaantje heeft, de beginnende young professional die voor het eerst geconfronteerd wordt met meerdere opdrachtgevers en de 70-jarige ZZP’er die zijn kantoor erbij runt omdat het zo leuk is. Allens boek is voor iedereen.

De opzet van het boek is even opgeruimd als het systeem van David Allen zelf. Eerst maakt hij een probleemanalyse: waarom lopen we steeds meer tegen onze grenzen aan in deze informatiemaatschappij? Een mooi inzicht: de hoeveelheid informatie is het in ieder geval niet, anders zou ons hoofd ontploffen als we een bibliotheek inlopen, met alle informatie die daar gebundeld staat.

Daarna gaat Allen zijn werkmethode stapsgewijs uitleggen. Dat lijkt bij tijd en wijle wat uitgebreid, maar het zorgt ervoor dat iedereen Getting Things Done op een manier kan toepassen die past bij zijn of haar werkleven.

Ten slotte worden er uitgebreidere tips en reflecties gegeven voor mensen die zichzelf een redelijke Getting Things Done-master denken te mogen noemen. En daar zit denk ik de crux van het boek. Of je nu nog helemaal aan de basis staat en de brieven, documenten en spullen in je huis langzaam ziet opstapelen of al jaren succesvol Getting Things Done hebt geïmplementeerd in je werksysteem: de derde druk van het boek vraagt je het niet na één keer lezen terug te zetten in de (keurig op alfabet geordende) boekenkast, maar vraagt juist een actieve werkhouding door het regelmatig terug te lezen.

En volgens mij is dat nog boven alle lijstjes, jargon, werksystemen en postvakken-in de grootste kracht van de methode van David Allen: Getting Things Done maakt je niet alleen productiever en beter georganiseerd, het maakt je reflectief. En hoe waardevol is het in dit (dikwijls als jachtig ervaren) bestaan dat er iets in je is dat je iedere week weer laat stilstaan bij wat er afgelopen week gepasseerd is en de komende week gaat gebeuren? En hoe waardevol is het dat je op iets minder frequente basis boven je werk en leven gaat 'hangen' en kijkt met welke dingen je tevreden bent en welke dingen anders moeten? Getting Things Done verkoopt zichzelf als een handige toolbox om snel en gestructureerd de rotzooi in je leven op te ruimen. Maar stiekem is het een boek dat je hele kijk op je werkzame leven verandert. Dat heeft David Allen toch maar mooi gedaan gekregen.

Mark Buck is adviseur bij Adviestalent. Hij werkt als adviseur op het gebied van complexe vraagstukken in het (semi-)publieke domein. Adviestalent leidt jonge talentvolle academici op tot breed inzetbare adviseurs en managers. Adviestalent is een initiatief van Twynstra Gudde.

17 mei 2011 | José Otte

'Getting things done' is de sleutel tot prettig en efficiënt werken zonder stress, zegt David Allen op de achterkant van het boek. Geïnfecteerd door een groep enthousiaste gebruikers ben ik aan het boek begonnen. Met hoge verwachtingen. 'Getting things done' is een boek dat je op simpele wijze leert hoe je dingen kunt organiseren.

David Allen leert ons in 'Getting things done' hoe we natuurlijk gaan plannen. Geen nieuwe manieren van werken, geen nieuwe vormen, gewoon simpel terug naar hoe ons brein werkt. Wel zo handig, want vaak lijkt het alsof we voor een nieuwe methode meer moeten leren dan dat het iets oplevert. 'Getting things done' heeft geen nieuwe en spetterende creatieve ideeën, het is eigenlijk gewoon een boek dat ons op natuurlijke wijze mee neemt aan de hand om onze levens en ons werk op te ruimen. Ik werk veel in projecten en ben zelfstandig ondernemer. Allen leert me dat ik voor beide eenzelfde systeem kan gebruiken. Ik kan zelfs mijn privéleven op de zelfde manier ordenen.

Wat ik de meest handige tip vond, was het aanmaken van mappen in outlook, waarin de mail kan worden gearchiveerd. Zo blijft je inbox leeg. Een map die je kunt aanmaken, is @actie. Hier gaan de mailtjes in die je moet afhandelen. En een map @afwachten. Hier gaan de mailtjes in waarin iemand zegt dat hij/zij iets gaat doen, of je kunt er de mailtjes in doen die je zelf uitzet bij anderen. Zo weet je precies wat er gaande is en waar je nog achter aan moet.

Het boek is een beetje langdradig in het eerste deel, waarin Allen vertelt hoe het allemaal zo gekomen is en hoe zijn systeem in elkaar zit. Ik was snel geneigd om door te gaan naar deel 2 waar hij beloofde te vertellen hoe het werkt. Ik heb me ingehouden... Het boek is gelukkig niet zo heel erg Amerikaans. De voorbeelden kunnen ook in Nederland gebeuren, dus daar heeft men in de vertaling goed rekening mee gehouden.

Wat ik mis, is het advies om als team dat samenwerkt ook samen dit boek te lezen (of naar een training te gaan) zodat iedereen een zelfde werkwijze ontwikkelt. Dan kunnen manager en assistent elkaar helpen om de acties te nemen die nodig zijn. Maar ook in een projectteam is het handig om allemaal dezelfde werkwijze te adopteren.

Of het voor u werkt, is vooral afhankelijk van hoe u het makkelijkst leert. Ik vind het heerlijk om een boek te pakken op de momenten dat het mij uitkomt. Ik vind het fijn om zelf creatieve nieuwe ideeën te laten ontstaan bij het lezen. Dat gaat moeilijker voor mij als ik een workshop volg. Maar anderen leren vooral door te luisteren. Voor mensen die graag lezen en leren vanuit een boek is dit een prettig geschreven boek dat aanzet tot opruimen en structuur.

27 mei 2008 | Peter de Roode

Zegt u eens eerlijk: wie van u heeft geleerd hoe hij zijn informatie moet ordenen? En wie werkt er zo geordend dat hij een 'leeg hoofd' heeft en geen stress over zichzelf afroept? Als u deze vragen als 'interessant' bestempelt dan is 'Getting things done' een nuttig en behulpzaam boek. David Allen gaat hierin uitgebreid in op de vraag hoe wij productiever en met minder stress kunnen werken.

David Allen wil met 'Getting things done' laten zien hoe men efficiënt en ontspannen zijn werk kan doen. Hij behandelt allerlei methoden die mensen behulpzaam zijn om structuur aan te brengen - in de vaak door hen zelf gecreëerde chaos. David Allen heeft een punt wanneer hij stelt dat de chaos en warboel die mensen op hun werk of in hun privé creëren, niet alleen improductiviteit veroorzaken ('Waar lag dat nou toch ook alweer?'), maar vooral ook een gevoel van stress en onrust opleveren ('Oh, ik moet opschieten.') Zijn boodschap reikt daarmee veel verder dan wat tips & tricks op het gebied van timemanagement.

Naast tips geven legt Allen ook de link naar 'welzijn' en dat is interessant nu veel managers en medewerkers het gevoel hebben in een ratrace verwikkeld te zijn. Zij menen geen invloed te kunnen uitoefenen op hun drukke werkzaamheden, in een maatschappij waarin burnout volksziekte nummer één dreigt te worden. Het sympathieke van 'Getting things done' vind ik de boodschap dat mensen zélf dingen kunnen veranderen. Niet door nieuwe vaardigheden te leren, maar door efficiënter te werken.

De rode draad van het boek is dat mensen continu rondlopen met een te vol werkgeheugen (lees: vol hoofd), waardoor ze voortdurend worden afgeleid en slecht geconcentreerd hun werk doen. Allen stelt dat mensen behoorlijke verbeteringen kunnen aanbrengen in elk der afzonderlijke vijf fasen (1. Verzamelen; 2. Verwerken; 3. Organiseren; 4. Onderhouden en 5. Doen).

Als kritische succesfactor beveelt de auteur aan om wekelijks onderhoud te plegen. Dat wil zeggen alle losse eindjes, checklisten, to-do lijstjes afronden, zodat die uit de gedachten gezet kunnen worden. Een simpele tip nietwaar? Maar hier zit direct ook mijn zorg: zijn mensen wel geneigd te luisteren naar dit soort simpele boodschappen?

Allen houdt zijn lezer voor dat hij ordelijk moet werken; één van de hulpmiddelen daarbij is het overbekende 'postbakje'. Wie heeft ze niet staan op zijn bureau? Maar waarschijnlijk niet zoals de auteur het voor ogen heeft. Hij geeft heel concrete en simpele tips om die 'vergaarbakken van paperassen' op de bureaus weer tot nuttige, ondersteunende en vooral overzichtelijke hulpmiddelen te maken.

Met veel interesse heb ik kennis genomen van de vele tips om informatie beter te ordenen in onze trouwe en niet meer weg te denken vriend 'de PC'. Hoe vaak versturen we niet een mailtje naar iemand met een verzoek? Wanneer iemand daar keurig op reageert, is er niets aan de hand. Maar wanneer de ontvanger niets van zich laat horen, is de afzender ongewild probleemeigenaar geworden. Allen raadt daarom aan hetzelfde mailtje naar jezelf te versturen via 'de bcc' (blind carbon copy) en vervolgens in je binnengekomen post onder te brengen in een map 'afwachten'. Simpele tips met grote uitkomsten! Wie geïnteresseerd is om via ordening en structuur een leeg hoofd te krijgen en minder stress te genereren, kan ik 'Getting things done' van harte aanbevelen.

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden