Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20
Kanban in de praktijk - 'Vlot leesbaar, handig praktijkboekje'
27 juni 2018 | Henny Portman

Regelmatig loop ik tegen een stukje onbegrip over Kanban aan. Kanban wordt dan gezien als een hulpmiddel (bord) om visueel te maken waar men mee bezig is, wat nog opgepakt moet gaan worden en wat al af is.

Dit is ontegenzeggelijk een onderdeel van Kanban maar Kanban is veel meer. Sam Laing en Karen Greaves geven in hun boekje Kanban in de praktijk een helder overzicht wat Kanban nu precies inhoudt.

Het vlot leesbare boekje is in minder dan een uur uit te lezen. De auteurs stellen echter voor dat je het boekje in een aantal iteraties tot je neemt, er mee aan de slag gaat en verbeteringen in je eigen Kanban doorvoert en dan weer verder leest.

Het is dus een praktijkboekje dat je helpt om met je eigen team Kanban te kunnen toepassen. Als rode draad wordt het hoveniersbedrijf Growing Gardens opgevoerd dat een klein boekje over tuinieren gaat schrijven ter promotie van hun bedrijf.

De auteurs gaan uit van vijf Kanban principes of uitgangspunten die ieder in een eigen hoofdstuk uitgewerkt worden.

De vijf principes:

- Visualiseer je werk

- Beperk de hoeveelheid onderhanden werk en maak het mogelijk dat teamleden werk naar zich toe trekken

- Zorg voor doorstroom

- Maak afspraken expliciet

- Verbeter samen

Visualiseer je werk: Hier krijgen we een eerste opzet te zien van het bord dat de drie medewerkers van Growing Gardens gaan gebruiken met daarop de uit te voeren stappen/kolommen (te doen, schrijven, tekeningen, redactie en klaar). Onder te doen staan de taken (ieder hoofdstuk is een taak. En zo’n taak(kaartje) verschuift op het bord van links naar rechts). Vervolgens komen een serie tips aan bod m.b.t. het bord zelf maar ook het zichtbaar maken van de voortgang (wel opgepakt maar geen voortgang: een rode stip), een avatar om aan te geven wie aan welke taak werkt en wat per taak op een taakkaartje (of post-it) minimaal vermeld moet worden (beschrijving, startdatum, datum gereed). Afsluitend krijgen we een paragraaf met daarin een checklist die je zelf kan hanteren bij het toepassen van Kanban binnen je eigen team. Ook in de overige hoofdstukken wordt deze indeling van case, tips en eigen praktijk gehanteerd.

Beperk de hoeveelheid onderhanden werk en maak het mogelijk dat teamleden werk naar zich toe trekken: Als het schrijven van een hoofdstuk klaar is, maar de volgende stap is nog niet begonnen, dan kan je dat niet zien. Binnen Growing Gardens splitsen ze daarom de kolom schrijven in bezig en klaar voor tekeningen. Pas als daadwerkelijk begonnen kan worden met het maken van een tekening voor het betreffende hoofdstuk verschuift het kaartje naar de kolom tekeningen (Pull). Ook wordt onderkend dat het onhandig is als men met te veel taken tegelijkertijd bezig is. Door het aantal taken waaraan je werkt te verkleinen kan de doorstroom groter worden. Men noemt dat de Work-In-Progress (WIP) Limit per processtap. Verder worden begrippen als cyclusduur, levertijd en faalratio behandeld.

Zorg voor doorstroom: Binnen Growing Gardens liep men tegen vertraging aan. Niet iedereen had evenveel tijd beschikbaar, ook het maken van tekeningen duurde veel langer dan gedacht. Door de stap redactie naar voren te halen was tijdwinst te behalen. Daarnaast kun je ook expliciet maken dat een taak geblokkeerd is zodat dat voor iedereen zichtbaar is dat er wat moet gebeuren. Ter ondersteuning worden hier verder het gebruik van een dagelijkse standupmeeting en het toepassen van buffers op het bord besproken.

Maak afspraken expliciet: Binnen Growing Gardens stagneerde het werk. Werkzaamheden aan het boek werden steeds naar achteren geschoven. Door expliciet af te spreken dat er altijd een persoon minimaal twee uur per dag aan het boek moet werken kwam er weer beweging in. Dit werken aan andere activiteiten is ook op het bord visueel te maken door daarvoor een eigen baan te creëren (swimlane) en afspraken te maken hoeveel tijd/werk per baan besteed mag worden. Verder zijn er afspraken te maken over hoe om te gaan met spoedgevallen, wanneer is iets ‘klaar’ (Definition of Done) et cetera.

Verbeter samen: Growing Gardens had haar boek afgerond en men bleef een bord gebruiken voor hun dagelijkse werkzaamheden. Duidelijk was dat ook dit bord regelmatig aangepast zou moeten worden en men sprak af om een keer per maand de werkwijze te evalueren (retrospective).

In bijlagen krijgen we uitleg over Personal Kanban en het vliegtuigspel om het effect van de WIP te kunnen ervaren.

Conclusie: Kanban in de praktijk is een vlot leesbaar, handig praktijkboekje voor diegenen die nog geen kennis van Kanban hebben en willen weten wat het is of beter nog ermee aan de slag willen gaan.

Henny Portman is partner bij HWP Consulting en biedt begeleiding bij het invoeren en verbeteren van project-, programma- en portfoliomanagement. Hij is auteur van verschillende boeken over projectmanagement, waaronder het onlangs verschenen Scaling agile in organisaties.

Kanban in de praktijk - 'Een praktische leidraad'
10 april 2018 | Nienke van der Boom

Met Kanban meer werk verzetten in minder tijd. Dat beloven de schrijfsters Sam Laing & Karen Greaves in het boek Kanban in de praktijk. En wie wil dat niet in deze tijd van overvolle agenda’s?

Kanban is een, van oorsprong Japanse, planningstechniek, die zichzelf al langer bewezen heeft. In vijf overzichtelijke hoofdstukken beschrijven de dames met enthousiasme hoe je samen met je team je eigen Kanban-bord creëert.  

Het boek leert je om met behulp van een Kanbanbord, de workload van het team (en individu) visueel te maken, samen verantwoordelijk te zijn voor de doorstroom van het werk, samen prioriteiten te stellen, met elkaar in gesprek te blijven over stagnatie en samen oplossingen te bedenken. Bij Kanban is het doel om elke taak zo snel mogelijk af te ronden en van het bord te krijgen. Je bent met zo weinig mogelijk taken tegelijk bezig. Hier zit een deel van de tijdswinst. Want het blijkt dat je met minder multitasken, meer gedaan krijgt in dezelfde tijd.

Het boek is een praktische leidraad. Er wordt aangeraden om na elk hoofdstuk meteen aan de slag te gaan en dan pas door te lezen. Zo start je met een basisbord dat aan het eind van het boek is geëvolueerd  tot een ‘volwassen’ Kanban-bord. Overigens is het bord nooit af. Je blijft als team in gesprek over urgentie en afronding van de taken. En dat, samen, kritisch blijven kijken naar je workload, is óók een deel van de kracht van Kanban.

De schrijfsters hebben een vlotte en enthousiaste schrijfstijl. Kanban in de praktijk an sich, heb je dan ook zo uit, maar dan begint het werk pas echt.

Nienke van der Boom is loopbaancoach bij De Digitale Loopbaancoach en de BHP groep.

Kanban in de Praktijk - 'Volledig, praktisch en nuttig'
22 maart 2018 | Sjors Meekels

Focus aanbrengen en zaken daadwerkelijk afmaken voordat je aan iets nieuws begint. Het klinkt zo eenvoudig, maar in de praktijk blijkt dit toch lastiger dan gedacht. Met - het van Japanse origine zijnde Kanban - kun je deze uitdaging te lijf gaan.

In het boek Kanban in de praktijk leggen Karen Greaves en Sam Laing stap voor stap uit hoe je Kanban voor je kunt laten werken. Er is geen technische of praktische voorkennis benodigd, het boek is voornamelijk gericht op beginnende teams en organisaties.

De auteurs hebben vanuit hun bedrijf Growing Agile inmiddels al een aantal publicaties op hun naam staan. Ze beschrijven steeds concrete thema’s uit het Agile werkveld. Zo ook Kanban in de praktijk, de Nederlandse vertaling van Kanban Workbook uit 2016. Aan de hand van het fictieve hoveniersbedrijf Growing Garden nemen Greaves en Laing de mogelijkheden van Kanban door. Door de geleidelijke opbouw, zonder gebruik van jargon of bijvoorbeeld IT-gerelateerde termen, is dit boek geschikt voor iedereen die met Kanban aan de slag wil om meer te doen in minder tijd.

Inleiding
Hfd 1. Werk visualiseren
Hfd 2. WIP en pull
Hfd 3. Doorstroom verbeteren
Hfd 4. Expliciete afspraken
Hfd 5. Samen verbeteren
Bijlage – Personal Kanban
Bijlage – Het vliegtuigspel

De verhaallijn is duidelijk. Er wordt een gezamenlijk project gestart door Linda, Ellen en Joost, tussen de reguliere werkzaamheden van iedereen door. De drie besluiten Kanban in te zetten met als doel dat het werk, het schrijven van een boek, daadwerkelijk afkomt. In elk volgend hoofdstuk leren onze hoveniers dat er best nog wat verbeterd kan worden aan de opzet die zij tot dan toe gebruikten. De leercurve die zij meemaken zie je ook vaak in de praktijk terug, met trial en error ontstaat een werkwijze die passend is voor situatie.

Qua theoretische volledigheid zit het boek goed. De basisprincipes worden uitgelegd en daarna komen vaste onderdelen aan bod: initiële Kanbanborden, WIP-limieten per persoon of kolom, creëren van Pull en spelregels. Het geheel wordt aangevuld met praktische tips, voorbeelden en vragen voor de lezer. Op deze wijze rol je eenvoudig door een scala van opties en kun je de beste opties voor je eigen situatie bepalen. De suggestie die de auteurs geven om na ieder hoofdstuk zelf met de aanpassingen en vragen aan de slag te gaan, is nuttig. Zo ervaar je direct wat voor- of nadelen van bepaalde keuzes zijn.

Daarnaast hebben de auteurs in het verhaal een aantal bekende kenmerken van Scrum aan het gebruik van Kanban toegevoegd. De dagelijkse Standup, Retrospective en Definition of Done zijn ingebed. Zij hebben deze practises hiermee onderdeel gemaakt van Kanban, logisch want deze Agile practices zijn hiervoor prima geschikt. Puristen zullen zeggen dat zij hiermee feitelijk ScrumBan beschreven hebben. Deze samenvoeging doet echter niets af aan de waarde van het verhaal en sluit aan bij de ontwikkelingen in de praktijk. Zo heeft Scrum.org vorige maand een publicatie uitgebracht waarbij Kanban wordt beschreven als werkwijze binnen Scrum teams. [zie https://www.scrum.org/resources/kanban-guide-scrum-teams].

In de bijlagen van het boek zijn tevens twee extra’s opgenomen ‘Personal Kanban’ en ‘Het vliegtuigspel’. De laatste sprak mij het meeste aan en geeft snel inzicht in de kracht van Pull. Probeer deze eens uit met je team en je zult zien wat het effect is van een kleine aanpassing in werkafspraken.

Kanban in de Praktijk is geschikt voor iedereen die weinig bekend is met de werkwijze Kanban en graag met concrete voorbeelden en/of stappen werkt. Mocht je een vlotte lezer zijn dan bestaat de kans dat je het boekje binnen een uur uit hebt. Dat is geen ramp, in dat geval ben je waarschijnlijk ook al bekender met de materie en kun je wellicht met een aantal tips direct aan de slag.

Sjors Meekels is als onafhankelijk Agile Consultant verbonden aan Agitma. Hij is 10 jaar werkzaam geweest bij een gerenommeerde IT dienstverlener en richt zich momenteel op software development projecten en Agile methoden.

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden