Hoe geef je professionals ruimte om af te wijken van regels als de situatie daarom vraagt?

Je kent het vast: een medewerker ziet precies wat een klant, patiënt of burger nodig heeft, maar de regels staan het niet toe. Het protocol schrijft iets anders voor. Het formulier past niet bij de werkelijkheid. En dus gebeurt er niets – of erger nog, gebeurt precies het verkeerde. De professional weet wat goed is, maar durft niet te handelen. Want afwijken voelt risicovol. Het kan leiden tot kritiek, extra verantwoording of een negatieve beoordeling.

Organisatieadviseur Jaap Peters beschrijft dit treffend in de Masterclass Podcast: hoe meer leiderschap we organiseren, hoe minder mensen zelf gaan doen. Medewerkers worden zo georganiseerd dat zij blijven zoeken naar leiding, zelfs wanneer die leiding het probleem juist veroorzaakt. Hij gebruikt het beeld van de blindengeleidehond: die leert wanneer hij regels moet negeren om zijn baasje veilig te houden. In veel organisaties ontbreekt dat leerproces volledig.

De vraag is niet óf professionals meer ruimte nodig hebben – dat is evident. De vraag is hoe je die ruimte creëert zonder te vervallen in willekeur. Hoe leer je als leidinggevende vertrouwen op vakmanschap in plaats van op regels? En hoe help je medewerkers om die ruimte ook daadwerkelijk te pakken?

De balans tussen regels en rek: waar zit de speelruimte?

Regels zijn er niet voor niets. Ze borgen kwaliteit, zorgen voor rechtvaardigheid en maken verantwoording mogelijk. Maar ergens onderweg is de balans zoekgeraakt. We hebben steeds complexere systemen opgetuigd voor het maken en bewaken van regels, die steeds minder ruimte bieden voor de noodzakelijke rek. Professionals raken gefrustreerd omdat ze door administratie niet meer toekomen aan hun 'echte' werk. De vrijheid om maatwerk te leveren en menselijkheid te tonen ontbreekt.

Het goede nieuws: die rek zit er vaak wel degelijk in. Je moet alleen leren waar je moet zoeken.

Rijnlands organiseren: de organisatie in handen van vakmensen

Waar komt die neiging tot overmatige controle eigenlijk vandaan? In de Angelsaksische traditie staat de organisatie centraal, met managers die het werk plannen en controleren. Professionals zijn in die visie 'human resources' – middelen die worden ingezet. Het Rijnlandse model draait dit om: de organisatie is een gereedschap in handen van vakmensen, niet andersom.

Dit is geen managementmode, maar een fundamenteel andere kijk op organiseren. Het betekent dat je het primaire proces teruggeeft aan de inhoudelijke professionals. Zij gaan over de bedoeling. Managers en staf ondersteunen, maar sturen niet op details. Het principe is simpel: wie het weet, mag het zeggen.

Faciliteren in plaats van controleren

Als professionals al gemotiveerd zijn – en dat zijn ze, ze hebben jaren gestudeerd om eindelijk te mogen doen waar ze enthousiast over zijn – wat is dan nog de rol van de leidinggevende? Niet aansturen, maar faciliteren. Niet plannen en controleren, maar zorgen dat professionals niet worden lastiggevallen met formulieren, rapportenschrijverij en overbodige procedures.

Dit vraagt om een fundamentele omslag in denken. De manager wordt dienend leider. Het uitgangspunt wordt: echte professionals doen liever iets goed dan iets fout. Als je daarop vertrouwt, komt de productiviteit en kwaliteit vanzelf.

Praktische wijsheid boven blinde regelnaleving

Complexe vraagstukken laten zich niet oplossen met regels en procedures. Ze vragen om experimenteren, van elkaar leren en de ruimte om regels toe te passen op specifieke situaties. Filosoof Ben Kuiken noemt dit praktische wijsheid – het Griekse begrip phronèsis. Het vraagt dat we accepteren dat we geen volledige controle hebben, maar wel invloed.

De huidige bureaucratische spiraal ontstaat omdat we complexiteit blijven behandelen als technische problemen. Meer regels, meer controle, meer protocollen. Het resultaat: professionals raken gefrustreerd en de problemen worden alleen maar groter. De uitweg ligt in het ambachtelijk ter hand nemen van zingeving: samen in dialoog over wat goed werk betekent in jouw context.

Van hiërarchie naar werkgemeenschap

Het organogram – de hark – is het symbool geworden van de top-down gestuurde bureaucratie. Maar organisaties kunnen niet organiseren of samenwerken, alleen mensen kunnen dat. Dit inzicht opent de deur naar een andere samenwerkingsdynamiek: de werkgemeenschap. Een club van vakmensen die samen iets doen, niet omdat de baas het zegt, maar omdat ze een gezamenlijk doel delen.

In de Rijnlandse traditie krijgen vakmensen veel meer ruimte. Het stuur zit aan de voorkant, bij de mensen die middenin de sociale dynamiek zitten. Zij ontwikkelen allround vakmanschap en kunnen rekenen op een organisatie wanneer ze die nodig hebben – niet andersom.

Innoveren waar niets fout mag gaan

Sommige organisaties opereren in een omgeving waar fouten grote consequenties hebben: de zorg, het gevangeniswezen, de politie. Juist daar botst de behoefte aan professionele ruimte met de risico-regelreflex. Bij elk incident volgen nieuwe regels, meer controle, strengere protocollen. De systeemwereld overheerst de leefwereld.

Toch is juist in deze contexten maatwerk essentieel. Effectieve resocialisatie, goede zorg, adequaat politiewerk – het vraagt om professionals die kunnen inspelen op de concrete situatie. Dat lukt alleen als de balans hersteld wordt tussen regels en praktijk.

Het stuur teruggeven aan de vakmensen

Organisaties in de publieke dienstverlening zijn vanaf de jaren tachtig vastgelopen in hiërarchie en bureaucratie. Onder invloed van New Public Management werd gestreefd naar doelmatigheid volgens het bedrijfsmodel. Het resultaat: vakmensen werden raderen in een machine, cliënten kregen onvoldoende maatwerk, administratie nam soms veertig procent van de werktijd in beslag.

Het alternatief is organiseren op basis van eigenaarschap. Het werk is van de vakmensen, niet van het management. Dit vraagt om bescheiden centrale sturing, beperkte regelgeving en investeren in vakmanschap en gedeelde waarden. Niet motiveren en ontwikkelen, maar helder maken wat moet en wat mag – en helpen op verzoek.

Transformeren naar een andere manier van organiseren

De overstap van Angelsaksisch naar Rijnlands organiseren is meer dan een structuurverandering. Het vraagt om een fundamentele verandering in betekenisgeving en cultuur. En het veranderproces zelf moet ook Rijnlands zijn: niet uitrollen en implementeren, maar samen betekenis geven en oefenen.

De kern van Rijnlands transformeren ligt in dertien verschuivingen in denken en handelen. Van probleemfocus naar succesfocus. Van extrinsieke naar intrinsieke motivatie. Van weerstand naar enthousiasme. En bovenal: van aangeleerde hulpeloosheid naar aangeleerd optimisme.

Europees organiseren als alternatief

Het Angelsaksische model met zijn eenzijdige focus op aandeelhouderswaarde is aan het einde van zijn levenscyclus. Er ontstaat weer ruimte voor onze eigen, Europese wijze van organiseren. Een manier waarbij niet alleen winst telt, maar ook mensen en maatschappij. Waarbij rekening wordt gehouden met alle stakeholders en de lange termijn.

Conclusie: vertrouwen als fundament

Hoe geef je professionals ruimte om af te wijken van regels als de situatie daarom vraagt? Het antwoord begint met een fundamentele keuze: vertrouw je op vakmanschap of op controle? Beide tegelijk kan niet – dat leidt tot halfslachtigheid en frustratie aan alle kanten.

Kiezen voor vakmanschap betekent concreet: geef het primaire proces terug aan de professionals. Laat ondersteunende diensten echt ondersteunend zijn, niet controlerend. Stuur op collectieve ambitie en gedeelde waarden, niet op regels en procedures. En accepteer dat professionals soms afwijken van het protocol – juist omdat ze hun vak verstaan.

Dit vraagt moed van leidinggevenden. Het vraagt dat je de controle loslaat en vertrouwt dat mensen het goede willen doen. Maar het vraagt ook iets van professionals zelf: dat ze die ruimte pakken, hun professionele oordeel durven volgen en verantwoordelijkheid nemen voor de uitkomst.

De blindengeleidehond leert wanneer hij regels moet negeren om zijn baasje veilig te houden. Die wijsheid kunnen wij ook ontwikkelen – als we daar de ruimte voor krijgen én nemen.

Verantwoording

Het doel van deze pagina is om boeken aan te bevelen die het beste passen bij de vraag hoe je professionals ruimte geeft om af te wijken van regels wanneer de situatie daarom vraagt. Managementboek verdiept zich al meer dan 30 jaar in vakliteratuur en gebruikt nu ook AI om de opgebouwde kennis op een relevante en persoonlijke manier uit te serveren.

Heb je zelf een managementvraag waar je mee worstelt? Stel je vraag op managementboek.nl/oplossing en wij voegen deze binnen één dag toe.