Waarom moest Anders kijken & organiseren er komen?
Wat ik als IT-ondernemer steeds meer ervaar, is dat er onbegrip is tussen business en IT-afdelingen. Er zijn veel hoogoplopende irritaties. IT-projecten worden te duur, lopen uit of voldoen niet aan de verwachting. Dat is geen schuldvraag. Het is het verschil tussen impliciete verwachtingen van de business/directie en wat uiteindelijk wordt opgeleverd door IT. Vergelijk het met het aloude fluisterspelletje. Je fluistert iets door aan je buurman, en aan het einde komt er een totaal ander verhaal uit. De business verzint iets abstracts, een mooi groot uitdagend doel, en IT gaat er op hun manier mee aan het werk. Uiteindelijk verschillen doel en uitkomst, omdat het een creatief proces is. En uiteindelijk is iedereen vaak ontevreden.
Dat komt, zo lezen we in
Anders kijken & organiseren, omdat IT-ontwikkeling nog te veel Tayloriaans wordt aangevlogen.
Taylor ziet de mens als verlengstuk van de machine. We denken dan dat we alles planmatig en gestructureerd kunnen organiseren. Maar er zit veel irrationaliteit in organisaties. Vrijwel niets gaat zoals we verwachten. IT sturen we al zeventig jaar op een soort Tayloriaanse wijze aan. Alles moet in beton gegoten zijn. We organiseren dat het liefst middels een projectmatige aanpak om het geheel zo te kunnen beheersen. En loopt een project dan niet goed, denken we dat op te lossen met vijf IT-ers (fte) extra. Maar zeker in die herstart met meer mensen levert dat alleen maar meer problemen op. Je moet juist kijken waar de echte hobbels zitten. Het is daarom volgens mij tijd voor een andere aanpak.
Hoe ziet dat ‘anders organiseren’ dat u bepleit er uit?
Als je nu een start-up begint, is er geen haar op je hoofd die erover piekert een heel grote IT-afdeling op te tuigen. Vrijwel alle business van dit moment heeft namelijk wel een IT-component. Mijn pleidooi is dan ook om de megalomane IT-afdelingen af te bouwen en IT weer klein te maken. Zet IT-ontwikkelaars bij de business aan het bureau. In mijn boek haal ik het voorbeeld aan van een call center. Zet in dat call center een IT-er die dagelijks ervaart waar de mensen aan de telefoon tegenaan lopen. Ze kunnen dan ‘on the spot’ software aanpassen. Ze ervaren dan ook direct wat de positieve effecten zijn, wat het werk voor hen ook weer leuker maakt. Een krant is inmiddels zo digitaal dat je daar ook softwareontwikkelaars naast redacteuren kunt zetten. Een verzekeraar zou een polisverkoper, actuaris en software-developer naast elkaar in een team moeten zetten, simpel omdat alle business elkaar raakt. In mijn boek heb ik het in dat kader over socialisatie. Je brengt diverse mensen uit diverse disciplines bij elkaar. Je brengt dan ook werk naar mensen, in plaats van mensen naar werk. Er wordt niet meer hoog over even een projectteam ingevlogen dat na verloop van tijd weer weggaat.
Welke problemen lost dat nieuwe denken op?
Projecten lopen minder uit, kosten worden minder en doordat je het creatieve proces van dichtbij monitort, is er minder ruis in het fluisterspel. We komen nu (en in de toekomst zeker) ook veel IT-personeel te kort. Door IT op een nieuwe manier in te richten (dichtbij de business), wordt werk leuker (je ziet de resultaten), lopen daardoor mensen niet voor honderd euro meer naar de concurrent over, en kun je ook meer doen met minder IT-ers omdat er meer flow in processen zit. En als je het goed inricht, kun je ook veel beter software automatiseren: ofwel, repeterend werk wordt geautomatiseerd. Ik ga zelfs zo ver dat je grote projecten (zeg het implementeren van een ERP-systeem) veel beter on the spot kunt inrichten, dan er een groot en meeslepend project van te maken. IT-afdelingen zijn nu vaak olietankers, het zouden veel meer kleine speedbootjes moeten zijn. Zelfs hiërarchisch vraag ik me af of ze nog als dienst in een organigram moeten staan. IT-ers zouden denk ik onder de business moeten vallen als flexibele teams. Het zou veel kleilagen wegnemen en de business en de IT zouden elkaar veel beter begrijpen.
Is agile daarbij het toverwoord? En wat is daarbij een cyane-organisatie?
Agile, wendbaarheid, is mooi. Maar vaak zijn in een heel proces - van briljant idee tot uitvoering - slechts enkele delen echt agile georganiseerd. Maar je moet het gehele traject agile organiseren. Dan krijg je een, wat ik het boek noem, cyane-organisatie. Dat is de tegenpool van de oranje –Tayloriaanse- organisatie. Een organisatie die cyaan is, wordt beschouwd als een levend organisme en kan om die reden meer complexiteit en verandering aan dan de machine van de oranje organisatie. Je zult in deze nieuwe digitale wereld veel meer mensen multidisciplinair met elkaar moeten laten samenwerken. Denken en doen samenbrengen. Nu zijn dat niet zelden gescheiden werelden.
U maakt in uw boek geregeld een uitstap naar de muziek? Waarom is dat?
Deels omdat ik zelf als gitarist in een punkband speel. Maar het is ook een mooie metafoor. Neem de jazz-muziek. Voor mensen is jazz lastig te begrijpen, maar het dwingt je wel om anders te luisteren. Zie hier de link naar mijn boek. Ik wil ook dat er anders naar organisaties en IT-afdelingen wordt geluisterd en gekeken. Anders dan bij klassieke muziek waar je van blad de noten speelt, mag je bij jazz veel meer improviseren. Maar daarbij geldt wel: stel kaders, anders wordt het chaos. Dat geldt zowel voor IT-afdelingen in een bedrijf als in de muziek: spreek randvoorwaarden af, maar laat mensen verder heel autonoom werken. En kleur ook niet altijd tussen de lijntjes. IT mag voor mij best meer rock & roll zijn. Durf fouten te maken, experimenteer. In de muziek worden ook fouten gemaakt, en meestal gaan mensen dan heerlijk lachen.
Tot slot: wat is de kernboodschap uit Anders kijken & Organiseren?
Als je anders dan je jaren hebt gedaan, naar een IT-afdeling gaat kijken, kom je tot nieuwe inzichten. En kun je ook problemen makkelijker tegen het licht houden. We kijken al zeventig jaar (!) op een zelfde manier tegen IT aan. Maar de wereld is echt veranderd, dus wordt het ook tijd dat we anders naar IT-afdelingen kijken. In mijn boek doe ik dat door verschillende modellen aan te bieden. Een creatief proces past niet meer bij het risicomijdende gedrag dat veel IT-afdelingen nu kennen. Lach als de muzikant die een verkeerde noot speelt. Bied ruimte om te experimenteren. De ondertitel is niet voor niets: het einde van de IT-afdeling.
