‘Het gaat niet om de uren, maar om het resultaat’

Hoe onproductief zijn we eigenlijk?
Dat hangt er vanaf hoe je improductiviteit definieert. Inefficiënte werkwijzen die betrekking hebben op alledaagse taken kosten gemiddeld een uur of twee per dag. Maar als het gaat om het vervullen van onze prioriteiten dan verspillen de meeste mensen dagelijks vier tot acht uur.

Waarom verspillen we zoveel tijd?
Daar zijn verschillende redenen voor. Het ontbreekt mensen bijvoorbeeld vaak aan een systematische manier om hun topprioriteiten voor de korte en middellange termijn te bepalen. Of ze zijn zo perfectionistisch dat ze zich volledig inzetten voor zelfs de meest onbeduidende klusjes. Ook hebben veel werknemers last van uitstelgedrag, soms tot het punt dat ze pas een paar uur voor het verstrijken van de deadline aan de slag gaan. Dat is natuurlijk funest.

Hoe verhogen we onze persoonlijke productiviteit?
Behalve het bepalen van je prioriteiten is het van belang dat je de kleine zaken snel leert af te handelen. Neem het aantal emails waarmee we dagelijks overspoeld worden. Tachtig procent daarvan kun je met één blik op de subject line meteen al weggooien. Voor de resterende twintig procent hanteer ik een regel met de afkorting OHIO: only handle it once. Als je besluit om te wachten met antwoorden dan ben je in een later stadium niet alleen een hoop tijd kwijt om het mailtje weer terug te vinden, je moet je vervolgens ook nog eens herinneren wat je ook alweer wilde zeggen. Meteen afhandelen is veel efficiënter.

Als voormalig vicebestuursvoorzitter van Fidelity Investments en oud-minister van Economische Zaken van Massachusetts heeft u topposities bekleed in zowel het bedrijfsleven als bij de overheid. Zijn er verschillen in de mate van improductiviteit tussen beide culturen?
Absoluut. In het bedrijfsleven is er een consensus dat winstgevend voor de komende drie tot vijf jaar het hoofddoel is. Dat betekent dat de neuzen min of meer dezelfde kant op staan. Maar bij de overheid streven mensen vaak hele verschillende, en soms conflicterende doelen na. Een ander verschil is dat ondernemingen vanwege de grote verscheidenheid aan werkomstandigheden en financiële prikkels over veel meer instrumenten beschikken om mensen te motiveren. Ik heb in het bedrijfsleven werknemers altijd proberen te behandelen als kleine zelfstandigen die over hun eigen winkel kunnen beschikken. Die moet je niet met gedetailleerde instructies bestoken, dat werkt alleen maar averechts. In een overheidsbureaucratie is het echter een stuk moeilijker om die flexibiliteit te hebben. Bovendien zijn de verschillen in compensatie een stuk kleiner, zodat je ook daar weinig ruimte hebt om mensen extra te motiveren.

Is een hogere productiviteit van bovenaf te sturen of moet het vanuit de werknemer zelf komen?
Het is zeker te sturen, maar alleen als je een goede relatie met je team hebt opgebouwd. Veel managers geven er de voorkeur aan om simpelweg te zeggen wat er moet gebeuren, maar dat is geen goede manier om de productiviteit of het moreel te verhogen. Het is beter om samen met je team te bepalen wat de prioriteiten zijn, en overeenstemming te bereiken over hoe je succes meet. Daarna moet je als manager echter opzij weten te stappen zodat je werknemers zelf kunnen bepalen hoe ze die doelen kunnen bereiken. Mensen moeten het gevoel krijgen dat ze de ruimte hebben. Daarnaast moet je tussentijdse evaluaties uitvoeren en beschikbaar zijn als er problemen zijn. Zorg dat je een tolerantie opbouwt voor blunders, want die zullen altijd gemaakt worden. Mijn motto is: probeer om telkens een nieuwe vergissing te maken, zolang je eerder gemaakte fouten maar niet herhaalt. En tenslotte moet je je mensen complimenteren als ze het goed doen.

Wat zijn de grootste obstakels die een manager daarbij moet overwinnen?
Het belangrijkste is dat ze gaan inzien dat het niet belangrijk is hoeveel uren mensen in een bepaald project stoppen, maar welke resultaten ze in die tijd bereiken. Met zo'n mindset creëer je de voorwaarden voor flexibele arbeidstijden. Wat zou het mij als baas kunnen schelen als mijn werknemers besluiten om vroeg in de middag al te vertrekken om een voetbalwedstrijd van hun kinderen bij te wonen? Als ze aan het eind van de dag hun werk maar hebben gedaan.

Leidt het niet tot scheve gezichten als de ene collega minder uren aan hetzelfde werk hoeft te besteden als de ander? De meeste mensen worden per slot van rekening ingehuurd op basis van een vaste werkweek.
Dat is inderdaad een ongelukkig neveneffect. Het lijkt mij juist goed als iemand de taken van een 40-urige werkweek binnen dertig uur kan voltooien. Maar in veel organisaties worden mensen die niet van negen tot vijf fysiek aanwezig zijn met argusogen bekeken. Dat is een grote vergissing.

Dan zijn er nog de beroepen die per uur declareren, zoals advocaten en accountants.
Dat is helemaal een probleem. Mensen die op uurbasis werken hebben juist een prikkel om minder efficiënt te zijn. Ik zie maar één oplossing: dit soort beroepsgroepen zal meer prestatiegericht moeten werken. De cliënt kan het niet schelen hoeveel uur een dienstverlener met een bepaalde klus is bezig geweest. Waar het hem om gaat is dat er goede resultaten worden geboekt in een acceptabel tijdbestek.

Lopen productieve mensen niet het risico dat efficiënter werken gewoon leidt tot een hogere werkdruk?
Dat hangt van de werknemer af. Sommige mensen zullen met tien uur extra in de week meer tijd besteden aan hun gezin, andere misschien aan hun hobbies. Als je ambitieus bent kun je inderdaad ook besluiten om meer projecten op je werk aan te nemen. Het is aan ieder om dat voor zichzelf uit te maken. Het is niet mijn bedoeling om voor te schrijven wat je met je extra tijd moet doen. Ik wil er alleen maar voor zorgen dat je de mogelijkheid krijgt om die keus te maken.