Het zaadje voor Navigeren met KPI-dashboards werd bij Eldert vroeg geplant. Al in zijn vwo-tijd stelde hij zich de vraag: hoe kan het dat mensen, soms zelfs heel slimme mensen, tot merkwaardige besluiten komen? Die vraag liet hem niet meer los en volgde hem als financieel professional de boardrooms in.
Eldert: ‘Ik zag bij organisatie na organisatie hetzelfde patroon: plannen die niet landen, dashboards die niet worden gebruikt, KPI's die lijstjes zijn in plaats van kompassen. In de directiekamer worden vaak strategieën ontwikkeld en ambitieuze plannen gepresenteerd. Vervolgens worden die in gelikte powerpointpresentaties verwerkt, waarna medewerkers vooral te horen krijgen wat ze moeten doen.’
Kortzichtige besluiten
Er is steevast een kloof tussen wat de directie bedenkt en wat er op de werkvloer van terechtkomt. Daarom keerde steeds weer dezelfde vraag terug: hoe komt een klein clubje mensen, in dit geval de directie, gezamenlijk tot zo'n merkwaardig besluit? Denk aan kortzichtige besluiten waarvan ze de consequenties niet goed overzien, besluiten die verkeerd uitpakken, besluiten die eindeloos worden uitgesteld of besluiten waarbij geen rekening is gehouden met de uitvoering. Wat gebeurt er in de boardroom?’
Toen Eldert en Jako elkaar in 2015 ontmoetten, ontdekten ze dat ze hetzelfde patroon in organisaties herkenden, maar dat ze het allebei vanuit een andere invalshoek benaderden en elkaar daardoor aanvulden. Eldert vanuit de praktijk van financiële rapportages, besluitvorming en KPI's. Jako vanuit controlling, strategie en risicomanagement, aangevuld met academische diepgang als docent-onderzoeker. Beiden werken dagelijks met de vraagstukken die in Navigeren met KPI-dashboards centraal staan.
Dertig jaar praktijkervaring, nu op papier
Hun observaties, opgedaan in dertig jaar praktijk, hebben ze verwerkt in het boek. Het theoretische model is onderbouwd en uitgewerkt aan de hand van de auteurs dagelijks ervaren in adviestrajecten bij organisaties en ondernemingsraden en in gesprekken met studenten in de collegezaal.
Jako: ‘Wat ik zie, is dat organisaties te gefragmenteerd sturen, waardoor ze niet goed kunnen realiseren wat ze willen bereiken. Zo worden bijvoorbeeld thema's als duurzaamheid en circulariteit ondergebracht in aparte afdelingen met een eigen titel en verantwoordelijkheid. Daarmee lijken ze geborgd, maar in werkelijkheid blijven het eilanden. Zolang die eilanden op zichzelf blijven staan, blijft ook het behalen van de ambities van de organisatie buiten bereik.’
‘Daar ontstaat de frictie,’ vult Eldert aan. ‘Strategie en uitvoering zijn onvoldoende met elkaar verbonden.’ Volgens hem ontbreekt in veel organisaties een gedeeld kompas dat richting geeft aan dagelijkse keuzes. Medewerkers zien daardoor niet altijd hoe hun werk bijdraagt aan het grotere geheel. ‘Zonder een duidelijke koers en een praktisch sturingsmechanisme blijft een strategie al snel een document in plaats van iets wat dagelijks tot leven komt.
Ik beschouw een organisatie als een levend mechanisme: met een hoofd dat denkt, een bestuur dat stuurt en een uitvoering die in beweging komt. Zoals een schip met een kapitein en een bemanning, op weg naar een bestemming. Klinkt logisch. Maar in de praktijk vaart de kapitein vaak op hoop, ook al liggen de feiten op tafel. Dat doet hij bij gebrek aan overzicht.’
De essentie stuurt. De KPI volgt
Eldert: ‘Wij schreven Navigeren met KPI-dashboards om (aankomende) professionals een kompas te geven: een integrale aanpak waarbij missie, visie, ambities, strategie, kritieke succesfactoren en verwachtingen vertaald worden naar concrete doelen, en waarbij iedereen aan boord weet welke kant op wordt gevaren. Niet hopen dat het goed komt, maar samen resultaatgericht richting geven.’
Jako: ‘Ja, precies. Dat kompas hadden we al bij het boekconcept helder voor ogen. De lezer moet echt meekrijgen waarom een KPI belangrijk is, dat het meer is dan een lijstje, een percentage of een cijfer en dat je meteen met een dashboard aan de slag kunt.’
De meeste boeken over KPI's gaan over hoe je een KPI opstelt en hoe je die meet. Dat fundament heeft Navigeren met KPI-dashboards ook. Maar Eldert en Jako maken een wezenlijk andere keuze. Voor je goed kunt meten, moet je eerst weten welke vier of vijf kritieke succesfactoren (KSF's) bepalend zijn voor het succes van de organisatie. Zo worden de KPI's noch startpunt noch eindpunt, maar monitoren ze de realisatie van de gestelde doelen.
Of zoals Eldert het mooi verwoordt: ‘Voordat een boot uitvaart, controleer je of de bemanning op orde is, of het schip zeewaardig is en of je de kaart kent. Pas daarna heeft een kompas zin en kun je koers maken richting je bestemming. Met andere woorden: niet de KPI's als vertrekpunt, maar de essentie van de organisatie (missie, visie, strategie en KSF's). De KPI's volgen. Niet andersom. Dat onderscheid maakt dit boek wezenlijk anders.’
Jako: ‘In de titel van ons boek zit de term KPI-dashboards, maar zie het dashboard vooral als een instrument om grip te krijgen op het proces. Centraal in onze benadering staat het integraal sturen van dat wat je wilt bereiken. Daarvoor hebben wij de Navigatiecyclus ontwikkeld, een praktisch besturingsmodel dat laat zien hoe je tot KSF's, de juiste KPI's en een dashboard komt dat niet alleen informeert, maar dankzij de ingebouwde feedbackloop ook helpt om tijdig bij te sturen. Het dashboard is dus het instrument en de Navigatiecyclus is de methode die strategie, uitvoering en resultaten voortdurend met elkaar verbindt.’
Voor elke organisatie, op elk niveau
Naast een aanpak die vertrekt vanuit de essentie van de organisatie, wilden Eldert en Jako een schaalbaar model ontwikkelen dat met elke organisatie meegroeit: van een klein team tot een groot concern.
Eldert: ‘De Navigatiecyclus past zich aan de omvang en volwassenheid van de organisatie aan. Een directeur met twaalf medewerkers kan nog overal bij zijn. Hij loopt rond, praat met zijn mensen en de KPI's zitten in zijn hoofd. Dat werkt.
Maar groei je naar honderdvijftig mensen, dan kun je niet langer met je intuïtie sturen. Want de complexiteit wint. Dan heb je een mechanisme nodig, en precies dat biedt de Navigatiecyclus. Een organisatie is immers nooit af; juist daardoor helpt de Navigatiecyclus om koers te houden in een veranderende werkelijkheid. Uiteindelijk is dat waar ons boek over gaat: over ondernemen en leiderschap met rust, richting en grip.’
Hoe zorg je dat strategie niet op papier blijft staan, maar richting geeft aan de dagelijkse praktijk? In hun boek laten Eldert de Jager en Jako van Slooten zien hoe je missie, ambities en kritieke succesfactoren vertaalt naar KPI's waarmee je daadwerkelijk kunt sturen. Navigeren met KPI-dashboards is verkrijgbaar bij Managementboek.