Veel overheidsorganisaties hebben een helder antwoord op de vraag hoe ze begrijpelijker kunnen communiceren: schrijf op B1-niveau. Dat werkt uitstekend voor websites en bewonersbrieven. Toch lees ik als tekstschrijver en trainer voor de overheid nog elke week beleidsstukken die daar ver vandaan zitten. Lange zinnen, passieve constructies, veel vaktaal. Dat heeft niet per se te maken met de schrijfvaardigheden van de ambtenaar, maar meer met de cultuur: ‘Zo schrijven we nu eenmaal.’
Neem deze opening van een beleidsstuk over groen in de stad:
‘De gemeente streeft naar een toekomstbestendige en kwalitatief hoogwaardige groene leefomgeving, met aandacht voor biodiversiteit, klimaatadaptatie en de gebruikswaarde van groen voor inwoners.’
Je kunt die zin herschrijven naar B1. Maar dan vertelt de tekst nog steeds vooral wat de schrijver weet. De lezer van de tekst moet zelf uitzoeken wat jij als schrijver van hem verwacht. Het probleem zit dus niet alleen in de woorden, maar in de vraag voor wie je schrijft.
Begin met je lezer: wat moet die weten, doen of besluiten?
Maak vóór je begint te schrijven deze zin af, alleen voor jezelf:
Na het lezen van deze tekst weet/doet/besluit de lezer …
Kies één werkwoord. Als je de zin duidelijk hebt, heb je daarmee ook het doel van je tekst vastgelegd. Als je de zin niet kunt afmaken, weet je het doel van je tekst nog niet en ben je niet klaar om te schrijven.
‘Maar mijn beleidsstuk is voor iedereen’
Dat bezwaar hoor ik in trainingen het vaakst. Het stuk gaat naar de wethouder en de raad. Collega’s moeten ermee werken, maatschappelijke partners lezen mee en uiteindelijk moet ook de inwoner het begrijpen. Hoe kies je dan één lezer?
Toch is er altijd een primaire lezer: degene die na het lezen iets moet weten, doen of besluiten. De anderen lezen mee. Een tekst voor iedereen wordt noodgedwongen algemeen: je vermijdt keuzes in volgorde, detail en woordgebruik, omdat ze niet voor elke lezer passen. Verschillende lezers hebben een verschillende informatiebehoefte en het resultaat voelt voor niemand precies goed. Schrijf je voor één lezer, dan kun je die keuzes wél maken. En juist daardoor wordt de tekst ook voor de meelezers beter.
Eén onderwerp, drie lezers: zo maak je beleidsteksten begrijpelijk
Terug naar het groenbeleid. De raad stelt het vast, dus het ligt voor de hand om voor de raad te schrijven. Maar wie moet er na het lezen echt mee aan de slag? De collega’s van de groenafdeling en ruimtelijke ordening. Zij zijn de primaire lezer van het beleidsstuk. Voor hen begint de tekst zo:
‘Vanaf 2026 werken we in de hele stad volgens drie uitgangspunten: we versterken de biodiversiteit, we maken de openbare ruimte beter bestand tegen hitte en wateroverlast, en we zorgen dat groen zichtbaar en bruikbaar is voor inwoners.’
Daarna volgt per uitgangspunt wat dat betekent voor inrichting en beheer in de wijken.
De raad heeft een andere vraag: wat besluiten we, en waarom? Voor de raad schrijf je daarom een apart raadsvoorstel dat je bijvoegt aan het groenbeleid. Dat begint met het besluit: ‘Het college vraagt de raad het beleidskader Groen in de stad vast te stellen.’ Daarna volgen de uitgangspunten en de gevolgen. Uitvoeringsdetails laat je weg; die heeft de raad niet nodig om te besluiten.
Na het besluit informeert het afdelingshoofd zijn team. Zijn memo begint niet met wat de raad heeft besloten, maar met wat er voor het team verandert en vanaf wanneer.
Dezelfde inhoud, drie teksten, drie primaire lezers. Steeds met dezelfde vraag als vertrekpunt: wie is mijn lezer en wat moet hij weten of doen na het lezen van mijn tekst? Alle drie de teksten kunnen op B1-niveau geschreven zijn. Maar voor wie je de tekst schrijft, bepaalt of de tekst begrijpelijk is.
Helder schrijven vraagt ook om keuzes binnen de organisatie
Toch is schrijven voor één lezer niet altijd makkelijk. Dat komt omdat je als ambtenaar niet in een vacuüm schrijft: je collega’s voegen toe, je manager leest mee, de bestuurder wil politiek verdedigbare taal en de communicatieadviseur toetst op B1. Voor je het weet, probeert jouw tekst iedereen tevreden te stellen.
Helder schrijven vraagt dus meer dan korte zinnen en alledaagse woorden. Het vraagt ook dat je keuzes maakt: over wat je wilt vertellen, waarom en vooral: aan wie. In mijn nieuwe boek Waarom niemand je stukken leest geef ik alle stappen, tips en tools voor het schrijven van een heldere, leesbare beleidstekst.
Schrijf beleidsteksten die wél gelezen worden
Waarom blijven zoveel beleidsstukken ongelezen en hoe kan dat anders? In Waarom niemand je stukken leest laat Erica Pierik zien hoe ambtenaren heldere, doelgerichte en leesbare teksten schrijven. Met praktische stappen, tips en tools om direct toe te passen. Bestel het boek bij Managementboek.