Er is ontzettend veel geschreven over timemanagement, slim werken, persoonlijke effectiviteit en productiviteit. Maar bij het samenstellen van de boekenlijst voor een nieuwe opleiding miste ik een helder overzicht van nuttige methoden, begrippen, instrumenten en technieken. Zo ontstond het idee voor Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren. Een praktisch naslagwerk voor professionals en voor iedereen die weet hoe het moet maar het niet altijd doet – kennis, inspiratie en praktische tips, beknopt en aantrekkelijk beschreven.
Inspiratiebron
Om verstandig, slim en productief te werken doen we een beroep op allerlei competenties. Bij het uitwerken van de onderwerpen voor het boek gebruikte ik daarom het theoretisch model van de executieve functies als inspiratiebron. Dit model beschrijft doelgericht gedrag als een complex geheel van allerlei deelvaardigheden: timemanagement, plannen, organiseren, maar ook impulsen onderdrukken, aandacht vasthouden, reflecteren op gedrag en dergelijke. Dat vraagt veel van je, en het voorste deel van je brein waar bewust gedrag wordt aangestuurd, wordt daarom ook wel het CEO-brein genoemd.
Met het oog op de toegankelijkheid is het boek vervolgens ingedeeld in drie thema’s: plannen (hieronder vallen timemanagement en prioriteiten stellen), organiseren (opgedeeld in systematisch werken en opgeruimd werken) en optimaliseren (monitoren en verbeteren van werkprocessen en gedrag). Dat maakt het gemakkelijk om op een bepaalde deelvaardigheid in te zoomen: je bent immers nooit overal slecht en nooit overal goed in.
Doen wat werkt
In Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren worden ruim 100 methodes, instrumenten en technieken besproken en zeker evenveel begrippen behandeld. In tegenstelling tot wat de meeste auteurs doen, één methode grondig uitwerken, wilde ik juist zichtbaar maken hoeveel er te kiezen is. Doe wat werkt, zou ik de lezer willen meegeven! Wil je bijvoorbeeld iets weten over prioriteren, dan kun je uiteraard de klassieke prioriteitenmatrix gebruiken, maar ook het hoofdstuk lezen over aandachtsmanagement, het Pareto-principe of doelen stellen. Door die verschillende invalshoeken krijg je een genuanceerd beeld van het onderwerp en kun je beter bepalen wat bij je past.
Principes
Het ABC staat boordevol praktische tips, maar mijn belangrijkste tip is om te werken met principes. Door principebesluiten te nemen, sluit je bij voorbaat al wat keuzes uit en dat maakt het veel gemakkelijker voor je CEO-brein om een primaire reactie te onderdrukken. Zo kun je je mail verwerken volgens de OHIO-methode: Only Handle It Once. Dat zal misschien niet altijd lukken, maar het geeft wel een bepaalde focus. Ook ‘Iets erin is iets eruit’ is een prettige leidraad om je takenpakket of de hoeveelheid spullen in balans te houden. Als je je principieel opstelt, accepteren mensen dat ook veel gemakkelijker dan wanneer je nu eens dit doet, dan weer dat.
Essentie
Tijdens het schrijven (her)las ik zelf talloze bestsellers over productiviteit, op zoek naar de beste inzichten en adviezen. Maar om ‘nooit meer te druk’ te worden moest ik 384 bladzijden doorwerken, en om ‘een opgeruimde geest’ te krijgen waren maar liefst 528 bladzijden nodig. In Het ABC vat ik de essentie van al die inzichten samen. Voor wie het fijne wil weten van productief, opgeruimd en stressvrij werken zonder er alle literatuur over te hoeven lezen.
Martine Vecht (1969) helpt professionals met werkstress aan meer overzicht en grip op hun taken. Tussen 2009 en 2016 publiceerde ze de ‘Timemanagementkalender’ met een dagelijkse tip tegen tijdnood. Als oprichter van de School voor Organizing heeft ze in Nederland een leidende rol binnen het vakgebied van professional organizers. De afgelopen jaren heeft ze honderden collega’s getraind en is ze diverse initiatieven gestart om het beroep op de kaart te zetten. Ze is de auteur van Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.
