Al in 2006 is Theory U verschenen. Naast Peter Senge is vooral Otto Scharmer (MIT) bekend als grondlegger van deze theorie. Veel ophef maakte het sindsdien in Nederland niet. Veranderkundigen Ietze Oostinga en Jannet Koster (Perron2030) kwamen er pas een jaar of tien geleden mee in aanraking. Ietze Oostinga: ‘Onbekend maakt kennelijk onbemind.’ Maar sinds ze de theorie ontdekten, zijn ze verkocht en gebruiken ze nauwelijks anders meer. Althans: als het om complexe vraagstukken gaat. Staat de uitkomst van een verandering en wat er moet gebeuren wel vast, dan moet je Theorie U niet gebruiken, betogen de auteurs. En ook in starre hiërarchische organisaties waar mensen echt niet willen, zal Theorie U niet veel soelaas brengen. Is er brede bereidheid tot diepgaand veranderen, is Theorie U een soort van toverstaf.
Verdiep je in anderen
Eerst maar eens even de theorie afstoffen. Waar gaat Theorie U ook al weer over? Theorie U onderscheidt zich door de nadruk te leggen op diepgaand luisteren, gezamenlijke reflectie (presencing) en co-creatie van oplossingen. Het is een holistische aanpak die zowel harde als zachte elementen integreert. Wat Theorie U bijzonder maakt, is het niet-weten. Dus je ontwikkelt niet vanuit wat er in het verleden is gebeurd, maar van wat er in de toekomst komt. In plaats van in een rechte lijn van A naar B te gaan, bepleit Theorie U om daarbij de diepte in te gaan. Letterlijk via een U-bocht. Linksboven in de U begint het met verkennen. Wat is het probleem, welke stakeholders zijn er bij betrokken en welke informatie heb ik eigenlijk over een vraagstuk? Die fase doe je meningloos. Lager in de linker staander van de U, staat verwonderen. Je gaat diepte-interviews afnemen, observeren en echt luisteren. Belangrijk in die eerste twee fases is, dat mensen ook bij zichzelf te rade gaan. Hoe sta ik eigenlijk in het leven? Wat is mijn rol, welke partij en welke ideeën vertegenwoordig ik?
Jannet Koster: ‘Daarnaast moet je bereid zijn je te verdiepen in anderen. Niet alleen je eigen rol snappen, maar ook die van andere betrokkenen.’ Ietze Oostinga haalt een voorbeeld uit de gemeentepraktijk aan waar een complex vraagstuk speelde. ‘De gemeente was toen wel naar de burgers gegaan om te vragen hoe ze tegen het issue aankeken, maar uiteindelijk stond de uitkomst al wel vast. De burgergeluiden werden onderdeel van een al vaststaand plan. Kijk, dan voelen de burgers zich niet echt gehoord. Dat komt dan uiteindelijk als een boemerang terug.’
Te soft?
Daarom is de onderkant (de bodem) van de U belangrijk, aldus de auteurs: verbeelden. Jannet Koster: ‘Je hebt opgehaald wat er is en de oplossing begint te gloren. Maar je moet eerst echt nog vertragen om alles op tafel te krijgen. Je moet niet te snel willen.’ Het is als draadjesvlees: het moet sudderen. Jannet Koster: ‘In die fase (onderin de U) komen de echt goede ideeën naar boven. De toekomst ontvouwt zich.’ Pas als het beeld van de verandering echt uitgekristalliseerd is, kun je de weg omhoog in de U (de rechter zijde) inslaan. Stap vier is dan: vormgeven. Hoe ga je uiteindelijk de verandering implementeren? Uiteindelijk kom je rechtsboven in de U uit bij: de verwezenlijking.
Ietze Oostinga over het gehele proces: ‘Eigenlijk moet je met alle partijen in één ruimte zijn om een probleem echt boven tafel te krijgen. Niet via bilateraal overleg in achterkamertjes, maar alle betrokkenen met al hun meningen bij elkaar. Pas dan krijg je een gevoel bij wat mensen echt denken en doen.’ Immers Theorie U is niet alleen de diepte ingaan qua vraagstuk, maar ook de diepte in wat betreft je eigen mening. Ben ik echt bereid om naar de ander te luisteren? Jannet Koster: ‘Ga eens in de schoenen van een ander staan en ervaar hoe die zich voelt.’
Wat het boek De Kracht van Theorie U daarbij doet, is heel veel oefeningen aanbieden. Methodes hoe je meningen die vaak in de onderstroom blijven, naar de oppervlakte krijgt. Van Lego Serious Play, een coverstory canvas en de Disney-methode tot beren elimineren en jachtluipaarden waarderen. Jannet Koster: ‘Ik gebruik vaak de methode van de talking stick. Iemand krijgt een stick/stok in zijn handen en mag net zo lang praten als-ie wil. De rest luistert. Je merkt dan dat er rust komt in de groep.’ Kritiek op Theorie U is dat het daarmee vaak als zo soft wordt gezien. Ietze Oostinga: ‘Dat snap ik. Mensen krijgen soms “pukkeltjes” als ze in een kring moeten zitten en met post-it papiertjes en kleurpotloden aan de gang moeten. “Het lijkt wel een kleuterklas”, hoor ik dan. Maar je hebt de oefeningen wel nodig om bij het echte gevoel van mensen te komen. De vraag is vaak eerder waarom mensen zo’n aanpak niet willen. Waar zit de pijn of het ongemak?’
U vergt lef
De Kracht van Theorie U is vooral geschreven voor het publieke domein. Als we dan kijken naar maatschappelijke en politieke vraagstukken als klimaat, landbouw, asiel, onderwijs, woningbouw…. Hoe zou Theorie U politiek Den Haag en regionale overheden dan kunnen helpen? Ietze Oostinga: ‘Misschien is het landbouwakkoord wel een goed voorbeeld. In mijn perspectief zaten daar allemaal mensen aan tafels die eenzelfde gedachtegoed vertegenwoordigden. Dan breng je uiteindelijk verschillen niet in kaart. De kracht van Theorie U is juist dat je samen met andere stakeholders tot inzicht komt en zo samen nieuwe wegen gaat bewandelen. Breng diverse perspectieven bij elkaar. Je kunt als minister wel op werkbezoek gaan, maar dan hoor je weer één kant van het verhaal van één persoon. In één ruimte reflecteer je op elkaar.’ De auteurs denken niet dat vaak het ontbreken van ‘diepte’ (dus direct van A naar B willen gaan), onwil is. Jannet Koster: ‘Ik denk dat het eerder is dat mensen te snel willen. We leven vaak met de waan van de dag. Je moet blanco een gesprek in durven gaan. En door de diepte van de U durven gaan.’ Ietze Oostinga: ‘Theorie U toepassen vergt lef.’
Shell en XR
Gevraagd aan Ietze Oostinga of Theorie ook iets is voor het corporate domein en niet alleen voor het publieke domein, zegt hij: ‘Waarom niet. Het lijkt me geweldig als Shell samen in gesprek gaat met Extinction Rebellion en andere stakeholders. Als je samen in zo’n gesprek zit, diep door de U gaat, denk ik dat iedereen tot andere inzichten komt.’
Iets soortgelijks zou ook kunnen gelden voor de energietransitie, vult Jannet Koster aan. ‘Ook hier heb je te maken met heel veel partijen en veel verschillende inzichten. Dan werken quick wins niet, dan gaat het om duurzame oplossingen die door alle belanghebbenden worden gedragen.’ Nog even terug naar de politiek. Daar is volop verdeeldheid en polarisatie. En gebrek aan vertrouwen. Zou Theorie U ook daarin een oplossing kunnen bieden? Jannet Koster: ‘Zeker. Ik denk dat het begint met echt naar elkaar luisteren. Hoor elkaars verhalen aan. Als je het verhaal van de ander kent, ga je ook anders naar een vraagstuk kijken. Deze aanpak past ook bij deze tijd. De wereld is veel te veel met “ik” bezig. U is met name geschikt om een vraagstuk vanuit de “wij” aan te vliegen. Durf elkaar in de ogen te kijken. We hebben daar ook een oefening voor: iemand echt een minuut aankijken. Fascinerend wat er dan gebeurt.’
Overall stellen de auteurs dat we best vaker wat mogen vertragen om daarna pas te versnellen. Ietze Oostinga: ‘Theorie U zorgt voor echte verbinding. We werken er als bureau (met vijf partners, Eric Edens, Ilona Goessens en Nancy Kalbvleesch hebben ook meegeschreven aan het boek) nu al tien jaar mee en we kunnen niet meer zonder.’ Laat een complex vraagstuk dus vooral even sudderen, uiteindelijk zal het U lekkerder smaken.
Dit artikel staat in het Septembernummer van Managementboek Magazine. Deze editie lees je hier >
