Resultaatgericht vergaderen

Nadien heb ik duizenden vergaderingen meegemaakt. Als deelnemer, secretaris en als voorzitter. In Nederland wordt veel vergaderd. Op alle niveaus in de samenleving. Vergaderen is in essentie een communicatiespel van en tussen mensen. Het is interessant om al die 'communicatiekleuren' in een vergadering te blijken. Er is zelfs in de meest saaie vergadering altijd wat te beleven. Als je maar op de mensen let! ' Resultaatgericht vergaderen' bevat een schat aan informatie over alles wat met vergaderen te maken heeft.

Vergadert u regelmatig dan is dit een waardevol boek voor u om te lezen. De auteur, Caroline Kuijper, is trainer en adviseur bij Plattel en Partners te Baarn. Ze heeft het boek verdeeld in twaalf hoofdstukken. Na de inleiding start ze in Hoofdstuk 2 met 'de zin van het vergaderen' en legt ze relaties tussen vergadergewoonten en de heersende organisatiecultuur. 'Loesje' zei het al: 'Vergaderen begint waar communicatie ophoudt'. Door een handig testje kunt u nagaan hoe het er voor staat met uw eigen vergaderingen.

Test uzelf en neem actie! Met name die actie daar gaat het om. Door een goede voorbereiding vergroot u uw aandeel. Daarom wordt in de Hoofdstukken 3 en 4 uitgebreid ingegaan op de strategische en praktische voorbereiding van een vergadering. Onderwerpen die aan de orden komen zijn: 'bepaal de vergaderdoelen, analyseer de vergadergroep, maak maatwerk van de agenda en bereidt u voor als deelnemer'. Om dat laatste er even uit te lichten: Overkomt het u ook dat u onvoorbereid in een vergadering zit? Dat de voorzitter de stukken niet heeft gelezen? Of merkt u dat andere deelnemers zich niet voldoende hebben voorbereid?

Het gebeurt dagelijks. Hier liggen kansen om tijd en geld te besparen. Het volgende hoofdstuk kan worden betiteld als 'Houd de regie in handen'. Deelnemers aan een groepsreis willen dat de reisleider structuur biedt, sociaal is en het tempo erin houdt. Deze metafoor gaat ook op voor de voorzitter. Hij bepaalt in eerste instantie de 3S'en. In dit hoofdstuk wordt uw rugzak gevuld met methoden en technieken die u als voorzitter nodig hebt tijdens de vergaderreis. Handige en nuttige tips worden hier aangereikt. Als u meer uit uw deelnemers wilt halen is Hoofdstuk 6 voor u zeer interessant. Het biedt tips voor het stimuleren van de creativiteit. Een hoofdstuk dat zeer herkenbaar is voor diegenen die al eens meer gelezen hebben op het creatieve vlak.

Remmende en stimulerende factoren in vergadersituaties. Iedereen heeft daar wel eens mee te maken. Hoe pakken we dit aan? Antwoorden op deze vraag liggen op het terrein van de groepsdynamiek ofwel groepsprocessen. Groepsdynamiek is voelbaar aanwezig in een vergadering, moeilijk grijpbaar, soms onzichtbaar en niet te benoemen, maar wel bepalend voor wat er uiteindelijk gebeurt. Wilt u nuttige suggesties opdoen voor het hanteren van het groepsproces of het proces leren herkennen? Lees dan eerst dit hoofdstuk.

Napoleon zei het al: 'Het komt zelden voor dat een vergadering redeneert, zij is te spoedig hartstochtelijk'. Niet alleen een goede voorbereiding is van belang. Ook van de deelnemers wordt een kwalitatieve inbreng verwacht. Dit bespreekt Caroline Kuijper in Hoofdstuk 8. Iedereen kan namelijk op ieder moment iets doen dat wat de kwaliteit van het moment verandert! Duidelijk blijkt uit dit gedeelte dat vergaderen niet iets is van de voorzitter maar dat ook de deelnemers verantwoordelijk zijn voor de het resultaat. U zit steeds vaker met andere nationaliteiten aan tafel? Globalisering? Interesse voor videoconferencing, netmeeting of elektronisch vergaderen? Doe dan uw voordeel met de laatste hoofdstukken van dit boek.

Het boek bevat een minimum aan theorie en een maximum aan praktische richtlijnen. In twee avonden lezen verwerft u zich een schat aan informatie vaardigheden. Die investering krijgt u in de praktijk ruimschoots terug. Elk hoofdstuk eindigt met een checklist, een soort van samenvatting. Dat maakt het boek ook ideaal als naslagwerk. Wellicht zal een aantal onderwerpen bekend voorkomen. Maar weten is één en doen is twee. Ook in vergaderland. En vergeet het niet: let bij het vergaderen vooral op de mensen. Zij kunnen de vergadering tot een feest . . . of een drama maken. Veel vergaderplezier toegewenst.