We zijn met z'n allen bewust onbekwaam in vergaderen, concludeert De Haas. Terwijl vergaderingen juist heel inspirerend kunnen zijn. Er zit meer onder het oppervlak van een groep mensen die bijeenkomt, terwijl dat vaak onderbenut blijft. Ongewoon goed vergaderen (OGV) is een methode die aan de ene kant structuur en duidelijkheid aanbrengt, en aan de andere kant de deelnemers ruimte geeft voor verdieping en debat. Zo heeft een vergadering toegevoegde waarde, in plaats van dat het een bron van frustratie en tijdverspilling is.
De basisprincipes van OGV zijn: structuur bepaalt gedrag; collectieve denkkracht moet je organiseren en vergaderen is een te leren vaardigheid. Structuur is belangrijk in een vergadering. Het schept ruimte, maar het moet niet ten koste gaan van het doel van de vergadering. Zorg dat u de juiste mensen bijeen roept en dat iedereen actief deelneemt. Een duidelijke rolverdeling is cruciaal. Deze rollen staan niet voor altijd vast, maar rouleren. Als we vergaderen gaan zien als een collectieve prestatie, kunnen we ook reflecteren en leren: hoe deden we het als vergadergroep? Wat kan er beter?
De Haas beschrijft vijf stappen om tot een goede vergadering te komen en daarbij horen 12 spelregels. Een spelregel is bijvoorbeeld: we starten en eindigen op tijd. Het boek bevat een set vergaderkaarten, die horen bij elke van de vier fasen van een vergaderpunt: verkenning / exploratie, incubatie / broedperiode, inzichten en uitvoering / actie. Elke fase heeft een andere kleur. Zo zijn er groene kaartjes die horen bij de exploratiefase met onder andere een kaartje voor doel formuleren en heersende opvattingen. Deze vergaderkaarten zorgen ervoor dat verschillende gezichtspunten over een onderwerp aan bod komen.
Ongewoon goed vergaderen biedt een manier om vergaderingen te organiseren zodat ze waardevol zijn voor alle deelnemers. Door de uitgebreide beschrijving van De Haas lijkt de methode omslachtig en star, maar ik denk dat het in de praktijk meevalt. Ik herken in elk geval veel van de spelregels. Het is duidelijk dat we meer aandacht moeten besteden aan de voorbereiding, daar zal de meeste winst te behalen zijn. Ik voel me gemotiveerd de volgende vergadering anders aan te pakken, al betwijfel ik of ik de kaartjes daarbij zal gebruiken. Met Ongewoon goed vergaderen wijst Rob de Haas ons op iets wat we waarschijnlijk allemaal wel weten: vergaderen kan stukken beter. Uiteindelijk ligt de beslissing bij u hoeveel u van OGV gaat toepassen. Het boek en de vergaderkaarten helpen u daarbij.
Over Carla Verwijs
Carla Verwijs is managementconsultant met een specialisatie in kennismanagement.
