Als het gaat om bureaucratie in organisaties, is er sprake van een merkwaardige paradox. Doordat bureaucratie zich slecht verhoudt tot de toenemende veranderlijkheid waar organisaties vandaag de dag mee worden geconfronteerd, zijn de schadelijke effecten van bureaucratische beheersing de afgelopen decennia alleen maar toegenomen. Toch zien we in veel organisaties steeds meer bureaucratisering. Ze zijn verstrikt geraakt in de vicieuze cirkel van de bureaucratie en proberen hardnekkig de problemen op te lossen met hun eigen oorzaken. Dat leidt niet alleen tot enorme systeemverliezen, het frustreert en demotiveert ook de werknemers, die nochtans vaak goed zijn opgeleid en in principe uitstekend in staat zijn hun werk zelf te regelen.
In dit boek maken we een grondige analyse van wat wij ‘het bureaucratisch regime’ noemen. We baseren onze analyse op de integrale sociotechnische benadering. We verklaren het gebrek aan betrokkenheid, het gebrek aan beheersbaarheid, het gebrek aan flexibiliteit en het gebrek aan innovatievermogen door de kenmerkende structuur van de arbeidsdeling in het bureaucratisch regime. Die structuur is in essentie gebaseerd op het principe van maximale arbeidsdeling en, in het verlengde daarvan, maximale regelgeving.
Let wel, bij arbeidsdeling in moderne bureaucratieën denken we niet langer in de eerste plaats aan een verregaande opsplitsing van uitvoerende taken, maar vooral aan een scheiding op basis van functionele specialismen, een scheiding tussen regeling en uitvoering, tussen uitvoerende, voorbereidende en ondersteunende taken, en tussen operationele, tactische en strategische regelingen. De neiging om alles zo veel mogelijk vast te leggen in regels en procedures is in veel gevallen geworteld in de structuur van arbeidsdeling in de organisatie. Onze analyse toont echter aan dat de strijd tegen de bureaucratie meestal niet simpelweg een kwestie is van het afschaffen van overbodige regels en procedures.
De oplossing is de structuur zelf fundamenteel aan te pakken, zo laten we zien. Organisaties moeten het principe van maximale arbeidsdeling loslaten om het bureaucratisch regime te kunnen transformeren tot een regime waarin mensen zich kunnen ontplooien en waarin sprake is van voldoende beheersbaarheid, flexibiliteit en innovatievermogen. Pas dan zullen ze in staat zijn om in te spelen op een veranderlijke, veeleisende omgeving.
Als maximale arbeidsdeling de kern van het bureaucratische probleem is, dan is minimale arbeidsdeling de kern van de oplossing. Minimale arbeidsdeling is dan ook het leidende ontwerpprincipe van alternatieven voor de bureaucratische organisatie. Een consequente toepassing van dit principe kan leiden tot twee ideaaltypische regimes: het flexibele regime en het netwerkregime. Beide worden toegelicht in dit boek.
We presenteren ook een uitgewerkte ontwerpmethodologie (de integrale sociotechnische benadering) die in elk specifiek geval gebruikt kan worden om tot een passend ontwerp te komen. Het uitgangspunt bij het ontwerpen is de beoogde strategie van de organisatie, en het aangrijpingspunt is het primaire proces. Minimale arbeidsdeling hanteren als richtsnoer betekent dat zowel op macroniveau als op mesoniveau gestreefd wordt naar zelfstandige eenheden die verantwoordelijk zijn voor een compleet (ongedeeld) dan wel relatief afgerond onderdeel van een product of dienst. Op microniveau wordt gestreefd naar volwaardige
individuele taken voor teamleden die hun bijdragen direct op elkaar kunnen afstemmen in teamverband.
We bouwen in dit boek enerzijds voort op een rijke sociotechnische traditie, die inmiddels bijna zeventig jaar bestaat. Anderzijds sluiten we aan bij de problemen waar organisaties van deze tijd mee geconfronteerd worden. Bovendien putten we uit de ruime ervaring die wij hebben als onderzoekers en adviseurs.
Dit boek is een grondige bewerking van Het nieuwe organiseren, dat in 2010 bij ACCO is verschenen. Het boek is geactualiseerd, bepaalde hoofdstukken zijn ingekort en als paragrafen opgenomen in andere hoofdstukken. De opbouw van het boek is zodoende overzichtelijker. Bovendien hebben we onze ideeën over het netwerkregime verder uitgewerkt. In deze nieuwe editie besteden we daar twee hoofdstukken aan in plaats van één. In een aantal nieuwe boxen schetsen we actuele trends (zoals Agile, Scrum en de ‘exponentiële’ organisatie) en geven we vanuit sociotechnisch perspectief onze kijk daarop. Tot slot hebben we de ondertitel in de nieuwe uitgave opgenomen in de hoofdtitel: Het nieuwe organiseren: alternatieven voor de bureaucratie.
Prof. dr. H. Kuipers is hoogleraar Sociotechniek aan de faculteit Bedrijfskunde van de Technische Universiteit Eindhoven en hoogleraar Organisatiepsychologie aan de Koninklijke Militaire Academie in Breda. Pierre van Amelsvoort is als organisatieadviseur van de ST-Groep sinds 1982 betrokken bij integrale organisatievernieuwing in diverse branches in België en Nederland. Tevens is hij docent bij de Radboud Academy Nijmegen en Flandres Synergy. Eric-Hans Kramer is Universitair Hoofddocent “Human Factors & Systeemveiligheid” aan de Nederlandse Defensie Academie in Breda. In deze functie heeft diverse onderzoeken naar uitgezonden eenheden van de krijgsmacht ontwikkeld, uitgevoerd en begeleid. Daarnaast is hij betrokken geweest bij diverse interne adviestrajecten binnen de krijgsmacht. Ze zijn de auteurs van Het Nieuwe Organiseren.
