Effectiever personeelsmanagement dankzij e-HRM?

De laatste jaren is er een aanhoudende belangstelling voor wat 'e-HRM' wordt genoemd. E-HRM is het doelbewuste gebruik van digitale toepassingen (internet, intranet, extranet) ten behoeve van het personeelsmanagement. Het is er enerzijds op gericht de personeelsafdeling te ondersteunen bij haar administratieve taken. Anderzijds sluit e-HRM aan bij de strategische rol van Human Resource Management (HRM). Het uitgangspunt daarbij is dat menselijke kwaliteit voor iedere organisatie een strategische succesfactor vormt en dat HRM primair een verantwoordelijkheid van de lijn is (en niet van de P&ampO-afdeling). Daarnaast zijn medewerkers zelf verantwoordelijk voor hun ontwikkeling en loopbaan. E-HRM kan deze functies van HRM ondersteunen. Tijdens het e-HRM-congres van Linkage International voorspelde de Amerikaanse hoogleraar Edward Lawler onlangs dat e-HRM de P&ampO-functie ingrijpend zal veranderen. De uitvoerende, beheersmatige taken verschuiven voor een belangrijk deel naar het management en de medewerkers zelf, terwijl P&ampO wordt geacht meer (strategische) ondersteuning te leveren waardoor de service aan het management en de medewerkers aanmerkelijk wordt verbeterd. Lawler gaf te kennen dat volgens de hem ter beschikking staande gegevens de meeste CEO's in de VS ontevreden zijn over de invulling van deze nieuwe rol door P&ampO. Deze aanname wordt bevestigd door een studie (eveneens in de VS) van de International Conference Board. Dit werd veelzeggend gepresenteerd onder de titel 'The Disappearing HR Department'. In de context van de Nederlandse arbeidsverhoudingen is overigens 'Human Resource Management' in de praktijk geen vanzelfsprekendheid. HRM richt zich vanuit de managementoptiek namelijk sterk op het zo optimaal mogelijk benutten van medewerkers in het kader van de doeleinden van de organisatie (sommigen spreken over HRM ook wel van Hoog Rendement Management). Een belangrijk gedeelte van het personeelsbeleid wordt in ons land geregeerd door collectieve afspraken op bedrijfstakniveau. Mede als gevolg daarvan komen de rol en positie van de afdeling P&ampO tot uitdrukking in een soort bufferfunctie tussen de belangen van de organisatie (het management) enerzijds en die van de medewerkers anderzijds. De informatiemaatschappij, het groeiend aantal onafhankelijke medewerkers, de toenemende krapte op de arbeidsmarkt, de oplopende noodzaak tot het binden van (goede) medewerkers en steeds hogere druk van de strategieën van organisaties op het menselijk kapitaal, maken echter een verschuiving naar de uitgangspunten van HRM ook in Nederland aannemelijk. E-HRM lijkt hierin goed te passen. Een inventarisatie bij acht grote toonaangevende ondernemingen in ons land, wijst uit dat toepassing(en) van e-HRM in de praktijk bestaan uit het online publiceren van introductieprogramma's, gedragscodes, interne mededelingen, organisatieschema's en dergelijke. Iedere manager en medewerker kan informatie zoals hiervoor bedoeld elektronisch raadplegen. Dat scheelt een hoop papier en wat belangrijker is, aanpassingen en aanvullingen kunnen snel worden gecommuniceerd. Elektronische informatie kenmerkt zich zoals reeds gesteld, door directheid en toegankelijkheid. Maar er is tevens sprake van meer interactieve toepassing(en) zoals het online leren (e-Learning), de mogelijkheid tot 'self-assessments' en het voor eigen gebruik doorlopen van uiteenlopende tests en het inzien en invullen van (geflexibiliseerde) arbeidsvoorwaarden. Vier hoofdgroepen e-HRM Toepassingen van e-HRM kunnen grofweg in vier hoofdgroepen worden verdeeld. Allereerst zijn er de online toepassingen gericht op de werving van medewerkers op de interne en de externe arbeidsmarkt en op ondersteuning van de selectie. Deze worden aangeduid als e-Recruitment (ook e-Cruitment). Bij Business-to-Employee en Employee Self Service-systemen gaat het voor een belangrijk deel om het rationaliseren van informatie en procedures op het gebied van de personeelsadministratie door de rechtstreekse input van de medewerkers. Het digitaal aanbieden van informatie, systemen en reflectieve methoden die medewerkers ten dienste staan bij hun verdere ontwikkeling in relatie tot hun competenties en loopbaanwensen, wordt beschouwd als e-HRD (Human Resource Development). Bij e-Learning ten slotte gaat het om digitale leervormen die kennis overdragen, op voor de medewerker geschikte tijdstippen en in het voor hem meest passende tempo. De toepassingen van e-HRM dragen bij aan het vergroten van de efficiency en effectiviteit van de administratieve taken die door de afdeling P&ampO worden uitgevoerd. Door het 'ontdubbelen' van taken en door rechtstreekse invoer van informatie en mutaties zal hier op termijn een kostenbesparing kunnen worden gerealiseerd (waarvan de omvang afhankelijk is van organisatiegebonden variabelen maar er zijn voorbeelden waarbij de administratieve kosten van P&ampO met ongeveer 60 procent zijn teruggedrongen). Het reduceren van kosten is natuurlijk altijd mooi meegenomen, maar er zijn andere overwegingen die het toepassen van e-HRM in het bijzonder de moeite waard maken. Individualisering van arbeidsverhoudingen De traditionele personele functie zal onvoldoende tegemoet komen aan de voortschrijdende onafhankelijkheid van medewerkers en de individualisering van de arbeidsverhoudingen. Snelheid, openheid van zaken, gepersonaliseerde informatie en interactie worden door steeds meer medewerkers en vooral de medewerkers van de toekomst (de zogeheten generatie 'X') als wezenlijk ervaren. Medewerkers verwachten vaker van hun werkgever uitdagende functies, boeiende projecten, doorstroommogelijkheden, brede opleidingen en zelfsturing van hun loopbaan. Overigens zijn de bestaande arbeidsmarktverhoudingen drastisch veranderd. Van de bestaande vacatures is 45% moeilijk vervulbaar en worden voor middelbaar en hoger personeel structurele tekorten voorspeld voor alle sectoren. Het beschikbaar hebben van de juiste medewerkers van de juiste kwaliteit, op de juiste plaats en op het juiste tijdstip, zal organisaties steeds meer moeite kosten. Om de afhankelijkheid van de arbeidsmarkt te beperken, zullen organisaties meer in het werk moeten stellen om goede medewerkers te behouden. Ze zullen tegemoet moeten komen aan eisen ten aanzien van de functie-inhoud, de toekomstperspectieven, de opleidingsfaciliteiten, de arbeidsvoorwaarden maar ook aan eisen op het gebied van meer vrije tijd, flexibele inzet en mogelijkheden om thuis te werken. Voor organisaties wordt het essentieel de strategie tijdig en adequaat te vertalen in de passende competenties van de medewerkers. Het personeelsmanagement krijgt onder invloed van de hiervoor genoemde tendensen te maken met andere en hoge eisen op het gebied van informatieverstrekking en -voorziening, een groeiend aantal medewerkers dat zichzelf verantwoordelijk acht voor de eigen loopbaan, het steeds groter wordende belang om goede medewerkers aan de organisatie te binden, een krappe arbeidsmarkt waar goede medewerkers schaars zijn en het vertalen van de implicaties van de strategie van de organisatie in termen van inzetbaarheid en competenties. Dat alles is niet zonder gevolgen voor het functioneren van de afdeling P&ampO. De traditionele aanpak van P&ampO zal gegeven de genoemde ontwikkelingen tekort schieten. Met 'potlood en papier' zal P&ampO meer bezig zijn met het administratieve beheer dan met de eisen die onafhankelijke medewerkers stellen en met de toegevoegde waarde die het management van P&ampO verwacht. Het toepassen van e-HRM binnen een organisatie zal kern van de P&ampO-taken raken. De rol van 'tussenpersoon' tussen het management en de medewerkers verdwijnt. Er wordt in dit verband gesproken van een 'HR- transformatie' die wordt bewerkstelligd door de rol van P&ampO te herzien ten opzichte van de strategie van de organisatie, het vaststellen van de vereiste competenties van P&ampO, het aanpassen van de structuur van P&ampO en het implementeren van geïntegreerde HR-systemen. Het accent komt aldus te liggen op een rol als strategische partner van het management door het personeelsmanagement te verbinden aan de strategie van de organisatie. Van P&ampO wordt verwacht dat zij de continue veranderingsprocessen onderbouwt met aangepaste instrumenten, integrerende mechanismen en expertadvies, maximale dienstverlening geeft tegen minimale kosten. Het is P&ampO die de vragen en behoeften van de medewerkers vertaalt in efficiënte oplossingen en een infrastructuur creëert voor hun ontwikkeling, opvolging, verspreiding en beschikbaarheid van de juiste competenties. Het toepassen van e-HRM leidt niet tot het herdefiniëren van de rol van P&ampO in de organisatie, maar maken het mogelijk die nieuwe rol in te vullen. Het behoeft weinig fantasie om te bedenken hoe automatisering van alle routinetransacties, het bieden van selfservice mogelijkheden aan management en medewerkers, het geïntegreerd onderhouden van alle P&ampO-gegevens en het maximaal gebruik van de functionaliteit van het P&ampO-systeem, de effectiviteit van het personeelsmanagement ten goede komen.