Waarom duren projecten bij de overheid zo tergend lang? Ik werk ruim 25 jaar in de projectpraktijk van de overheid, van werkvloer tot bestuurskamer, en zag de mooiste maatschappelijke plannen smoren in overleg en procedures. Daarom schreef ik Ambtenaren met ballen: een boek over hoe je als publieke professional het systeem hackt. Met lef, zonder brokken te maken.
Het is half tien ’s avonds. Op mijn laptop staat versie 8.3 van een participatieplan: vijfentwintig pagina’s vol zinnen die technisch correct zijn, maar waar niemand warm van wordt. Daar zat ik dan. En ik begreep zelf nauwelijks nog wat er stond.
Ik snap het wel. Elke zin in dat plan was ooit een logisch antwoord op een risico. Een Kamervraag. Een boze krantenkop. Een bewoner met een advocaat. Maar tel al die logische antwoorden bij elkaar op en je krijgt een organisatie die alleen nog op angst reageert.
Geoptimaliseerd om niet te falen
We werken steeds harder en krijgen steeds minder voor elkaar. Dat ligt niet aan de mensen. Het overheidssysteem is simpelweg niet gebouwd voor succes; het is gebouwd om falen te voorkomen. Sinds New Public Management draait onze controlemachine op wantrouwen. Volgens Harvard Business School zitten we gemiddeld 23 uur per week in vergaderingen, en 71 procent daarvan vinden de deelnemers zelf onproductief.
Het absurdste voorbeeld noem ik in Ambtenaren met ballen het pepernotensysteem: overheidsafdelingen die elkaar factureren met fictief geld. De ene afdeling huurt de andere in, compleet met urenregistraties, rapportages en herberekeningen voor budgetten die niet bestaan. Zeventig procent overhead. Zo veranderden we van vakmensen in professionele risicoafdekkers en bananenschilopruimers voor bestuurders.
Spelen op het verkeerde bord
Neem mijn droomproject: zorgrestaurant Greens in the Park, op een verwilderde midgetgolfbaan in Den Haag. Groen, sociaal, zorg en ondernemerschap in één plan. Jarenlang probeerde ik het door het systeem te duwen met strakkere plannen en dikkere nota’s. Het hielp niets.
Pas later begreep ik waarom. Elk maatschappelijk project speelt zich tegelijk af in vier arena’s: het team, de bewoners, de politiek en de markt. Ik sprak drie jaar lang alleen de taal van de inhoud en de markt, terwijl mijn echte probleem in de politieke arena lag. Harder werken op het verkeerde bord is als harder trappen op een fiets waarvan de ketting eraf ligt.
De doorbraak kwam toen we stopten met overtuigen op papier en raadsleden vlak voor de verkiezingen tegels lieten tillen in de moestuin. Geen vergaderzaal, geen agenda, wel vuile handen. Er kwamen raadsvragen. Moties. Vijf jaar na het eerste idee openden we eindelijk: een restaurant met moestuin waar twintig mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werken.
Je verslaat de bureaucratie dus niet met de regels van de bureaucratie. Je moet het systeem hacken. En een systeemhacker is trouwens geen rebel die de boel opblaast, maar een slimme vakman die de verborgen speelruimte kent. Lef tonen, zonder onnodige brokken te maken.
Drie systeemhacks die je morgen kunt toepassen
Vraag altijd: ‘Waar staat dat?’
De helft van de regels die ons vertragen is geen wetgeving, maar een ingesleten gewoonte. Zegt iemand dat een procedure nu eenmaal achttien maanden duurt? Vraag om de bron. Geen bron? Dan is er ruimte.
Draai de voorwas
De echte besluiten vallen niet aan de vergadertafel, maar bij de koffie. Bel je grootste criticus de dag vóór de bijeenkomst. Vraag oprecht wat er voor hem of haar geregeld moet zijn. Zo haal je de angel eruit voordat de agenda begint.
Verpak je data in drama
Mensen veranderen niet door data, maar door verhalen die hen raken. Eén herkenbaar gezicht brengt een gemeenteraad sneller in beweging dan dertig slides met grafieken.
Wachten op Den Haag hoeft niet
Deze drie hacks zijn een voorproefje. In Ambtenaren met ballen vind je de vijf verborgen versnellers die de kleilaag veranderen van moeras in lanceerplatform, plus tien systeemhacks voor een leuker werkend leven. Met wetenschap eronder, maar vooral veel praktijk: mijn pijnlijkste missers en verrassende overwinningen. En nee, je hoeft niet te wachten op een stelselwijziging uit Den Haag. Stop met het blind bedienen van het systeem en begin met het slim bespelen ervan.
Wanneer heb jij voor het laatst gevraagd: ‘Waar staat dat?’
Nieuwsgierig geworden naar de vijf verborgen versnellers en tien praktische systeemhacks? Ontdek hoe publieke professionals met meer lef en minder frustratie maatschappelijke impact kunnen realiseren. Bestel Ambtenaren met ballen van Wessel Tiessens bij Managementboek en zet morgen de eerste stap naar slimmer samenwerken binnen het systeem.
Over Wessel Tiessens
Waar publieke projecten vastlopen, stap ik in.
Ik help gemeenten, programma’s en publieke coalities om complexe gebiedsopgaven weer in beweging te krijgen.
Niet met nóg een rapport of nóg een overleg, maar met scherpe regie, eerlijke gesprekken en concrete besluiten.
Vanuit deze praktijk heb ik nu een boek geschreven.