Na een sollicitatiegesprek stelde ik ooit twee interviewers dezelfde vraag: en, wat vond je? De ene begon over de energie van de kandidaat, over hoe vlot het liep. De andere bleef hangen bij een aarzeling halverwege. Ze hadden hetzelfde uur meegemaakt, en toch klonk het alsof ze twee verschillende mensen hadden gesproken.
Dat soort momenten ben ik gaandeweg gaan observeren. Wat me bezighield, was dat allebei oprecht overtuigd waren van hun oordeel. Geen slordigheid, geen gebrek aan ervaring. Ze hadden alleen vooraf nooit samen bepaald waar ze op zouden letten, en dus keek elk van beiden naar iets anders in hetzelfde gesprek. Bovendien keken ze weinig naar elementen die echt relevant waren voor de uitvoering van de job.
We vergelijken vaak gesprekken in plaats van kandidaten
Datzelfde gebrek aan afspraak wreekt zich een stap verder, zodra je kandidaten met elkaar gaat vergelijken. We denken dat we kandidaten vergelijken, maar in de praktijk vergelijken we vooral gesprekken. Elk gesprek verloopt net iets anders: de ene kandidaat krijgt toevallig de vraag die hem goed uitkomt, de andere raakt even de draad kwijt. De vlotte prater blijft hangen, de stille introverte denker vervaagt. Zonder gedeelde maatstaf wordt elke kandidaat langs een andere meetlat gelegd, en zou dezelfde reeks kandidaten bij een collega zomaar anders kunnen eindigen.
Zonder afspraken neemt gevoel het over
Die fout maakt de interviewer niet intentioneel. Wie geen afgesproken criteria heeft, valt vanzelf terug op zijn gevoel. Dat gevoel is wat overblijft wanneer er niets anders is voorbereid. Zo bekeken loopt een interview vaak al mis voordat het begint, op het moment dat niemand heeft uitgesproken wat de job eigenlijk vraagt.
Toen ik daarmee begon te experimenteren, viel me iets kleins maar hardnekkigs op. Zodra we vooraf samen invulden wat een functie werkelijk vraagt, verdween de discussie achteraf. Recruiters merkten dat ze de hiring manager nu echt vooruithielpen, en managers kwamen sneller tot een keuze. In het gesprek keken ze naar dezelfde afspraken, en niet meer elk naar hun eigen indruk.
Het CACTUS Canvas als praktische basis
Om dat werkbaar te maken, ontwierp ik het CACTUS Canvas: één A4 die je invult voordat je iemand spreekt. Je begint niet vooraan, maar in het midden, bij de taken. Wat moet deze persoon dag in dag uit echt doen? Zodra dat helder is, volgen de andere velden bijna vanzelf: welke ervaring uit de carrière ertoe doet, welke competenties nodig zijn, welke attitudes het verschil maken op een moeilijke maandagochtend, wat je als interviewer zelf nog wil uitzoeken, en hoe je alles gaat scoren. Zes heldere, universele onderdelen die bepalen waarop je tijdens het luisteren let.
Van structuur naar betere keuzes
Wat me verraste, was hoe snel mensen het oppakten. Wie al dacht goede vragen te hebben, kon die eenvoudig in het canvas plaatsen. Zo ontstond vanzelf een heldere structuur. Wie nog geen sterke selectievragen had, kon terugvallen op het universele gestructureerde interview dat ik hiervoor ontwikkelde: bij elk veld hoort één eenvoudige standaardvraag, zodat het canvas al bij de eerste keer bruikbaar is. Tijdens het gesprek hoeft er niets meer bedacht te worden. Je luistert, en je scoort per onderdeel. Pas op het einde komen de scores samen, volgens wat vooraf is afgesproken. De beslissing volgt uit vooraf vastgelegde criteria, niet uit de indruk van het moment. Daardoor kun je ze achteraf ook uitleggen. Aan de opdrachtgever, aan de kandidaat die je afwijst, en aan jezelf.
Het CACTUS Canvas en de manier van kijken die eraan voorafgaat, staan uitgewerkt in Reinventing Interviews, het allereerste Nederlandstalige praktijkboek over gestructureerd interviewen. Het idee erachter is doorleefd. Uit meer dan honderd jaar onderzoek naar selectie komt telkens hetzelfde beeld naar voren. Het gestructureerde interview voorspelt van alle courante methodes het best hoe iemand het werk zal doen, zelfs ver boven dure assessment centers en zeker beter dan de klassieke vrije selectiegesprekken waar we vaak op terugvallen.
Hieronder kun je het canvas alvast bekijken. Misschien stel je jezelf daarbij de vraag: maak ik vandaag keuzes in mijn selectie die ik morgen nog kan uitleggen én zorgen die ervoor dat een goed gesprek ook een goede aanwerving wordt?
Benieuwd hoe je selectiegesprekken betrouwbaarder en beter onderbouwd kunt voeren? In Reinventing Interviews ontdek je hoe het CACTUS Canvas helpt om gestructureerd te interviewen en betere selectiebeslissingen te nemen. Bestel het boek via Managementboek en ontdek hoe je van een goed gesprek ook een goede aanwerving maakt.