Peter van Loevezijn: 5 tips voor Je iPad als mobiel kantoor

1. Bepaal de werkprocessen die je met je iPad slimmer wilt laten verlopen

Om te voorkomen dat je maar wat gaat doen, is het slim om focus te hebben. Welk werkproces kun je een stuk slimmer aanpakken met behulp van je iPad? Waar valt de meeste winst te behalen of waar erger je je het meeste aan? Je kunt dit punt natuurlijk ook doorvertalen naar team- of organisatieniveau. Waar wil je als team of organisatie winst behalen, hoe concreet kun je die winst maken en hoe gaat de iPad daaraan bijdragen?

2. Krijg zicht op de route van informatie

Wat je zakelijk ook met je iPad wilt, informatie-uitwisseling speelt altijd een belangrijke rol. Of je nou bestaande informatie binnen wilt halen op je iPad of informatie op je iPad wilt maken en vervolgens delen, je moet nadenken over de route van die informatie. Heb je direct toegang tot bestaande informatie die bijvoorbeeld op een server staat of in de cloud? Zo niet, is dat te regelen? Wat laat je wel of niet op je iPad staan. Waar gaat informatie naartoe als je die vanuit je iPad wilt delen?

3. Gebruik zo min mogelijk apps

Dat klinkt raar, maar veel apps betekent weinig overzicht en weinig kennis van elke app die je hebt geïnstalleerd. Wanneer je weet welke werkprocessen je wilt faciliteren, dan weet je ook aan welke apps je moet denken. Wil je de belangrijkste werkprocessen van een professional tackelen, dan heb je, naast de agenda- en mailapp, een app nodig voor teksten lezen en annoteren, bv. PDF Expert, een app voor notities, bv. Notability, een app voor presentaties, bv. Keynote of Powerpoint, en een app voor je Word-documenten, bv. Word of Pages.

4. Bepaal je voorkeur voor tekstinvoer

Heb je genoeg aan het virtuele toetsenbord op je iPad met alle variaties die je daarin kunt aanbrengen, heb je liever een fysiek toetsenbord of schrijf je liever met een styluspen? Het is slim om hier vooraf over na te denken en de verschillende opties desnoods uit te proberen. Het virtuele toetsenbord kun je aanpassen met apps als Fleksy en SwiftKey. Voor het fysieke toetsenbord zijn verschillende bluetooth toetsenborden te koop die ook vaak als case dienen. Logitech levert bijvoorbeeld mooie exemplaren. En als je geen afstand kunt doen van een pen, dan wordt het een styluspen, bijvoorbeeld de Jot Adonit Script of de pennen van LynkTec. Zorg dan ook voor een app die jouw geschreven tekst omzet naar getypte tekst, zoals Smart Note. Altijd handig.

5. Bedenk of je wilt presenteren

Ga je je iPad voor presentaties gebruiken, dan moet je bedenken hoe je dat wilt doen. Doe je vooral 1-op-1 presentaties, dan is je iPad zelf voldoende en heb je geen groter scherm nodig. Voor meer publiek ga je waarschijnlijk de beamer gebruiken of een flatscreen. Je kunt bedraad koppelen via een betaalde adapter die je danwel koppelt aan een VGA-kabel van de beamer of aan een HDMI-kabel van de flatscreen. Draadloos kan ook via een AppleTV die je aan een flatscreen koppelt en het kan via softwareprogramma's voor een laptop of desktop die aan de beamer is gekoppeld. Een voorbeeld van de laatste optie is AirServer. Dit programma installeer je op je desktop of laptop en vervolgens maak je een draadloze verbinding tussen iPad en desktop op laptop via Airplay. Heb je een iPhone, dan kun je die als afstandsbediening gebruiken als je de presentaties bijvoorbeeld in Keynote op je iPad vertoont. Zet daarvoor ook Keynote ook op je iPhone.

Peter van Loevezijn is de auteur van Je iPad als mobiel kantoor. Slim (samen)werken waar je ook bent, hét boek over zakelijk iPadgebruik. Op 21 april en 22 september geeft hij de workshop Slimmer werken met je iPad voor non-profitorganisaties

Volgende week volgen nog 5 tips van Peter van Loevezijn.