Een iPad als mobiel kantoor inzetten heeft alles te maken met efficiënter werken. Veel organisaties en professionals willen efficiënter werken of moeten dat, bijvoorbeeld omdat het werk met minder mensen gedaan moet worden. Deze stap vraagt onder meer om een herbezinning van de huidige werkprocessen.
De eerste herbezinning moet over papier gaan. Papier is namelijk een grote belemmering voor efficiëncy. Het is slecht doorzoekbaar en het is lastig te delen met anderen. Twee kenmerken die tijd kosten. Maar als je van papier afstapt, heb je wel iets nodig waarmee je informatie makkelijk en mobiel kunt lezen op een fatsoenlijk formaat en dan komt een iPad in beeld.
De tweede herbezinning is slimme technologie. Werkprocessen kunnen efficiënter door slimme toepassingen te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan taakbeheer en notities maken. Deze slimme toepassingen zijn beschikbaar als zakelijke apps en met touchscreen makkelijk te bedienen. En die zakelijke apps zijn vooral beschikbaar voor een iPad en zo komt de iPad nog een keer in beeld.
Kortom: organisaties en professionals die efficiënter willen werken moeten eerst eens nadenken over de inzet van iPads voordat ze allerlei andere interventies inzetten.
En waar gaat de iPad je zakelijk dan mee helpen?
Deze vraag zou iedereen als eerste moeten stellen, maar in de praktijk stapt vrijwel iedereen hier overheen. Hoe vaak gebeurt het wel niet dat een organisatie iPads aanschaft, ze uitlevert met een beknopte instructie en dan gaat wachten op…, ja waarop eigenlijk? Geen doel, geen idee van wat we ermee gaan doen, waar ze aan moeten bijdragen. Dus denk eerst na over je doelen, de werkprocessen die slimmer moeten kunnen, de manier waarop we het gaan inzetten, de aansluiting met bestaande systemen, de plek waar benodigde informatie voor de iPad te halen is en weer kan worden neergezet. Des te duidelijker deze onderwerpen zijn, des te groter de kans dat de iPad daadwerkelijk een mobiel kantoor kan zijn. Met deze duidelijkheid is een eventuele training voor gebruikers ook veel zinvoller.
En hoe gaat de iPad je dan zakelijk helpen?
We weten wat veelvoorkomende werkprocessen zijn en kunnen op basis daarvan al een selectie maken van apps die de efficiency kunnen vergroten. In het boek komen zeven belangrijke werkprocessen en –activiteiten aan bod en bij elke wordt duidelijk hoe je iPad en de juiste apps je gaan helpen. Een van die processen is documenten lezen, annoteren en delen. De iPad leent zich daar uitermate goed voor met apps als PDF Expert en GoodReader. Hiermee is het niet alleen makkelijk om structuur aan te brengen in alle documenten die binnenkomen, maar ook om gevarieerde annotaties te plaatsen en deze snel te delen met anderen. Een ander proces is notities maken tijdens gesprekken en meetings. Met apps als OneNote en Notability leg je zaken multimediaal vast in bijvoorbeeld tekst, tekeningen, foto’s, video’s en webknipsels. En als je toch liever wilt schrijven met de hand, dan zijn er voldoende mogelijkheden om geschreven tekst om te zetten in getypte tekst, bijvoorbeeld met de app Nebo.
Als je zover bent om je mobiele kantoor te starten, begin dan klein door je te focussen op het werkproces waar de meeste winst valt te behalenen leer de juiste app daarvoor goed kennen. Succes!
De rode draad in alle activiteiten van Peter van Loevezijn is professionals (in organisaties) laten excelleren in werken en leren. Hij is auteur van succesvolle boeken als Laat je iPad voor je werken, Wat is nu eigenlijk het probleem? en Je iPad als mobiel kantoor. Van Loevezijn geeft ook trainingen over werken met de iPad. Meer informatie vindt u op deze pagina.
Over Peter van Loevezijn
Peter van Loevezijn is marketeer, adviseur, blogger, en auteur van 'Wat is nu eigenlijk het probleem?' Hij helpt organisaties en professionals om slim te adviseren, slim te leren en slim te werken en laat ze zien hoe ze de iPad daarbij optimaal kunnen gebruiken. Zijn ideeën staan ook op Bijgespijkerd.nl, petervanloevezijn.nl en op Twitter (@pvloev).
