We leven in een wereld waarin apps ons het zo aangenaam mogelijk proberen te maken. Enerzijds bespaart ons dat tijd en energie, anderzijds kan onze smartphone aanvoelen als een virtuele leiband. Maar ik weet het zeker: iedereen kan zich bevrijden van dat allesoverheersende gevoel. Door je werk te organiseren op een intelligente manier, spring je al heel ver. Maar daarnaast moet je een goed evenwicht kunnen vinden tussen duiken en surfen. Tussen wat? ‘Duiken’ staat voor de belangrijkste werkactiviteiten die je volle aandacht vereisen. Voorbeelden zijn een belangrijke beslissing voorbereiden of een complexe offerte opstellen. Daar tegenover staat ‘surfen’. Dit is voorbehouden voor de alledaagse taken en activiteiten die minder concentratie vergen, zoals e-mailen, vergaderen of het afwerken van een takenlijst. Dat zijn zaken die moeten gebeuren, maar die je werkdag niet zouden mogen overheersen.
Aandachts- en energiemanagement
Tijd is niet het belangrijkste om te beheren, het gaat om je energie en aandacht. Het maakt niet uit dat je veel tijd hebt als blijkt dat je energiepeil te laag ligt. Omgekeerd geldt dat natuurlijk ook. Wanneer je tonnen energie hebt, kun je veel doen in weinig tijd. Probeer dus te plannen op basis van je eigen piek- en dalmomenten.
Enkele tips die je vanaf vandaag kan toepassen
Antwoord niet meteen op mails of berichten
Antwoord nooit meteen op een e-mail of een chatbericht, want voor je het beseft, gaat je contactpersoon ervan uit dat hij via mail ook dringende boodschappen kan versturen. Als het echt dringend is, neem dan de telefoon en tracht je omgeving zo op te voeden dat ze hetzelfde doen.
Vind je gouden duikuur
Wat denk je van een duikuur per dag? Het lijkt voor velen een onbereikbare droom, maar met een aantal kleine aanpassingen kan het: een uur per dag werken zónder storende collega’s, zónder e-mail en zónder telefoon.
Hoe ga je te werk?
- Probeer erachter te komen wanneer je overdag het beste kunt nadenken. Wanneer is je brein het meest fit?
- Blokkeer dat uur consequent in je agenda en laat leidinggevenden en collega’s weten dat dat jouw heilige uur is. Als het niet elke werkdag op hetzelfde uur kan, plan dan je heilige uren voor de week die volgt.
- Zet tijdens je heilige uur je telefoon uit en sluit je mailbox af. Ga indien nodig naar een andere ruimte en zorg ervoor dat anderen je niet kunnen storen.
- Maak goede afspraken met je collega’s om jouw telefoons over te nemen. Doe dit ook voor hen en overtuig hen om ook een gouden uur in te lassen.
- Maak er een gewoonte van. Onderschat de kracht van routine niet, dus geef dit verhaal ten minste enkele weken de kans.
Plan een wekelijks shituur
Cursisten volgen een opleiding om iets te leren, maar ook voor de trainers zijn er veel momenten dat zij iets kunnen opsteken. Zo opperde Philippe, werkzaam bij een van de grootste energiebedrijven ter wereld, een schitterend idee. De man had een wekelijks ‘shituur’ ingevoerd voor de taken die hij liever kwijt dan rijk was. Er was slechts één moment per week waarop hij zich wilde bezighouden met, zoals hij het zelf noemde, ‘de septische put van zijn job’.
Tijdens dat uur geldt er maar één regel: ‘Ik doe het nu!’ Het is een heilig uur dat je alleen kunt uitstellen als de wereld bij wijze van spreken vergaat. Op welk moment je dit uur plant, maakt niet uit, als het maar een routinemoment wordt. Wanneer zulke opdrachten tijdens de week je pad kruisen, geef ze dan het label ‘shituur’. Je zult merken dat wanneer het shituur aanbreekt, je hier mentaal ook helemaal klaar voor bent.
Hoe ga je te werk?
- Maak een lijst van een aantal shitjobs (bijvoorbeeld rekeningen betalen, lastige mails beantwoorden, documenten archiveren).
- Probeer in te schatten hoeveel tijd je wekelijks nodig hebt om die taken uit te voeren.
- Bekijk je agenda en bepaal welk tijdstip het best voor je uitkomt. Maak meteen een herhaalafspraak voor de komende maanden.
Tim Christiaens is de oprichter van Time Management Company, dat organisaties in binnen- en buitenland inspireert om productiever te werken. Hij is een veelgevraagd expert in de media en schrijft onder meer voor Trends, Jobat en Vacature. Hij is de auteur van Dive at work.
