Erik Jan Koedijk: Een reset maakt je productiever én gelukkiger

Waarom is het tijd voor een reset?
Uit veel organisaties is de ziel verdwenen. Ik bedoel daarmee dat wijsheid in onze bedrijfscultuur haast afwezig is. Iedereen is altijd maar druk bezig in een wereld waarin alles steeds sneller lijkt te gaan. Soms is het goed om te resetten en je af te vragen waar het écht om gaat. Waarom handelen we zoals we doen? Wat zou ik anders willen? De essentie van een reset is dat je meer snelheid maakt door eerst te vertragen en jezelf deze vragen te stellen. Vervolgens kom je in beweging door een aantal stappen te zetten die leiden tot een betere samenwerking en communicatie. Helaas staat bij veel bedrijven de technologie centraal in plaats van de mens. Terwijl onderzoek aantoont dat juist organisaties die sociaal innoveren door beter te gaan werken en samenwerken hun output verbeteren. Technische vernieuwingen leiden naar verhouding tot een veel lagere verbetering van de productiviteit. De essentie is dus hoe mensen met elkaar samenwerken en communiceren. Binnen veel organisaties en instellingen valt hierin het nodige te resetten. Het COW-canvas in mijn boek geeft aan hoe je dat gestructureerd kunt aanpakken.

Hoe werkt het COW-canvas?
De stappen op het COW-canvas helpen om op een andere manier met elkaar in gesprek te gaan. Om ogen te openen, samen de grenzen op te zoeken en buiten de gebaande paden te treden. Op het canvas vindt men negen stappen geclusterd in drie delen: Collaboration, Organization en Wellbeing. Bij elke stap kun je noteren wat er op dit gebied goed gaat, met welke tips je aan de slag gaat en welke ideeën je hebt opgedaan. In een notendop gaan de stappen over hostmanship – geef de klant het gevoel dat hij welkom en waardevol is – en het faciliteren van samenwerking door middel van veilige en gebruiksvriendelijke automatisering. Daarnaast is het noodzakelijk om mensen met elkaar te verbinden, een veilige basis te creëren van waaruit je behendig en veerkrachtig kunt werken en je lichaam, geest en hart in balans te brengen.

Wanneer werken mensen écht samen?
Binnen veel organisaties zie je dat onopgeloste kwesties uit het verleden de medewerkers bezighouden. Je zult daarom op alle terreinen schoon schip moeten maken om weer écht samen te kunnen werken. Daartoe is het noodzakelijk om anders te luisteren en om je (voor)oordelen, angst en cynisme opzij te zetten en je kwetsbaar op te stellen. Met een team kun je in vijf fasen een transformatie doormaken. De eerste fase is co-initiating waarin medewerkers en samenwerkingspartners zoals klanten, partners, distributeurs en leveranciers contact met elkaar maken en een gezamenlijk doel opbouwen. In de tweede fase van co-sensing probeer je naar elkaar te luisteren met een open mind. Je gaat ‘feitelijk luisteren’ door je vaste patronen, oordelen en eigen gedachten opzij te zetten en te focussen op nieuwe informatie. Bij de derde fase van presencing laten we de onbelangrijke zaken écht varen en staan we open voor kansen. In de volgende fase, co-creating, bouw je door te experimenteren samen een prototype en test je mogelijke oplossingen. In de laatste fase, co-evolving, evalueer je met het team wat je samen hebt ontwikkeld en of alle gezamenlijke doelstellingen zijn gerealiseerd.

Waarom wordt er uitvoerig stilgestaan bij ICT?
Omdat je ICT effectief kunt inzetten ter ondersteuning van de samenwerking in plaats van als doel op zich. Bij grotere organisaties is ICT vaak een doel op zich geworden. Het bedrijf heeft bijvoorbeeld fors geïnvesteerd in een CRM-systeem. Een dergelijke systeem focust veelal op data en is gebruikersonvriendelijk, wat ontevredenheid geeft bij klanten en medewerkers. Kleinere organisaties gebruiken vaak gebruiksvriendelijke en gunstig geprijsde applicaties en plug-ins. Vooral startups richten zich op het delen van nieuwe ervaringen met nieuwe samenwerkingstools. Laagdrempelige samenwerkingstools zijn dus belangrijk binnen ICT. Daarnaast is cybersecurity zeer relevant. Mede daarom bevat mijn boek een uniek interview met de wereldberoemde hacker Kevin Mitnick, waarmee ik in het verleden heb samengewerkt.

Hoe werkt het klantenhuis?
In plaats van verschillende afdelingen in silo’s, zet je in het klantenhuis de klant letterlijk centraal. Je brengt alle afdelingen die contact hebben met de klant samen binnen één nieuw organisatieonderdeel: het klantenhuis. Op die manier breng je alles samen wat rechtstreeks met de klant te maken heeft. De vorming van het klantenhuis is noodzakelijk, omdat met de komst van internet en daarmee van social media de klantreis enorm is veranderd. De potentiële klant is voor de aankoop nu vele malen beter geïnformeerd en heeft hogere verwachtingen. De belangrijkste taak van het klantenhuis, waarin alle medewerkers actief zijn, is het overtreffen van deze klantverwachtingen.