Misschien is het niet eens zo vreemd dat een dertigjarige ons gaat vertellen hoe je meer grip op je werk en, in het verlengde daarvan, op je leven kunt krijgen. Dat juist iemand die bij een succesvolle startup werkt, interessante ideeën heeft over hoe je op het werk met de uitdagingen van de huidige tijd omgaat. Sinds de komst van - met name - e-mail is onze dagelijkse routine op het werk fundamenteel veranderd. En daar worden we eigenlijk nauwelijks op voorbereid, zegt Rick Pastoor. ‘We leren van alles op school, maar niet hóe we moeten werken. Dat vind ik vreemd. Hoe ga je om met je agenda? Hoe verwerk je die dagelijkse sloot e-mails? Veel mensen met wie ik werk vragen mij hoe ik het aanpak, want zij zien dat ik het wel onder controle heb. Maar ik merkte dat ik het lastig vond om een goed antwoord te geven. Er zijn superveel boeken over dit onderwerp verschenen, maar er is niet iets dat mensen echt bij de hand neemt. Dus heb ik dat boek zelf maar geschreven.’
Rick Pastoor is ‘binnenbaas’ ‒ operationeel manager ‒ bij Blendle, de online kiosk die losse artikelen uit de internationale media aanbiedt. In januari 2014, drie maanden voordat Blendle live ging, kwam hij als 25-jarige binnen bij de startup. Aanvankelijk als softwareontwikkelaar, maar toen het bedrijf live ging, in april dat jaar, veranderde zijn rol en kreeg hij de vraag of hij zich meer met het management wilde gaan bezighouden. ‘In januari waren we met een man of tien, een paar maanden later met veertig of vijftig mensen. Er gebeurde zoveel tegelijk, het was complete chaos. Ik had mij voorgenomen lekker te gaan programmeren en mij niet te bemoeien met de strategie of de structuur. Dus ik zat rustig aan mijn bureau, koptelefoon op, mijn werk te doen. Dat viel op. Steeds meer mensen kwamen met hun vragen naar mij toe. Dat trek ik blijkbaar aan. Ik houd van structuur, van dingen afmaken.’
Niet dat die managementrol hem meteen gemakkelijk afging. ‘In die fase ben ik ook tegen mijn grenzen aangelopen. Het werd te veel. Iedereen kwam met zijn vragen naar mij toe: de klanten, de founders, het team, ik werd echt overstelpt. Op dat moment besefte ik dat ik een goed systeem nodig had. Dat was de enige manier om het te kunnen bolwerken.’
Vrij in je hoofd
Dus begon Pastoor de manier van werken die hij van nature al hanteerde, te formaliseren. In Grip doet hij stap voor stap uit de doeken hoe je meer greep krijgt op je werk. Dat begint met een strakke agenda en een dito takenlijst. Wanneer je alle dingen die je in een week wilt doen tevoren bedenkt en gedisciplineerd uitvoert, hoef je daar volgens Pastoor niet langer over na te denken. De mailbox dien je met dezelfde discipline te benaderen: Pastoor reserveert elke dag drie momenten voor zijn e-mail. Dat zorgt voor rust. ‘De meeste mensen komen ’s ochtends binnen, gaan zitten, openen hun mailbox en zien verder wel wat er gebeurt. Niet alleen jongeren doen het zo, zelfs mensen met veel werkervaring hebben die neiging. Ze laten zich leiden door de waan van de dag, in plaats van na te denken over wat zij werkelijk willen doen. Het is niet voor niets dat de cijfers over burn-outs, met name bij millennials, zo hoog zijn. Ooit zijn ze begonnen aan hun baan met een droom, met de ambitie een verschil te maken. Dat wil toch iedereen? Maar doordat zij het stuur uit handen geven, verliezen zij de controle. Je dag vult zich altijd wel, maar niet met de dingen die je zo leuk vindt aan je werk.’
Als je tevoren bedenkt wat je gedurende de week wilt gaan doen, en daarop je agenda inricht, heb je een veel beter overzicht, zegt Pastoor. ‘Dat is gewoon lekker. Je weet wanneer je een afspraak hebt, hoe lang je reistijd is en wanneer je een vergadering moet voorbereiden. Als je die taken volgens je agenda afwerkt, weet je elke dag precies of je alles hebt kunnen doen wat je je had voorgenomen. Dat scheelt zoveel stress. Dan kom je thuis, ben je klaar met je werk en heb je tijd voor een inspirerend boek of een goede film.’
Het lijkt een paradox, de controle op je werk intensiveren om je daardoor vrijer in je hoofd te voelen. ‘Mensen vragen mij vaak: zorgt die strakke werkwijze er niet voor dat ik helemaal klem zit? Ik merk juist dat het niet zo is. Doordat ik heb bedacht wat ik wil, weet ik altijd wanneer ik nee moet zeggen als iets op mijn pad komt. Als de boel in de fik vliegt, weet ik exact welke dingen er van de wagen vallen. Een solide basis is heel fijn. Juist wanneer ik geen goede planning heb, slaat de stress toe.’
Accountability partner
Met deze praktische adviezen, die de gebruikers volgens Pastoor snel op het goede pad kunnen brengen, is het bouwwerk van Grip echter nog niet voltooid. ‘Het is een breed boek, dat uiteindelijk een heel jaar beschrijft: niet alleen de tooling voor een week- of maandindeling, maar ook hoe je advies vraagt aan anderen, hoe je je leven verder kunt verrijken. Ik neem elke week een half uur de tijd voor een review, om terug te kijken. Dat is een vangnet. Wat is goed gegaan? Wat niet? Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik mijn week zo indeel, dat ik wel gedaan krijg wat ik had willen doen?’
Een grote rol daarin is weggelegd voor wat Pastoor omschrijft als zijn accountability partner, een voormalige zakenrelatie met wie hij het altijd al goed kon vinden. Een keer per week voeren zij een gesprek op Skype om de week door te nemen en verantwoording af te leggen. Wat hadden zij zich ten doel gesteld? En wat is daarvan terechtgekomen? ‘We moedigen elkaar aan meer uit ons leven te halen. Had je jezelf voorgenomen om deze week drie keer te gaan hardlopen? Waarom heb je dat niet gedaan? Dan gaan we de waarheid bepaald niet uit de weg.’ Het is een relatie waarin de twee dertigers als elkaars onbezoldigde coach optreden. ‘Soms heb je gewoon iemand nodig die je achter de broek zit’, zegt Pastoor. ‘Ik zie dat mensen daar ongelooflijk veel aan hebben. Als zij de wekelijkse review doen en beginnen na te denken over wat ze nu eigenlijk willen, en als ze werkelijk met een accountability partner aan de slag gaan, dan explodeert het. Daar hebben zij zoveel profijt van. Een collega die deze manier van werken nu ook gebruikt, vertelde mij laatst dat hij hierdoor nu eindelijk zijn pensioen heeft gefikst. Niet bepaald iets dat top of mind is bij de millennials.’
Balans tussen werk en privé
Met de introductie van de accountability partner wordt het systeem eigenlijk heel persoonlijk. Niet alleen het werk komt ter sprake, ook het leven zelf. Zelfs vragen als hoe hij een betere vader kan worden komen aan de orde. Is dat niet iets om met je partner te bespreken? ‘Ik denk dat het boek door dat persoonlijke ook krachtiger wordt. De gesprekken begonnen tamelijk abstract, maar na verloop van tijd zijn wij goed bevriend geraakt. Je weet zoveel van elkaar. Met wie check je nou elke week in over hoe je je voelt? Dat vind ik eigenlijk heel vet. Ik heb zo’n accountability-gesprek ook wel eens met mijn vrouw gevoerd, maar dat was geen succes. Je hebt een klein beetje afstand nodig. Als je partner kritiek heeft, voelt het al snel als een aanval. Onderwerpen als de balans tussen werk en privé kun je beter bespreken met iemand anders dan je partner.’
Grip vergt discipline. Heeft Pastoor zelf nooit eens de neiging om zijn e-mail te checken tijdens die verloren minuten dat hij op de trein staat te wachten? ‘Natuurlijk, ik ben niet perfect. Maar ik zou het eigenlijk niet willen. Vaak lees je die mail alleen maar en doe je er vervolgens niets mee. Dan lijkt het alsof je je tijd effectief gebruikt, maar is het alleen een uitvlucht. In dit boek probeer ik de lezer juist uit te dagen groter te denken. Van mijzelf en van anderen weet ik dat als je je op iets stort waar je heel gepassioneerd over bent, dat je dan heel veel voor elkaar kunt krijgen. Alexander Klöpping heeft dat bij Blendle laten zien, maar ook iemand als Boyan Slat, die de plastic vervuiling in de oceanen te lijf gaat, heeft zo’n visie. Daar heb je een grote discipline voor nodig, maar het zijn wel de grote doelen waarvoor ik ’s ochtends mijn bed uitkom.’Over Hans van der Klis
Hans van der Klis is freelance journalist. Hij schrijft regelmatig artikelen voor Managementboek.
