‘Onboarding is geen kwestie van gehoorzamen’

Waarom een boek?
Ik ben consultant op het gebied van HRM. Ik zag dat er heel veel energie werd gestoken in het vinden van goede mensen, maar als ze eenmaal binnen waren dan hield die interesse vanuit de werkgevers vaak op. Een paar jaar geleden heb ik daar een klein boekje over geschreven en toen leerde ik dat het grote probleem is dat de wederzijdse verwachtingen vaak tegenvallen. Eigenlijk was het oorspronkelijke idee om puur daarover te schrijven, maar ik kwam toch uit bij mijn eigen professie. Uiteindelijk is mijn grote droom om alleen een boek over verwachtingen te schrijven.

Het managen van verwachtingen, ligt daar een probleem?
Zeker, bij elke zakelijke transactie - als je iets koopt of je regelt een hypotheek - heb je altijd bepaalde verwachtingen. Ik vind het interessant om te onderzoeken wat je moet doen om verwachting en realiteit bij elkaar te brengen. Als je een privérelatie aangaat die niet goed gaat, kun je na een paar weken uit elkaar, maar bij een zakelijke relatie ga je niet zomaar weer weg. Wat je ziet in de HRM-sfeer is dat mensen in deze tijden van hoogconjunctuur vooral snel worden binnengehaald terwijl het er minder over gaat wat je van een persoon verwacht. Als jij ergens als marketingmanager binnenkomt en je moet opeens een hele agressieve marketingcampagne voeren terwijl dat niet bij jouw persoon past dan ontstaat er een probleem.

U zegt ook in het boek dat je eerlijk moet zijn als bedrijf en niet alleen moet focussen op binnenhalen…
De verleiding om te focussen op het binnenhalen en je verhaal  een klein beetje mooier te maken in plaats van de waarheid te vertellen is soms groot. Recruitment wordt steeds meer sales gedreven, het gaat om het volume, om het invullen op de posities. Recruitment is vaak minder betrokken bij de retentie van mensen. Hoe meer je dat als organisatie losknipt hoe minder lang mensen blijven.

Als leek denk je: okay om een programmaatje te maken voor mensen die bij een bedrijf beginnen, maar om daar nu een heel boek over te schrijven…Kunt u uitleggen waarom het zo belangrijk is?
Je hebt als organisatie een paar doelstellingen en een daarvan is dat iemand zo snel mogelijk operationeel is. Dat krijg je voor elkaar als de wederzijdse verwachtingen duidelijk zijn. Je wilt ook dat iemand zich thuis voelt, dat hij of zij gewaardeerd wordt en dat zijn of haar normen en waarden passen bij die van de organisatie. Je past de onboarding-strategie natuurlijk aan de functie aan, je gaat niet een vakkenvuller een half jaar laten wennen aan het bedrijf, maar ze moeten snel iets weten van LIFO en FIFO. Maar bij een CEO moet je helpen om het netwerk op te bouwen en dat kost tijd.

Je onboarding-aanpak met dus kloppen of matchen met de mensen die je binnenhaalt?
Zeker. Je zag nu bijvoorbeeld dat ze bij de TU Eindhoven vrouwelijke hoogleraren willen aannemen en dan moet je dus nadenken hoe je die vrouwen opneemt in zo’n organisatie. Moet je iets doen zodat zij zich thuis voelen? Dat geldt bijvoorbeeld ook voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt of bijvoorbeeld hele jonge docenten in een verouderd lerarenkorps.

Neem ons eens mee in de aanpak… Bijvoorbeeld bij het aannemen van vrouwelijke hoogleraren.
Je moet misschien ondersteunen bij het opbouwen van netwerken want daar zijn mogelijk barrières en daar moet je je dan van bewust zijn. Het is ook een kwestie van vragen hoe het gaat, meeleven met mensen die nieuw zijn. Ze worden vaak geacht om dingen zelf te doen, maar hoe eenvoudig is het om wat gesprekken in te plannen over de bedrijfscultuur zodat ze hun vragen kunnen stellen en je aan hen feedback kunt geven?

Is dat dan een gesprek met directie of HRM?
Dat zou dan met de leidinggevende zijn terwijl daar de verleiding nog wel eens aanwezig is om dat te delegeren. Dan vergeten ze dat mensen het prettig vinden om direct te schakelen met een leidinggevende omdat ze daar in de toekomst ook mee te maken hebben.

Kunt u uitleggen welke misverstanden je in de praktijk tegenkomt op het gebied van onboarding?
Wat mij vooral verbaasd is dat managers het niveau van onboarding binnen de organisatie vaak overschatten, zij zijn veel positiever dan nieuwe medewerkers. Ze zouden dus veel meer aan de medewerkers moeten vragen hoe het gaat en zelfs moeten vragen: wat kan er hier allemaal beter? Vaak komen mensen met veel ervaring binnen, maar daar doet de organisatie relatief weinig mee. Het is belangrijk om dat op een goede manier in te richten. Je haalt nieuwe energie binnen. Bij ING hadden ze ooit een slogan: ‘zo en nu ben jij Oranje’ aan het einde van een onboarding-fase. Daar kijken ze nu anders tegenaan. Je moet je toch als individu in zo’n organisatie kunnen bewegen.

Dat is ook een beetje de nieuwe generatie die zegt: op welke manier kunnen jullie iets aan mij hebben? In plaats van andersom.
Ja, maar grote bedrijven als Shell en Google hebben natuurlijk enorm sterke bedrijfsculturen die zich niet makkelijk aanpassen aan de mensen die binnenkomen. Vanaf 150 mensen bij een bedrijf groeit een organisatie toe naar een cultuur met afspraken en regels waarbij het lastiger wordt om dat te beïnvloeden.

Is onboarding binnen HRM al prominent genoeg?
Bij grote organisaties als ASML en Philips zie je wel dat dit steeds serieuzer genomen wordt hoor. Zij hebben medewerkers die onboarding als onderwerp hebben en dat is iets van de laatste twee jaar. Ik geef ook les op Hogescholen en daar zie je steeds meer dat het een afstudeeronderwerp wordt. Door de krapte op de arbeidsmarkt zie je in de breedte wel dat het verschuift van werving en selectie naar retentie.

Wat zijn de laatste stappen die bedrijven op dat gebied nog kunnen maken?
Ik zou zeggen: ga uit je van je doelstellingen en doelgroepen. Als je die mensen eenmaal op een goede manier begeleidt zul je merken dat ze voor jouw bedrijf ook als ambassadeur zullen fungeren. En het is dus belangrijk om je kwetsbaar op te stellen zodat mensen ook de ruimte voelen om hun bijdrage te leven, niet alleen maar zenden, maar ook ontvangen. Onboarding is niet gehoorzamen, maar zorgen dat mensen hun impact hebben. Dat is lastig hoor, als je een nieuw vriendinnetje hebt, laat je je ook van je beste kant zien. Maar als je een heel ander verhaal ophangt, komt dat niet goed. Dat vraagt wel lef van mensen.