‘Haal het maximale uit middelmatigheid’

Wat is het grootste obstakel als het gaat om effectieve communicatie?

Twee dingen. Ten eerste denken veel mensen dat het vermogen om sneller te denken en slimmer te praten een aangeboren talent is. Terwijl het een vaardigheid is die iedereen met oefening en begeleiding kan aanleren.

Daarnaast is er vaak ook sprake van drempelvrees, helemaal als het gaat om spontane communicatie. Maar ook dat is te verhelpen. Bijvoorbeeld door je in het moment te realiseren dat angst een manier is om je lichaam voor te bereiden op iets belangrijks. Op die manier kun je de fysieke ervaring mentaal en cognitief herkaderen als iets positiefs dat je bewustzijn verhoogt en je focus geeft. En naarmate je onder die omstandigheden beter presteert, zul je ook steeds meer het vertrouwen krijgen dat je het aankunt.

U spreekt uit ervaring. Tijdens een sollicitatiegesprek een aantal jaar geleden vroeg de directeur u tot uw schrik om uzelf met een ui te vergelijken.

Ja, haha. Hij wilde weten wat er tevoorschijn zou komen als hij de buitenste lagen zou afpellen. Dat was nogal een stressmoment, ja. Maar ik herinner me dat ik heel bewust de keuze maakte om de vraag óf te beantwoorden zoals ik dacht dat hij dat wilde, óf op een manier die ik voor mezelf als waar beschouwde.

Ik heb toen gezegd dat het pellen van uien me aan het huilen maakte. En daarmee kwam het gesprek op het brengen van emoties naar het werk, empathie en psychologische veiligheid. De directeur vond het prachtig, want het was duidelijk geen nepantwoord. En ja, uiteindelijk kreeg ik de baan.

U schrijft ook dat we in dit soort spontane gesprekken de middelmatigheid moeten maximaliseren. Wat bedoelt u hiermee?

Het klinkt misschien contra-intuïtief, maar het komt erop neer dat we ons maar op een beperkt aantal dingen kunnen concentreren. En dat de druk die we onszelf opleggen om zo goed mogelijk te communiceren ertoe leidt dat die kostbare cognitieve bandbreedte naar binnen wordt gericht. Waardoor een deel van onze hersenen meer bezig is met het wegen van woorden en het formuleren van zinnen, en zich niet afvraagt: ‘Wat zeg ik nu eigenlijk?’

In plaats van perfectie na te streven is het beter om je idee er gewoon uit te gooien en je te concentreren op verbinding. Wanneer je de blik naar buiten richt, wordt de communicatie vanzelf beter. Daarom is het ook zo slecht om je gespreksonderwerpen uit het hoofd te leren.

Is improvisatievermogen ook te trainen?

Absoluut. Eén manier is door de dingen te benaderen met een ‘ja, en’-mentaliteit in plaats van een ‘nee’- of een ‘ja, maar’-mentaliteit. Als je ervoor openstaat om te kijken naar wat zich voor je ontvouwt, is de kans veel groter dat je er soepel mee omgaat dan wanneer je je ertegen verzet.

Ik maak hierbij vaak een vergelijking met de atletiek. We hebben net als sporters geen controle over wat er op ons pad komt. Het enige wat we kunnen beïnvloeden, is hoe we erop reageren. Als je een ‘ja, en’-benadering hanteert, is de kans veel groter dat je flexibel en snel reageert dan wanneer je in je hoofd blijft hangen en zegt: ‘Nee, dit kan ik niet, dit is niet wat ik gepland of voorbereid had.’

Alle communicatie draait uiteindelijk om interactie en verbinding, en ‘ja, en’ brengt je dichter bij de ander, terwijl ‘nee’ je juist verder wegduwt.

Hoe leg je de verbinding in tijden van AI?

Communicatie is de laatste stap in een lang proces van kritisch denken en empathie. Als we dat uitbesteden, verliezen we eigenlijk een deel van onze menselijkheid, want AI is zo getraind dat het naar het gemiddelde neigt en niet naar het unieke zoekt.

Daarmee zeg ik niet dat je taalmodellen als ChatGPT niet moet gebruiken, want die kunnen je zeker op ideeën brengen als je bijvoorbeeld worstelt met hoe je je communicatie moet beginnen. Om bij de sportmetafoor te blijven: AI is een prima sparringpartner om beter te worden. Maar je moet zelf het denkwerk blijven doen. Het moeten uiteindelijk jouw woorden zijn.

Effectieve communicatie is ook een kwestie van luisteren. Hoe train je dat vermogen?

Luisteren gebeurt op de momenten waarop je niet spreekt, dus om te beginnen is het soms beter om niets te zeggen. Daarnaast is het belangrijk om de kern van de zaak te doorgronden. De meesten van ons luisteren net genoeg om een idee te krijgen van wat de ander zegt, om vervolgens af te dwalen naar hun eigen gedachten.

Daarom adviseer ik mensen om te luisteren met het doel te parafraseren. Dus bedenk: als ik dit zou moeten samenvatten, wat zou ik dan zeggen? Dat dwingt je om je te concentreren en dieper en consequenter te luisteren.

Wat vervolgens ook helpt om structuur in je betoog aan te brengen.

En die structuur geeft je vervolgens een routekaart om te volgen. Voor veel mensen is spreken een kwestie van informatie op een rijtje zetten. Het punt is alleen dat onze hersenen daar niet voor geprogrammeerd zijn. Als ik naar de supermarkt ga, dan moet ik bijvoorbeeld al bij vier artikelen een lijstje maken, want anders vergeet ik het.

Een manier waarop ik zelf structuur aanbreng in mijn gesprekken is door mezelf drie vragen te stellen: What? So what? Now what? Dus: wat zeg je? Waarom is dat belangrijk voor de ander? En wat ga je daar vervolgens mee doen? Het mooie is dat je die methode in tal van situaties kunt gebruiken, of het nu gaat om het beantwoorden van vragen of het geven van updates. En naarmate je inhoud relevanter is, vergroot dat ook de kans dat er naar jóu geluisterd wordt. Succesvolle communicatie is niet alleen een kwestie van informatie verspreiden, maar er ook voor zorgen dat die daadwerkelijk aankomt.