‘Ik wil ambtenaren wakker schudden’

Wat zijn ambtenaren met ballen, de titel van je boek?

Ambtenaren met ballen zijn professionals die de ruimte zoeken om doelen te bereiken. Mensen die nee durven zeggen en opstaan tegen macht. Mensen die niet bang zijn. Het zijn ambtenaren die opstaan tegen een ingebakken systeem dat vooral falen probeert te voorkomen.

Er is binnen de overheid ontzettend veel angst. Ambtenaren zijn bang dat hun kop eraf gaat als ze boven het maaigras uitkomen. Veel ambtenaren beginnen geëngageerd maar raken murw door het systeem, worden gevangen in het moeras van regels en zijn bang, waardoor weinig meer lukt. Ambtenaren met ballen is een ode aan de stoere ambtenaar die lef toont.

Een o zo herkenbaar boek met illustratieve voorbeelden over kleilagen, stroperigheid en het mislukken van plannen door bureaucratie. Waarom gaat het zo vaak mis met plannen, projecten en ambities, ondanks de goede wil van ambtenaren?

Met name door regeldruk en controledrang. Vergelijk het met een auto die een rempedaal heeft van een meter breed en een gaspedaal met de omvang van een satéstokje. De ambtenaar zit in een systeem om vooral botsingen te voorkomen. Trapt vooral op het rempedaal, want regels en procedures… ‘Het systeem’ maakt de ambtenaar tot een voorzichtige rijder.

Een dodelijk ongeluk moet je niet willen, maar een deukje oplopen is niet erg. Het is te veel een wereld van angst en controleren geworden, waardoor veel vastloopt, veel verzandt in overleg en niemand besluiten durft te nemen. De helft van alle banen op ministeries is inmiddels niet-primair maar bestaat uit controleren, managen en rapporteren. We zijn politieke risicoafdekkers en ongevallenvoorkomers geworden.

Je schrijft zelfs dat het een soort ‘hunger game’ is.

Binnen de overheid is er een concurrentiestrijd om resources. Wie krijgt het geld, de mensen, de aandacht van politici… Ik heb zelf ervaren wat voor een gevecht het is om aan goede mensen te komen voor een opdracht. De hunger games worden aangevoerd door ‘gemene bestuurders’ waar het niet leuk is om mee samen te werken. Een bestuurder met controledwang waarbij de ambtenaar verworden is tot iemand die vooral formulieren invult.

Hoe kan die ambtenaar zich ontworstelen aan dat moeras? Hoe kan die ‘het systeem’ van (ongeschreven) regels ‘hacken’? Hoe kan die vermoeide ambtenaar weer tot leven worden gewekt?

Een persoonlijke eye-opener was toen ik in een gemeente een restaurant wilde openen naar aanleiding van een gewonnen prijsvraag. Vervolgens liep ik vast in allerlei procedures en vergunningen. Ik trok het pas los toen ik bankiers en wethouders in verkiezingstijd letterlijk met tegels liet sjouwen bij het restaurant en de foto’s ervan in de krant kwamen.

In de haven van Scheveningen nam ik eens beslissers mee in een speedboot van de KNRM. Op mijn teken gaf de schipper in woelig water opeens flink gas. De wethouders schrokken zich te pletter en werden bang. Ze snapten later wel dat ze dankzij de metafoor van de onstuimige boottocht een belangrijke beslissing moesten nemen en ‘angst’ (letterlijk) moesten laten varen. Ik denk dat ambtenaren meer verhalen moeten gaan vertellen. Je moet niet alleen in het hoofd maar ook in de onderbuik van bestuurders komen. Veel ambtenaren zijn opgeleid als professionals met vooral ratio en rede. Laat ook emotie toe.

Toch blijft het lastig om als individuele ambtenaar ‘het systeem’ te doorbreken. Ook na lezing van jouw boek doorbreek je de kleilagen (de ondoordringbare, glibberige laag tussen een briljant idee en de schop in de grond) niet zomaar even.

In Ambtenaren met ballen schrijf ik ook dat je als ambtenaar niet direct tot de kern van een vraagstuk moet willen komen. In die kern zitten vooral alle belangrijke besluitnemers. Dat is een mijnenveld. Wil je als ambtenaar met ballen iets bereiken, begin eens aan de zijkanten. Veilige projecten waar je geen mandaat voor nodig hebt. Ik eindig mijn boek ook met een oproep om aan te sluiten bij mijn Versnellersclub. Om te kijken of we samen het systeem kunnen veranderen. Niet vast blijven zitten in een wereld waarin we vooral falen willen voorkomen. Trap eens op het versnellingspedaal. Word verhalenverteller. We leven in een angstcultuur. Ik wil een tegengif bieden met dit boek. Ambtenaren wakker schudden en kijken of het anders kan. We zijn te bang geworden.

Je noemt vergaderen de ‘illusie van controle’. Een heilig sacrament in onze samenleving. Sommige mensen vergaderen 23 uur per week, 71 procent van de vergaderingen blijkt niet effectief.

Als een vergadering niet meer is dan het doorgeven van informatie van het hoger management, heeft het geen zin. Stuur dan een mail. Veel te veel vergaderingen blijven hangen bij punt één, terwijl punt vijf belangrijker is. Bereid vergaderingen goed voor. Gebruik eens een werkvorm om een onderwerp duidelijk te maken. In Nederland is vergaderen heilig verklaard, maar effectief is het vaak niet.

In je boek vijf versnellers en twaalf hacks om de vermoeide ambtenaar wakker te schudden.

Versnellers zijn onder meer: goed leiderschap. Geen ego maar eco-leiderschap. Een psychologisch veilige omgeving. Spreek begrijpelijke taal, maak gebruik van rituelen die verbinden en die vergaderingen energie geven in plaats van energie vreten. Vertel verhalen. Zo kun je een kleilaag ombouwen tot lanceerplatform.

Je kunt het systeem niet verslaan door er harder tegen te beuken, wel door het van binnenuit te ‘hacken’. Een systeemhacker is geen rebel; geen activist. Maar een vakman die het systeem goed begrijpt, op meerdere borden kan schaken en zo de speelruimte die er altijd is durft te gebruiken. De vraag: ‘Waar staat dat’ is zo’n hack. Mensen verschuilen zich vaak achter een regel die helemaal niet bestaat.

Mijn boek verandert niet direct de systeemwereld. Zwemmen leer je ook niet uit een boek, maar op zwemles. Durf af te wijken als het moet. Een chirurg moet soms tijdens een operatie - door omstandigheden - een andere beslissing nemen dan gepland. Dat moeten wij als ambtenaren ook durven. Met Ambtenaren met ballen wil ik de ambtenaar een steuntje in de rug geven.