Projectmatig werken

Gert Wijnen en Peter Storm dwingen u tijdens het Projectmatig werken na te blijven denken. Dit doen zij door middel van dit zeer uitgebreide goed leesbare naslagwerk. Wijnen en Storm schreven: 'Projectmatig werken' voor managers die belang hebben bij een project en die invloed willen hebben op de gang van zaken binnen dat project.

Volgens van Dale is een project een aantal vooraf omschreven, gezamenlijk te verrichten werkzaamheden, die leiden tot een eindproduct. En zoals veel projectmanagers weten bevinden zich in deze ene zin veel valkuilen. Hierbij doel ik op de woorden: vooraf omschreven, gezamenlijk, verrichten, werkzaamheid, leiden en eindproduct.

Dit zijn zeven items die juist vaak een probleem zijn bij een project. En die wil ik even met u doorlopen. Veelal gaat een project namelijk al mis bij 'vooraf omschreven'. Of het nu een groot project is als de Betuwelijn of een klein project in een ziekenhuis om een besparing te kunnen realiseren of om een efficiencyslag te maken. Vaak is niet duidelijk vooraf omschreven wat de doelstelling is van een project. Wat moet het resultaat ofwel het eindproduct worden? En wat vooral niet? Hebben alle betrokkenen een gelijk beeld? Waarom pakken we dit project op? En hier gaat het dan ook vaak al gelijk fout. Iemand heeft een probleem, en maakt er een project van. Hij wijst wat vrijwilligers aan, zonder zich af te vragen of deze allemaal hetzelfde beeld hebben van dit probleem. Het tweede woord dat problemen kan veroorzaken is dan ook 'gezamenlijk'. Vaak zijn de aangewezen vrijwilligers al veel te druk met eigen werkzaamheden en moet het project er even bij gedaan worden. Afhankelijk van de grootte van het project kan dit problemen veroorzaken. Daarnaast voelen medewerkers het vaak helemaal niet als een gezamenlijk probleem en project.

Het samenstellen van de projectgroep is dus naast het opstellen van het projectplan ook cruciaal. Zorg er dus voor dat iedereen een gelijk beeld heeft of krijgt, en dat iedereen betrokken is bij het project. Dit beschrijven Gert Wijnen en Peter Storm in de initiatiefase. Dan woord drie: Verrichten. Dit betekent dus meedenken en handen uit de mouwen. Niet even er bij doen. Maar serieus betrokken zijn.

Herkent u het al? Ja, niet uzelf uiteraard. Maar uw collega's. Het vierde woord in de zin is 'werkzaamheid'. Een project uitvoeren is werken. Hard werken. Projectmedewerkers moeten daar dan ook de middelen voor krijgen. Zowel in tijd, ruimte als in macht. Niet even erbij doen dus. Soms moet het 'gewone werk' van een projectmedewerker tijdelijk overgenomen worden door een collega. Het een na laatste woord in de definitie van Van Dale is 'leiden'. Dit kunt u tweeledig opvatten.

Ten eerste moet een project geleid worden door een projectleider. Ook hier weer blijkt dat er tijd vrijgemaakt dient te worden. Dan is er nog het eindproduct. Gert Wijnen en Peter Storm begeleiden de lezer door de wereld van 'Projectmatig werken' in de breedste zin des woord. In het uit 341 pagina's bestaande boek – dat overigens niet gaat vervelen – geven zij u onder andere uitleg over het wat, waarom, wanneer, ontstaan, aanpak, afronding, risico's van projectmatig werken.

De essentie van 'Projectmatig werken' is dus dat u eerst denkt en dan doet. U hoeft echter niet te lang na te denken over de aanschaf van 'Projectmatig werken', maar kunt het gewoon doen. Het zal u veel tijd en ergernis besparen indien u, op welke wijze dan ook, betrokken bent bij projecten.