De gebruikte literatuur van 'Overtuigend adviseren' bevat veel boeken over onderhandelen. Dat lijkt misschien vreemd, maar adviseren heeft heel veel gemeen met onderhandelen. Beiden draaien om een inhoudelijk onderwerp waarvoor geen oppervlakkig of voor de hand liggende oplossing is. Anders was een advies (of onderhandeling) immers niet nodig.
Beiden zijn in essentie communicatieprocessen, als geabstraheerd wordt van de inhoud. De momenten waarop de adviseur in 'communicatief contact' staat met de opdrachtgever zijn de moments of truth.
Effectieve adviseurs profileren zichzelf volgens Bert Ruck dan ook niet als deskundige, maar ze maken indruk op het communicatieve vlak. Dat geldt voor alle fasen, beginnend met de intake, via het op papier zetten tot het advies geaccepteerd krijgen. Direct in het begin rekent Ruck al af met een discussie die vaak speelt bij projecten, dus ook bij adviestrajecten: wie is de klant eigenlijk? Die klant bestaat niet, maar is opgebouwd uit een opdrachtgever, beslissers en belanghebbenden. Al in de intakefase is het van belang te ontdekken wie de spelers zijn. Het is ook de fase waarin de opdrachtgever alle ruimte krijgt om de behoefte toe te lichten.
De adviseur stuurt het proces. Ruck geeft hiervoor hele bruikbare adviezen. Daarbij staat de subtiliteit centraal. Checklists zijn er niet om te gebruiken in een kruisverhoor, maar je gebruikt ze om een natuurlijk gesprek te sturen. Hoe vaak worden niet de verkeerde oplossingen gekozen door alleen de oppervlakkige symptomen te behandelen? Doorvragen naar 'de vraag achter de vraag' is dus essentieel.
Ruck heeft ook aandacht voor oplossingsrichtingen die de klant zelf bedacht heeft. Dat is natuurlijk riskant. U kent misschien wel die grap over een man die aangifte doet van een inbraak: 'De inbreker droeg een bivakmuts en hij was adviseur'. Waaruit bleek die aanwijzing? 'Ik moest alles zelf aangeven'. Het is beslist niet de bedoeling dat de adviseur slechts opschrijft wat de opdrachtgever dicteert. Daar zijn veel duurdere adviesbureaus voor. Je moet de al bedachte oplossingen kennen, zodat je ze in je advies kan benoemen. Een krachtenveldanalyse kan daarbij erg behulpzaam zijn.
Heel zinvol is het advies hoe om te gaan met twee verschillende soorten lezers in het publiek. De 'beslisser' wil het spreekwoordelijke A4-tje. De 'specialist' bij het bedrijf zelf wil het advies inhoudelijk kunnen toetsen en heeft liever een compleet rapport, desgewenst doorspekt met technische feitjes. De oplossing: beiden maken. Het complete rapport is dan de onderbouwing van het concrete, korte en actiegerichte advies. Een perfect advies is onvoldoende als het slecht gebracht wordt. Ruck geeft alternatieven voor het vertrouwde 'death by Powerpoint'.
Een pakkend verhaal zal het publiek langer heugen dan een rijtje onsamenhangende bullets. De tip 'Als je een bulletsheet laat zien, lees dan alleen de titel voor en geef het publiek de tijd om de sheet zelf te lezen' past daarom niet in dit boek. Hoewel het onderscheid tussen 'vragen ter verduidelijking' en 'vragen ter discussie' helderder had gekund, zijn het verder allemaal zeer waardevolle tips. Overtuigend adviseren is: de juiste vragen stellen, begrijpelijk schrijven en boeiend presenteren. Bert Ruck heeft zichzelf de juiste vragen gesteld, schrijft erg begrijpelijk en weet zichzelf met dit boek boeiend te presenteren.
Over Joost van Driessen
Joost van Driessen is manager bij het Ministerie van Defensie. Hij is afgestudeerd in de informatica aan de Universiteit Leiden en deed zijn MBA-opleiding bij de Business School Nederland. Zijn werkterrein bevindt zich op het grensvlak waar organisatie en informatie elkaar raken.
