Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20

Recensie

Het regiebureau - Kernprincipes voor sturen op resultaat

Een bootje met op de boeg ‘regiebureau’ vaart voorop en breekt het ijs voor een grote boot met de naam ‘onderneming’. Op het dek van de ‘onderneming’ staan containers die samen het woord ‘core business’ vormen. Het regiebureau als ijsbreker voor de onderneming, het is een grappig beeld en een mooie metafoor voor regie.

Jannie Vos | 10 april 2015

Als IT-adviseur/architect binnen de overheid herken ik de ervaring van de auteurs die voor hen ook de motivatie was om dit boek te schrijven, namelijk dat ‘(…) bij uitbestedingstrajecten het belang van goede sturing op de uitbestede diensten wel onderkend wordt, maar vaak niet leidt tot adequate maatregelen om een deskundige en slagvaardige regiefunctie in te richten.’ Kern van hun opvatting over regie is dat het gaat om ‘sturen op resultaat op verzakelijkte dienstverlening’. Ze pleiten in hun ‘Woord vooraf’ voor ‘gezond verstand’ en formuleren hun ambities als ‘het bij elkaar brengen van alle aspecten die te maken hebben met het opzetten en laten functioneren van een effectief regiebureau ‘. In die opzet zijn ze naar mijn idee zeker geslaagd. Alle invalshoeken komen wel voorbij: achtergronden van uitbesteden, de omgeving van een regiebureau, wat precies de toegevoegde waarde is voor de organisatie, de inrichting met domeinen, verantwoordelijkheden en processen, de medewerkers en hun competenties, de implementatie, de transitie en de ontwikkelingsfasen. Het boek eindigt met een soort managementsamenvatting en een epiloog met een oproep om het ‘gewoon maar te gaan doen’ en daarvan te leren. Een regiebureau heeft namelijk tijd nodig om ‘zich te zetten’, daar moet je zeker een aantal jaren voor uittrekken is de boodschap. De auteurs geven in hun benadering ook niet aan wát je moet doen maar schetsen vooral hoe het zou kunnen. Regie wordt overigens ook beschouwd als algemene competentie die toepasbaar is op andere terreinen waar wordt uitbesteed zoals facilitair, personeelsadministratie, beveiliging en ook uitbesteding van (delen van) het primair proces. Het breder trekken van regie voegt voor mij niet heel veel toe. Daarbij is informatievoorziening toch anders, vele malen complexer lijkt mij, maar gelukkig ligt de focus wel duidelijk op IT. Ik had wel wat moeite met het centrale model voor de inrichting van regie. Dit wordt geschetst aan de hand van vier ‘managementdomeinen’. In de eerste uitwerking blijft het allemaal nogal abstract. Zo reikt de invulling van architectuur niet veel verder dan een algemene definitie en wordt voor sturing van het aanbod de nogal vage term ‘Beheersmanagement’ gebruikt. De domeinen worden uitgewerkt met verantwoordelijkheden en processen, maar die begrippen en de activiteiten die hierbij worden benoemd lopen een beetje door elkaar heen. Het domeinenmodel wordt opgehangen aan de Deming-cirkel van Plan-Do-Check-Act. Er is op zich niets mis mee om dat gedachtegoed erbij te betrekken, maar de 1:1 vergelijking komt op mij nogal gezocht over. Ik zie tenminste niet waarom ‘Klantmanagement’ zou staan voor ‘Act’ of ‘Contractmanagement’ voor ‘Do’. Voor mij kwam eigenlijk pas in Hoofdstuk 7 het regiebureau echt tot leven en begon ik er plezier in te krijgen. Dan gaat het boek meer de diepte in en wordt het allemaal een stuk concreter. Dan komen er ook leuke voorbeelden voorbij zoals een onderzoek naar klantbehoeftes en klantgedrag wat verrassende inzichten oplevert of het aanhalen van de ‘Raines Rules’, een set van regels die de Amerikaanse Overheid gebruikt als toets voor projectvoorstellen. In de uitwerking van de domeinen lijkt het regiebureau soms ook wel erg op de stoel van de vraagorganisatie te zitten. In het spel van regie is het toch de bedoeling dat vraagorganisatie en aanbodorganisatie elk hun eigen rol spelen, en dat zie ik niet duidelijk terug in het model, het lijkt een beetje ‘in zichzelf gekeerd’. Ik mis een kritische beschouwing van de raakvlakken en de verdeling van verantwoordelijkheden. Dus het model kan naar mijn idee nog wel anders en scherper. Maar goed, er is ook niet één waarheid of één goed model, er zijn meer modellen en best practices, vaak ontwikkeld door consultancy-organisaties. Het devies is ook altijd om modellen/best practices aan te passen aan je eigen organisatie en behoeftes, en dat past ook helemaal in de benadering van het boek. Omdat die andere modellen sterk IT-gericht zijn werden ze niet geschikt bevonden voor het boek, maar het kan geen kwaad om ter inspiratie toch eens te kijken naar wat die andere modellen te bieden hebben. Een aanrader vind ik bijvoorbeeld het ‘Besturingsmodel regie en sourcing’ dat is ontwikkeld binnen de Rijksoverheid. Dan nu een heel ander aspect van het boek: de leesbaarheid. Het is best een opgave om een dergelijk onderwerp een beetje aansprekend en levendig te brengen. Daar zijn de auteurs redelijk in geslaagd door het inlassen van cartoons, anekdotes, praktijkervaringen, casuïstiek, raadselachtige motto’s bij elk hoofdstuk (‘Je gaat erover maar je bent er niet van’ ) en aparte vormelementen zoals aan het eind waarin een lange dialoog wordt gepresenteerd met een projectleider. Qua benaderingswijze zoeken ze ook wat luchtigheid en aansluiting bij het dagelijks leven door vergelijkingen te trekken met koken en met de ‘magistrale bereiding’ van medicijnen. Hier en daar komt het misschien wat gekunsteld over, maar toch maken dit soort ingrepen het geheel wel aansprekender. Dan is het wel jammer dat de tekst zelf een beetje te lijden heeft van ‘houterige’ zinnen die her en der opduiken, zowel taalkundig: ‘De betekenis van regie waarvoor wij het nodig hebben hangt samen met uitbesteding en sturen op resultaat’ als inhoudelijk: ‘Dit betekent het eenduidig definiëren van de strategie en die vertalen naar de diensten die het regiebureau levert zodanig dat de synergie met en de ontwikkeling van de organisatie optimaal is op basis van interne en externe ontwikkelingen’. Ik vind het lastig om een eindoordeel te geven. De toegevoegde waarde van het boek ligt vooral in de rijkheid van de onderwerpen die het aansnijdt en de samenhang die het biedt tussen theoretische en praktische inzichten over ontwerp, inrichting, implementatie en praktijk. Het stelt je in staat om een brede visie te ontwikkelen op regievoering. Het is bruikbaar voor iedereen die betrokken is bij regie, zowel voor beginnende organisaties als voor organisaties die al verder op weg zijn. Toch bleef ik uiteindelijk wel zitten met vragen en dilemma’s over regie binnen mijn eigen organisatie, waar het boek geen antwoord op geeft. Hoeveel formatie heb je nodig, wat is de beste plek in de organisatiestructuur, hoe zorg je ervoor dat het niet een extra bureaucratische laag wordt? Het boek gaat wel in op deze vragen, maar meer in algemene zin. Misschien waren mijn verwachtingen ook te hoog. Ik snap dat er geen pasklare oplossingen zijn te geven, daarvoor is het te complex en zijn er te veel factoren die van invloed zijn op de inrichting en het functioneren van een regiebureau. Ook de wetenschap is nog niet zo ver dat er goed gefundeerde antwoorden zijn te geven op deze vragen. De auteurs claimen ook niet dat het met de kennis van dit boek allemaal zal lukken, maar je gaat wel ‘goed voorbereid op weg’. Uiteindelijk moet je het toch zelf doen en komt het vooral aan op goed verstand en de juiste mensen en leren van je fouten. Alles bij elkaar genomen is het naar mijn idee wel een prima boek, maar is het (nog) niet het ‘ultieme boek’ over regie, maar dat is misschien ook niet mogelijk. Het zal voorlopig nog wel ‘worstelen’ blijven met het regiebureau, maar wie weet komen we dankzij het boek toch wat vaker weer boven.

Deel dit artikel

Wat vond u van dit artikel?

0
0

Boek bij dit artikel

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden