Volgens de projectmanager Bert van Dijk, heeft een project de meeste kans van slagen als de belanghebbenden zo vroeg mogelijk bij een project betrokken worden. En het belang daarvan laat hij in veel voorbeelden zien. Hij illustreert dat met opdrachten waar hij bij betrokken was, zoals bijvoorbeeld dijkversterkingen en wegverbredingen.
Stroperigheid
Er gaat volgens Bert van Dijk heel wat mis in grote overheidsprojecten, zoals bijvoorbeeld:
- Bij het afwegingsproces worden niet de juiste procedures doorlopen
- Het probleem is niet helder geformuleerd of gedefinieerd
- Het afwegingsproces is niet eenduidig ingericht
- Van tevoren in niet duidelijk op welk niveau mensen kunnen meepraten en over welke onderwerpen
- Adviseurs gebruiken onjuiste of verouderede informatie als basis voor onderzoek of ontwerp.
Om overheidsprojecten minder stroperig te laten verlopen heeft hij met anderen de PIM aanpak ontwikkeld, een acroniem van ‘project informatiemanagement’. PIM staat (ook) voor Probleem, Informatie en de Mensen.
Probleem
Van Dijk omschrijft een Probleem als een ongewenste situatie die mensen belangrijk vinden. De P in PIM staat ook voor procedures en proces. Hij weerlegt de idee dat dat procedures en processen altijd lang moeten duren bij overheidsprojecten. Dat komt onder meer door het risicomijdend gedrag van de overheid. Met een goed ingericht proces kun je volgens de auteur discussies stroomlijnen en verkorten. ‘Procedures kunnen dus ook heel kort zijn, als de overheid het wil.’
Informatie
In veel projecten wordt weinig of te laat informatie aan mensen geleverd. En als de overheid niet snel en transparant is, gaan mensen zoeken naar hun eigen informatie en waarheid. En vertrouwen ontstaat nu eenmaal door transparantie. Het is volgens Van Dijk lastig om inzicht te krijgen in de grote hoeveelheden informatie die vaak ook nog verspreid is opgeslagen. En niet alleen de overheid heeft veel informatie nodig om tot beslissingen te komen, ook burgers hebben die nodig. Een slimme ICT-applicatie kan hierbij behulpzaam zijn. Van Dijk beschrijft het gebruik van een applicatie die hij zelf heeft ontwikkeld: Het PIM-platform. Zoals hij het zelf toelicht in het boek: ‘Bij het project N65 wordt de PIM-aanpak ten volste benut. Omgevingsmanagers gebruiken het PIM-platform om bewoners juist en helder te informeren.’
Mensen
Bij mensen gaat het om de overheid, het projectteam, om belangengroepen en gebiedspartners. Om informatie op orde te houden introduceert Van Dijk de rol van de projectinformatiemanager, de PIM’er. Deze borgt de informatie en waakt er voor dat informatie betrouwbaar en compleet is, zorgvuldig opgeborgen wordt en handig ontsloten wordt. Het belang van deze rol wordt ondermeer geïllustreerd in het veiliger maken van de N794 van Epe naar Heerde.
Beloftes
Van Dijk heeft de kracht van de PIM-aanpak in negen beloftes vertaald. Beloftes zoals: de belangrijkste projectafwegingen heb je in één maand in beeld; er wordt gewerkt volgens een gestructureerd en herkenbaar afwegingsproces; bestuurders beslissen sneller met betrouwbare informatie; en met de PIM-aanpak is je project Raad van State-proof. Het is aan de lezer hoe gevoelig hij is voor dit type verkooptaal in een boek. Elke belofte wordt in een pagina toegelicht en aansluitend staat er bij elke belofte een handige ‘Doe-lijst’ met drie of actiepunten. Van Dijk doet net of bijvoorbeeld de context en toeval er niet toe doen, wat bij een project nu eenmaal altijd het geval is. Ongeacht hoe goed je ook met de gebruikers overlegt en afstemt.
Brochure
Na een of twee illustraties van projecten die sneller verliepen door het gebruik van de PIM methode is het wel duidelijk dat hij ervaring heeft met projecten op de rit helpen. Maar nu is het te veel. Waarom heeft de auteur deze voorbeelden, met tijdschema’s, niet op de website gezet? Wat wringt bij het boek, en dat wordt erger naarmate het boek vordert, dat het boek ook de toon heeft van een brochure voor de PIM-aanpak: ‘Met de PIM-aanpak brengen we alle mogelijke alternatieven in kaart.’ ‘In de PIM-aanpak is iemand verantwoordelijk voor het op orde houden van de informatie.’ ‘Met PIM tonen we de probleemanalyse met enkele plaatsjes.’ De PIM-aanpak is meer dan een paar kaartlagen in een GIS-viewer stoppen.’
Wie is de auteur
Verwarrend zijn de vele korte notities die regelmatig aan de zijkant van de lopende tekst staan. Deze hebben kopjes zoals ‘Bert van Dijk – Eerst met bewoners praten’; ‘Bert van Dijk – Procedures moet je slim inzetten.’ Alsof de rest van de tekst door iemand anders dan Bert van Dijk is geschreven. Je blijft na lezing wel met het gevoel achter dat je nu weet dat informatie helder gepresenteerd moet worden, en dan een ICT-applicatie daarbij behulpzaam is. Maar die moet je dan wel aanschaffen bij de firma van Bert van Dijk.
Relevante boodschap
De boodschap van het beknopte boek van 111 bladzijden met veel schema’s, is kort samengevat: projecten lopen nu vaak stroperig en dat kan met de PIM-aanpak beter en sneller. Met de PIM-aanpak krijg je, zo stelt de auteur, een transparant, navolgbaar en betrouw proces dat gebaseerd is op begrijpelijke gepresenteerde informatie en dat wordt uitgevoerd door mensen die hun afspraken na komen. Voor de ervaren projectmanager is dit alles niet nieuw, maar het kan geen kwaad om het steeds weer, met andere woorden te herhalen. En dat alles heeft Van Dijk goed leesbaar opgeschreven. En dat het soms de toon heeft van een reclame brochure moet je als lezer er maar bij op de koop toe nemen.
Over Rudy Kor
Rudy Kor is zelfstandig organisatieadviseur en auteur van diverse managementboeken. Tot voor kort werkte hij (als senior partner) bij Twynstra Gudde. Hij startte zijn werkzame leven bij Philips in Eindhoven. Als adviseur helpt hij (project)managers bij het effectiever inrichten van hun projecten. Als veellezer wordt hij gedreven door nieuwsgierigheid en schrijft regelmatig boekrecensies.
