De essentie van het piramideprincipe kan eenvoudig worden samengevat: begin met nadenken, bepaal de kern, redeneer vanuit de lezer, orden je argumenten logisch en schrijf het vervolgens zo compact mogelijk op. En pas daarbij op voor de grote valkuil: het etaleren van te veel eigen kennis.
Het piramideprincipe helpt om rapporten, memo's, e-mails, beleidsstukken, presentaties en adviezen zo op te bouwen dat de belangrijkste informatie direct zichtbaar is. Daarmee bespaart de methode ontvangers niet alleen leestijd, maar ook vergadertijd en discussies die ontstaan doordat informatie onduidelijk of onvoldoende gestructureerd is. De aanpak is bedoeld voor professionals die willen overstappen van ‘informatie spuien’ naar ‘lezergericht schrijven’.
Het begint met nadenken
In De kracht van het piramideprincipe laten Eline Janssen en Marita van Rijssen zien dat goed schrijven in de eerste plaats een kwestie is van goed denken. Een betoog, lezing of tekst wordt niet helder doordat de schrijver mooie zinnen formuleert, maar doordat hij vooraf bepaalt wat de kern is, wat de lezer moet weten en in welke volgorde de informatie het beste kan worden aangeboden. Het piramideprincipe is daarmee zowel een schrijf- als een denkmodel.
Verken de vraag van de lezer
Zet niet eerst alle feiten, achtergronden en argumenten op papier om vervolgens tot de kern te komen. Bepaal eerst het antwoord op de belangrijkste vraag van de lezer of luisteraar: de hoofdboodschap. Van daaruit bouw je de tekst verder op met de belangrijkste argumenten, conclusies of deelboodschappen. Vervolgens onderbouw je die met feiten, voorbeelden en details. Zo ontstaat een piramide waarin ieder lager niveau het niveau erboven ondersteunt.
Maak duidelijk wat belangrijk is
Stap dus niet in de valkuil om te schrijven vanuit het eigen denkproces: eerst vertellen wat je allemaal weet en daarna pas aangeven wat de lezer ermee moet. De voorkennis, informatiebehoefte en belangen van de lezer bepalen de opbouw.
Maak informatie scanbaar en logisch. De lezer moet snel kunnen zien waar het verhaal over gaat en wat de belangrijkste punten zijn. Een goede structuur helpt de lezer om de redenering moeiteloos te volgen.
Zorg voor een logische ordening van informatie
Voorkom dat je belangrijke informatie door de tekst verspreid opschrijft. Groepeer informatie die bij elkaar hoort. Argumenten, oorzaken, oplossingen of aanbevelingen moeten logisch bij elkaar worden geplaatst. Binnen zo'n groep moet bovendien een duidelijke ordening bestaan, bijvoorbeeld chronologisch of van belangrijk naar minder belangrijk. Een belangrijk advies van de auteurs is dat je de koppen van hoofdstukken en paragrafen in de vorm van kernboodschappen formuleert.
Gebruik AI selectief
In de vierde editie is er ook aandacht voor AI. De auteurs stellen dat AI kan helpen bij het schrijfproces, maar het denkproces niet kan overnemen. Juist het nadenken over doel, publiek, inhoud en argumentatie vormt de kern van goed schrijven. AI-tools kunnen volgens de auteurs de professional helpen bij het verzamelen en ordenen van informatie, het genereren van ideeën, het bieden van verrassende invalshoeken en het vergroten van de leesbaarheid van de tekst. Als service voor de lezer zijn er verschillende uitgeschreven prompts opgenomen.
Om de tekst af te stemmen op de doelgroep blijven de creativiteit en intelligentie van de opsteller onontbeerlijk! Daarbij ontbeert AI empathie, heeft het geen gevoel en geen waarden, om maar een paar nadelen te noemen. Verder waarschuwen de auteurs dat met AI plagiaat op de loer ligt en informatie onbetrouwbaar kan zijn.
Schrijf zonder uitweidingen
De auteurs hebben de methode, in de geest van het piramideprincipe, zonder al te veel uitweidingen uitgewerkt. Misschien is wel de beste aanbeveling over de relevantie van het boek dat de methode na 15 jaar ook vandaag nog steeds relevant is en een vierde, herziene editie verdiende. Volledigheidshalve: de voorgaande versies van het boek heb ik niet gelezen en ik kan dus niet vergelijken wat er in deze editie veranderd is. Wel heb ik ervaring met de piramidemethode, die al decennialang door mij en veel van mijn collega-organisatieadviseurs wordt toegepast bij het opstellen van offertes en adviesrapporten.
‘Verplicht’ werkboek
De kracht van het piramideprincipe is dat het de lezer richtlijnen geeft bij het helder ordenen van informatie. Naast veel handige tips en schema’s staan er in het boek ook voorbeelden van e-mails, offertes, brieven en notities. Janssen en Van Rijssen zijn erin geslaagd een goed leesbaar en vooral praktisch werkboek op te leveren. Er zijn weinig boeken die het onderwerp denken en ordenen zo degelijk en praktisch benaderen. Voor iedereen die informatie wil overbrengen – mondeling, in een e-mail, via PowerPoint, in een offerte of in een beleidsnota – is De kracht van het piramideprincipe eigenlijk verplichte literatuur.