Toen ik na mijn studie ging werken, werd ik herhaaldelijk gewezen op het belang van duidelijke communicatie. ‘Wees altijd duidelijk en beknopt’, zei mijn manager. Maar hoe goed dit advies ook klinkt, er is een probleem mee. Duidelijk en beknopt zijn is geen methode of techniek; het is een uitkomst. Ondanks mijn vragen kon niemand mij vertellen hoe ik dat moest doen. Hoe kan ik precies duidelijk en beknopt zijn? Hetis frustrerend om te horen dat je iets moet doen, maar niet hoe je het moet doen.
Twintig jaar later was die frustratie de reden dat ik De eerste minuut schreef.
De eerste minuut biedt een raamwerk en formule voor hoe u duidelijk en beknopt kunt zijn bij de communicatie op het werk. Het bevat de informatie die ik graag had gehad toen ik al die jaren geleden begon te werken. En het beste van alles: Het is een dun boek, dat meteen ter zake komt.
Begin met de 3 dingen die iedereen nodig heeft
‘Waar heb je het over?’ ‘Waarom vertel je me dit?’ en ‘Wat is je punt?’ Dit zijn vragen die we vaak stellen als iemand niet duidelijk en beknopt is.
In het eerste deel van mijn boek laat ik zien dat je deze drie vragen in slechts 3 regels aan het begin van je bericht kunt beantwoorden. Als u dit doet, trekt u de aandacht van uw publiek, behoudt u hun focus en komt uw boodschap over. Alles in minder dan 15 seconden.
Deze methode heb ik met groot succes in meer dan 30 landen zien worden gebruikt en heeft het voordeel dat deze door de wetenschap wordt ondersteund.
Vat het duidelijk samen
Een groot deel van onze werkcommunicatie vereist samenvattingen, omdat we eenvoudigweg geen tijd hebben om alles in detail uit te leggen (hoewel velen van ons het proberen!)
Goede samenvattingen vertellen een verhaal en geven het publiek precies genoeg informatie om te begrijpen wat er wordt gecommuniceerd. In deel twee leg ik uit hoe je dat kunt doen met behulp van een eenvoudige driedelige samenvattende methode genaamd ‘Doelprobleemoplossing’.
Wanneer je iets ingewikkelds uitlegt, is het belangrijk om te beginnen met een korte samenvatting. Door een samenvatting van drie regels te geven voordat je met een uitleg begint, krijgt het publiek een overzicht van het onderwerp, dat ze kunnen gebruiken om de details bij te houden als je meer gedetailleerde informatie geeft.
Als u moeite heeft om kort te zijn, kunt u met deze methode onnodige details weglaten en direct naar de belangrijkste delen van uw bericht gaan.
Wees beleefd en flexibel
Er staat veel op het spel als we beginnen te communiceren. Creëer een goede eerste indruk, wees duidelijk, wees beleefd, kom ter zake en meer. Wauw, in de eerste minuut heeft u een grote klus te klaren!
Om de kwestie van beleefdheid aan te pakken, zijn er twee eenvoudige controles die we allemaal tijdens de eerste minuut zouden moeten doen: controleren of de andere persoon de juiste persoon is en of hij op dat moment de tijd heeft om met ons te praten. Doe dit en je vermijdt de gênante situatie dat je iemand in de val lokt die naar het toilet wil!
Eén keer leren, overal gebruiken.
In het laatste deel van De eerste minuut laat ik zien hoe je deze raamwerken in verschillende situaties kunt gebruiken. Of u nu een e-mail schrijft, een vergadering leidt, een leidinggevende op de hoogte houdt of sollicitatievragen beantwoordt, het is altijd nodig om duidelijk en beknopt te zijn. En door de raamwerken in dit boek te gebruiken, kun je dat doen.
Als u de duidelijkheid van uw communicatie op het werk kortom wilt verbeteren: Zorg er dan voor dat de eerste minuut goed is!
Over Chris Fenning
Chris Fenning maakt het voor ons gemakkelijker om op het werk te communiceren. Hij helpt experts met niet-experts te praten, teams met leidinggevenden en nog veel meer. De praktische methoden van Chris worden gebruikt bij organisaties als Google en de NAVO, en zijn verschenen in de Harvard Business Review.
