De Nederlandse overheid raakt 4 tot 5 miljard euro kwijt door mislukte IT-projecten. Het is eerder regel dan uitzondering, slechts een derde van alle projecten is succesvol blijkt uit onderzoek. Terwijl in vijf stappen het scoringspercentage flink omhoog kan. Leon Hielkema en Ankie Swakhoven ontwikkelden daarvoor het SPOMP-model.
SPOMP staat voor Stakeholdermanagement, een Procesplan voor communicatie, Organiseren van invloed, Marketing van het project en Potentieel succes aantonen. Kern ervan is dat je mensen gedurende het project meeneemt, verleidt, om zo draagvlak te creëren en succes te realiseren.
Leon Hielkema: ‘Als je een projectopdracht krijgt als projectleider, moet je eerst de stakeholders definiëren en ermee om tafel. En ja, dat kan betekenen als de opdracht niet realistisch is, dat een project niet doorgaat of terug moet naar de tekentafel.’ Is er wél goed overlegd met stakeholders, dan kan ook per doelgroep een communicatieplan worden gemaakt. Ankie Swakhoven: ‘In veel projecten wordt wel gecommuniceerd, maar wordt de boodschap niet afgestemd op de stakeholders die met verandering te maken krijgen.’ Als je de juiste stakeholders benoemt en bijvoorbeeld in een raad van advies of klankbord zet, kun je veel beter invloed organiseren. Betrek een OR, laat medewerkers meepraten. Marketing, het echte verleiden is de vierde stap en het helpt als je vooraf en tijdens het project mensen laat zien wat het hen in potentie kan opleveren (stap vijf).
Verleiden
Verleiden dus. Maar rond het begrip verleiden hangt soms een negatieve sfeer. Iets verkopen op basis van marketing en verleiding wil niet zeggen dat dit het beste product oplevert. Leon Hielkema: ‘Toch durf ik de stelling wel aan dat door de SPOMP-aanpak je betere eindproducten dan wel succesvollere projecten krijgt. Doordat je inspraak organiseert, doordat je tussentijds communiceert over de opbrengsten en stand van zaken, creëer je draagvlak en wordt macht verdeeld. Macht ligt dan niet alleen meer bij de opdrachtgever.’
Ankie Swakhoven: ‘Verleiden moet je in dit kader veel meer zien als het creëren van passie voor een verandering. Mensen enthousiast maken. Door stakeholders te betrekken heb je al gezorgd dat het een goed project wordt. Maar bij projecten worden mensen vaak vergeten. Dit boek slaat een brug tussen projectmanagement en verandermanagement.’ Leon Hielkema vult daarop aan: ‘Projectmanagers kunnen vaak heel goed beheersen in tijd en budget maar vergeten vaak de menselijke kant van het verhaal. Verandermanagement zit juist aan het andere eind van dat spectrum. Met De Projectverleider gaan we er juist middenin zitten; in een vergeten gebied.’
Meer dan worst voorhouden
Bij de SPOMP-aanpak zijn veel mensen betrokken en is er veel communicatie. Wordt het niet onrustig als je tussentijds zoveel informatie prijsgeeft? Volgens Ankie Swakhoven juist niet. ‘Op korte termijn moet je misschien meer uitleggen, maar op lange termijn zal goed en vroegtijdig informeren veel meer opleveren doordat je mensen meeneemt in de plannen en zal dat een soepele implementatie tot gevolg hebben.’ Volgens Swakhoven snappen projectmanagers, maar ook CEO’s die het boek De Projectverleider lezen, nu veel beter waarom projecten mislukken. ‘Eigenlijk zou je aan elk project iemand moeten toevoegen die de omgeving waar het project onderdeel van uitmaakt managet. Dat maakt de kans van slagen groter.’
Hielkema zegt dat je eigenlijk al tijdens de projectopdracht moet gaan spompen. ‘Vergeet daarbij het eindproduct. Ga eerst draagvlak creëren. Mensen zijn altijd tegen verandering. Door te verleiden, mensen enthousiast te maken, gaan mensen meebewegen. Als de hakken in het zand gaan, kost het veel meer kracht om ze er weer uit te krijgen. Met SPOMP voorkom je frustratie en dat rapporten in de bekende bureaulades terechtkomen. Verleiden is daarbij meer dan alleen een worst voorhouden. Als je de pro’s en con’s in evenwicht brengt, zul je nooit een suboptimale oplossing krijgen, maar een oplossing waar iedereen achter staat. Vroeger had je Betamax, Video 2000 en VHS. VHS was niet het beste, maar had wel het meeste draagvlak en won. Ze verleidden kennelijk het beste.’ Hielkema vat het even kort samen: ‘Door een project te SPOMP-en worden stakeholders meer ontvankelijk voor jouw ideeën, wordt de doorlooptijd van het project bekort en vindt de uitvoering plaats door een meer bevlogen projectteam.’
De SPOMP-aanpak heeft in de VS drie awards gekregen: finalist in de categorie Best New Business Book van de USA Books Awards 2012, New England Book Festival 2012 en in de business categorie van de 2013 Next Generation Indie Book Awards.
