Tip 1: persoonlijke ontvangst
Erik interviewde succesvolle organisatoren, zij deelden hun tips. Maarten van Druten (Synpact) is organisator van de Week van de Ondernemer: ‘Onze gasten moeten zich welkom voelen op ons evenement. Dat begint al bij de parkeerwachters, zij zijn het eerste contactmoment. We zetten enorm veel hostesses in, zodat iedereen direct wordt geholpen. Al onze mensen zijn herkenbaar aan een grote oranje bloem en iedereen die meewerkt aan onze evenementen moet van alles op de hoogte zijn, zij moeten de gasten direct de juiste informatie kunnen verstrekken. Daarom organiseren we vooraf een kickoff, die bijeenkomst moet extreem goed zijn. Je zorgt ervoor dat iedereen zich betrokken voelt bij het evenement, dat je er als een team staat.’
Ook wanneer je een kleinschalig evenement organiseert: besteed extra aandacht aan het ontvangstmoment! Wie ontfermt zich over de gasten? Maak vooraf duidelijk aan iedereen wat zijn rol is. Zorg er bovendien voor dat iedereen van de organisatie herkenbaar is. Zo zorg je voor een perfecte ontvangst.
Tip 2: warm en persoonlijk
Boris Veldhuijzen van Zanten organiseert jaarlijks The Next Web. Boris: ‘Veel zakelijke evenementen zijn erg onpersoonlijk, dat lijkt me nergens voor nodig. Op elk vlak willen wij een warme en persoonlijke sfeer creëren. Tijdens het evenement loop ik steeds rond en ga met zoveel mogelijk bezoekers in gesprek. Bij ons eerste congres hadden we geen geld om een sprekersdiner te organiseren. De avond voor het evenement hebben we de sprekers bij ons thuis uitgenodigd. Mijn medeorganisator en ik stonden zelf in de keuken, na het eten hielpen een paar sprekers met de afwas. Daar hebben we nu een gewoonte van gemaakt.’
Bedenk voor je eigen bijeenkomst hoe je de formaliteit zo snel mogelijk doorbreekt. Dat begint al bij het uitnodigingstraject. Als je klanten uitnodigt, laat ze dan opbellen door hun contactpersoon. Dat komt veel persoonlijker over dan een uitnodiging per e-mail. Het kost meer tijd om te bellen, maar de kans dat ze komen is meteen ook een stuk groter. Het telefoontje ondersteun je met een uitnodiging per mail. Die mail verstuurt de contactpersoon direct na het telefoongesprek. Zet in de aanhef alleen de voornaam van de genodigde en tutoyeer, tenzij dat ongepast is in jouw branche.
Op het evenement zelf kun je er van alles aan doen om een warme en persoonlijke sfeer te creëren. Dat begint bij de ontvangst (zie de tip hierboven), daarnaast bepalen de locatie en de aankleding de sfeer.
Tip 3: pakkende titel
Hans Janssen (DenkProducties) organiseert spraakmakende seminars als MBA in één dag. (met Ben Tiggelaar) Om bezoekers te werven voor zijn programma’s steekt Hans veel tijd in het bedenken van een pakkende titel: ‘De waarde van een prikkelende titel ontdekte ik toen ik het seminar organiseerde van Joep Schrijvers, die een training ‘politiek in complexe organisaties’ hernoemde tot ‘Hoe word ik een rat?’ en daarna alleen maar volle zalen zag. Ik zie nog zoveel congressen die gebaseerd zijn op ‘tools’, bijvoorbeeld ‘CRM in de praktijk’, ‘Werken met het Enneagram’, ‘Socratisch coachen’. Jakkes! Die titels zijn gericht op het ‘middel’ en niet op het ‘doel’. Kies als titel het effect dat je bereikt. Wat kun je na deze dag? Wat leer je? Voorbeeld: ik organiseerde ooit een seminar over Metaprogramming, een tool waarmee je uit taalpatronen en non-verbale signalen kunt achterhalen wat iemands denkstijl is. Dat werd geen seminar getiteld ‘Metaprogramming’ (snapt niemand) maar ‘Mensen lezen’ (snapt iedereen).’
Verplaats je in de genodigden. Wie wil je echt op je evenement verwelkomen? Het is de uitdaging om een programma samen te stellen, waar zij graag naartoe komen. Stel de genodigde centraal in het programma dat je organiseert. De juiste titel maakt direct duidelijk waarom men het evenement niet zal willen missen. Een goede titel zorgt ervoor dat je verder weinig hoeft uit te leggen.
Tip 4: het gaat om 1001 details
Ondernemer Aad Ouborg organiseert rond zijn producten (onder andere Princess Sportsgear en Princess Hotels) evenementen, die veel publiciteit genereren. Aad: ‘Het gaat om de details, je moet vooraf aan alles gedacht hebben. Ik loop mijn plannen wel honderd keer na om te kijken of ik nog iets kan verbeteren. Alleen als je overal aan hebt gedacht, kun je van het moment genieten. Om een goede gastheer te kunnen zijn, verdeel ik bovendien de taken. De meeste plannen bedenk ik zelf, dan werk ik het verder uit met een paar collega’s. Dagelijks bespreken we de voortgang en we schaven aan de plannen. Kort voor het evenement betrekken we er meer mensen bij, voor het complete team moet dan duidelijk zijn wat hun rol is tijdens het evenement.
Op mijn evenementen kan iedereen goed met elkaar netwerken. Ik breng partijen bij elkaar die wat aan elkaar hebben. Ik wil het mijn gasten makkelijk maken om te netwerken. Daarom wil ik nooit te lang aan tafel; het is bij ons altijd voorgerecht, hoofdgerecht en dan koffie. Het voorgerecht is vaak staand en de koffie serveren we meestal in een andere zaal. Mijn evenementen mogen niet langer duren dan vier uur, op die manier kun je de energie hoog houden.’
Tip 5: vergroot je bereik
Barbara Noordermeer is eindredacteur en plaatsvervangend chef redactie bij nieuwszender BNR: ‘Als jij er voor zorgt dat je evenement nieuwswaardig is, bestaat de kans dat wij er aandacht aan besteden. Wij zijn een landelijke zender, dus het moet wel een nationale uitstraling hebben. Stel je bent de Kamer van Koophandel in Arnhem en je hebt een onderzoek gedaan onder lokale ondernemers, dan is dat relevant voor RTV Gelderland of voor de plaatselijke krant. Zo’n regionaal onderzoek is echter niet direct interessant voor het publiek in Friesland of in Zeeland.’
Na afloop kun je het bereik van je evenement vergroten. Als je vooraf bedenkt hoe je je evenement nieuwswaardig maakt, dan wordt het makkelijker om persaandacht te scoren. Het is niet gemakkelijk om de nationale nieuwsmedia te halen, maar in de vakpers is jouw evenement al snel wereldnieuws. Leg contact met journalisten en lever een kant-en-klaar bericht aan. Maak in de eerste regels direct duidelijk wat de nieuwswaarde van jouw evenement is. Voorkom dat je persbericht een reclameverhaal is, want journalisten zijn daar allergisch voor. Voeg in het persbericht je contactgegevens toe, met 06-nummer want redacties werken ook buiten kantooruren.
Erik Peekel is oprichter van Aaaaha! the Actor Factory BV, onlangs verscheen zijn boek Het evenement dat niemand wil missen. De praktische tips in het boek helpen je om jouw evenement tot een groot succes te maken. Bovendien lees je interviews met organisatoren van evenementen als de Week van de Ondernemer, MBA in één dag en het International Filmfestival Rotterdam. Meer organisatietips vind je op www.hetevenementdatniemandwilmissen.nl
Foto: Erik Peekel tijdens zijn masterclass over het evenement dat niemand wil missen.
De events waarvoor u via Managementboek kunt inschrijven vindt u overigens hier.
