AI-tools voelen voor veel mensen nog ongrijpbaar. Toch is het begin eenvoudig. De meest gebruikte vorm is chat. Je typt een vraag, opdracht of tekst in en de AI reageert. Alsof je via WhatsApp een slimme collega om hulp vraagt. Alleen moet je die collega wel goed briefen.
Van vraag naar samenwerking
De instructie die je aan AI geeft heet een prompt. Dat klinkt technischer dan het is: een prompt is gewoon een duidelijke briefing.
Vraag dus niet alleen: 'Schrijf een mail.' Zeg liever: 'Schrijf een vriendelijke, zakelijke reactie op onderstaande mail van maximaal zes zinnen. De ontvanger vraagt om deelname aan een rondetafelgesprek. Ik kan op deze datum niet, maar wil wel in beeld blijven voor een volgende keer.'
Hoe duidelijker jij bent over het doel, de context, de toon en de vorm, hoe bruikbaarder het resultaat. En valt het antwoord tegen? Dan vraag je door: korter, warmer, zakelijker of meer zoals jij het zelf zou zeggen. AI gebruiken hoeft geen eenmalige opdracht te zijn. Het kan een gesprek worden waarin jij en je AI-assistent steeds beter op elkaar ingespeeld raken.
De titels Prompten als een pro van Bob van Duuren en This is not AI - Hoe je AI slim gebruikt en zelf blijft nadenken van Sanne Cornelissen vatten de twee kanten daarvan goed samen: leer AI beter briefen, maar lever je eigen denkwerk niet in.
Herhaalwerk uitbesteden
De grootste winst van AI-tools zit vaak niet in een eenmalige bijzondere opdracht, maar in werk dat steeds terugkomt. Denk aan mails die op elkaar lijken, klantvragen waarvoor dezelfde kennis nodig is of teksten die telkens in dezelfde toon moeten worden geschreven. Het helpt dan om een kennisdocument te maken met afspraken, veelgestelde vragen, voorbeelden, achtergrondinformatie en dingen die juist níét gezegd mogen worden. Werk je vaak aan dezelfde taak, dan kun je in veel AI-tools ook een vaste assistent inrichten. Bij ChatGPT heet dat een GPT, bij Gemini een Gem, bij Claude een project en bij Copilot vaak een agent of notitieblok.
Mens blijven
Zorg dat je altijd zelf aan het stuur blijft. Deel geen klantgegevens of vertrouwelijke informatie met een externe AI-tool zonder dat daar goede afspraken over zijn gemaakt.
AI kan bovendien heel overtuigend klinken, ook wanneer het antwoord niet klopt. Controleer daarom feiten, namen en toon. Blijf dat ook doen wanneer je AI-assistenten gebruikt die niet alleen antwoorden geven, maar zelfstandig acties kunnen uitvoeren.
Begin klein. Kies één herhalende taak uit je werk die nu veel tijd of energie kost en onderzoek hoe AI je daarbij kan ondersteunen.
14 keer direct toe te passen
Uit managementboeken kun je veel praktische kennis over AI halen. We verzamelden veertien tips waarmee jij AI vandaag nog slimmer kunt laten meewerken.
1. Kies een tool die bij je werk past
Werk je veel in Outlook en Microsoft 365? Dan is Copilot logisch.
Werk je in Gmail en Google Docs? Kijk naar Gemini.
Wil je los in de browser werken? Dan kun je met ChatGPT, Claude of Gemini starten.
Wil je werken met een Europese AI-aanbieder? Kijk dan eens naar Vibe van Mistral.
2. Gebruik rol, taak en format
Een goede prompt begint met voorbereiding en bevat minstens drie dingen: welke rol AI aanneemt, welke taak AI uitvoert en hoe het antwoord eruit moet zien. Bijvoorbeeld: ‘Gedraag je als redacteur, herschrijf deze mail en geef het resultaat in platte tekst.’
Uit: ChatGPT als tweede brein, Martin van Kranenburg
3. Gebruik AI bij je e-mail
Deze vijf toepassingen kunnen helpen:
- Kost het beantwoorden van mails je veel tijd? Plak de inhoud van een mailbericht in ChatGPT en vraag om een samenvatting met kernpunten. Laat daarna een outline voor het antwoord maken.
- Voor e-mails is platte tekst handig. Vraag ChatGPT om een antwoord te maken dat je direct kunt kopiëren. Geef meteen mee wat de toon moet zijn: informeel, vriendelijk, zakelijk of juist formeel.
- Je hoeft geen perfecte opdracht te schrijven. Geef in je eigen woorden aan wat je nodig hebt. Bijvoorbeeld: ‘Schrijf een korte reactie op deze klantvraag’ of ‘Formuleer een vriendelijke kennismakingsmail.’
- ChatGPT klinkt overtuigend, ook als het onzin vertelt. Gebruik AI daarom als ondersteuning, niet als expert. Controleer en beoordeel zelf of het antwoord klopt. Jij blijft verantwoordelijk voor wat je verstuurt.
- Gebruik je Outlook en heb je Copilot tot je beschikking? Dan kun je e-mails direct in Outlook met behulp van AI beantwoorden en laten samenvatten. Voor Gmail gebruik je Gemini.
Uit: Slimmer en efficiënter werken met AI, Larisse Buijze
4. Begin met de uitkomst
Bedenk eerst wat je wilt bereiken. Wil je informeren, overtuigen, samenvatten, controleren of ideeën verzamelen? Als je het einddoel helder hebt, kun je AI veel gerichter aan het werk zetten.
Uit: ChatGPT als tweede brein, Martin van Kranenburg
5. Vraag AI om een metaprompt
Je hoeft niet altijd zelf de perfecte prompt te bedenken. Vraag AI: ‘Schrijf een prompt die mij helpt om…’ Je laat AI dan niet de taak uitvoeren, maar een goede opdracht maken voor later. Handig, want AI weet vaak welke informatie nodig is om vollediger te zijn, minder te vergeten en betere resultaten te krijgen.
Uit: Slimmer werken met ChatGPT, Copilot en Gemini, Remy Gieling en Job van den Berg
6. Maak je eigen promptbibliotheek
Vier het resultaat: Sla goede prompts op; bouw je eigen bibliotheek. Test je prompts, verbeter ze en bewaar promptversies die goed werken.
Uit: 1000 ideale prompts voor werk, thuis en ontspannen, Bob van Duuren
7. Maak een kennisdocument
Krijg je vaak vragen waarvoor dezelfde achtergrondkennis nodig is? Zet die kennis in één document: afspraken, veelgestelde vragen, werkwijze, tone of voice en voorbeeldantwoorden. Voeg dit toe aan een project, notitieblok of eigen GPT. Zo hoeft AI niet te gokken.
Uit: De AI-gewoonte, Arjan Broere
8. Wees specifiek
'Vertel iets over sociale media' levert een algemeen antwoord op. 'Beschrijf de impact van sociale media op de mentale gezondheid van tieners en geef drie wetenschappelijke inzichten' stuurt meer. Hoe concreter de vraag, hoe beter het antwoord.
Uit: Prompten als een pro, Bob van Duuren
9. Controleer overtuigende onzin
AI-modellen kunnen hallucineren: ze geven dan verzonnen, maar geloofwaardig klinkende antwoorden. Juist doordat details overtuigend worden gepresenteerd, lijkt het al snel waar. Controleer daarom altijd of concrete feiten echt kloppen. Vraag je af: welke details maken dit antwoord overtuigend, en hoe kan ik die betrouwbaar verifiëren?
Uit: Prompten als een pro, Bob van Duuren
10. Ga van chat naar digitale collega
AI verschuift van een losse chat naar een digitale collega. Agents kunnen kantoorwerk voorbereiden of uitvoeren: informatie ophalen, taken structureren, documenten verwerken en workflows starten.
Tools als ChatGPT Work en Claude Cowork laten zien waar het naartoe gaat: minder losse vragen stellen en meer samenwerken aan echt werk.
Dat vraagt wel om nieuwe werkafspraken. Welke taken voert AI zelfstandig uit? Wanneer moet een mens toestemming geven? Wie controleert het resultaat? En bij welke beslissingen blijft menselijk oordeel noodzakelijk?
Uit: AI Agents, Job van den Berg en Remy Gieling
11. Bouw een eigen GPT voor herhaalwerk
Een eigen GPT is handig voor terugkerende taken met vaste instructies, bronnen en stijl. Denk aan een redactieassistent, een A/B-testhulp of een GPT die op basis van voorbeeldteksten nieuwe tekst maakt. Een eigen GPT is nooit in één keer goed. Definieer je doel, verzamel relevante data, geef duidelijke instructies, waarborg privacy, test uitvoerig en verbeter op basis van feedback.
Uit: ChatGPT als tweede brein, Martin van Kranenburg
12. Gebruik het CRAFT-model
Bouw je prompt op met CRAFT: Context, Rol, Actie, Format en Target audience. Waarom vraag je dit? Wie moet AI zijn? Wat moet AI doen? In welke vorm wil je het antwoord? En voor wie is het bedoeld? Zo geef je AI een duidelijke briefing.
Uit: De AI-gewoonte, Arjan Broere
13. Laat agents niet zomaar hun gang gaan
Agentic AI gaat een stap verder dan chatten. Deze systemen reageren niet alleen, maar voeren zelfstandig taken uit namens jou, op basis van jouw voorkeuren, waarden en context. Dat klinkt handig, maar vraagt om scherpte: wat laat je over aan AI, en waar blijf jij nodig voor empathie, ethiek, creativiteit en herstel?
Uit: Help, mijn chatbot wil opslag, Arko van Brakel en Erik Jan Koedijk
14. Blijf zelf de eindredacteur
Gebruik AI als ondersteuning, niet als expert. ChatGPT kan enthousiast, creatief en soms briljant zijn, maar ook fouten maken. Controleer belangrijke feiten, gevoelige informatie en toon altijd zelf. Zie AI als een digitale sidekick: handig voor een eerste versie, maar jij blijft verantwoordelijk voor het eindresultaat.
Uit: Slimmer en efficiënter werken met AI, Larisse Buijze
Laat AI vandaag nog meewerken
Goed werken met AI begint niet bij een ingewikkeld systeem. Begin met één taak: een mail samenvatten, een tekst structureren, ideeën verzamelen of een eerste versie maken.
Geef een duidelijke briefing, bespreek het resultaat met je AI-assistent en verbeter de opdracht. Bewaar wat goed werkt en bouw van daaruit verder.
Hoe slimmer jij AI instrueert, hoe meer werk de tool uit handen kan nemen. Maar hoe zelfstandig AI ook wordt: jij bepaalt het doel, controleert de uitkomst en blijft zelf nadenken.
Aan de slag
Veel plezier met het slimmer inzetten van AI in je werk. Begin klein, blijf zelf nadenken en bewaar wat goed werkt. Op de boekenpagina ‘Samenwerken met AI’ vind je meer boeken die je helpen om AI praktisch én verantwoord te gebruiken.